أسئلة متكررة عن المقاولات

هذه هي الأسئلة التي تتكرر على تركيبات المقاولات الحقيقية مرة بعد مرة. ومعظمها يعود إلى جذر واحد: الوحدة تفصل الاتفاق عن المال، وتفصل ما نُفِّذ عن ما يُطالَب به. وبعد أن يتضح هذان الفصلان يتضح الباقي.

والأمثلة أدناه تستخدم العقد نفسه المستخدَم في بقية التوثيق: برج A، عقد مشروع بقيمة 230,000 مع الفنار للتطوير، بضمان محتجز 10٪ ودفعة مقدمة 46000.

لماذا لم يُحاسِب عقدي شيئاً؟

لأن عقد المشروع ليس من شأنه أن يُحاسِب. فهو ملف أساسي لا مستند: له كود واسم بدلاً من دفتر وتاريخ قيمة، وليس له توجيه، وتوقيعه — ولو بقيمة 230,000 — لا ينتج قيداً محاسبياً ولا مديونية ولا حركة مخزنية. والأمر نفسه ينطبق على عقد مقاول الباطن وعلى عرض سعره. والمال لا يصل إلى الأستاذ العام إلا عند إصدار مستخلص على العقد، بالحسابات الموجودة على البنود القياسية وعلى توجيه المستخلص. فإن كنت تبحث عن الأثر المالي للعقد فابحث في مستخلصاته: عقد المشروع ومستخلص المشروع.

حُفِظ المستخلص فوراً ولا شيء في الأستاذ العام. أين أبحث؟

حفظ المستخلص لا يكتب القيد في تلك اللحظة، بل يُصدِر طلب أعمال يُعالَج في الخلفية بعد لحظات، ولهذا كان الحفظ فورياً. وفي تسع وتسعين حالة من مئة يظهر القيد وأنت لا تزال تنظر إلى الشاشة. وإن لم يظهر فقد فشل الطلب وهو ينتظرك في شاشة قائمة طلبات الأعمال: رشِّح بحسب حالة المعالجة، واختر السطور الفاشلة، ثم من قائمة المزيد اختر إعادة المعالجة أو إعادة الترحيل. والسببان المعتادان هما توجيه بحساب فارغ، أو بند قياسي لم يُملأ فيه جانب المدين أو الدائن — راجع أساسيات توجيه المستندات.

هل يجب أن أسجّل حصر الكميات؟

لا. حصر الكميات اختياري فعلاً، وهناك طريقان مدعومان لبناء المستخلص. فإما أن تسجّل حصر كميات مشروع أولاً — قدر ما نُفِّذ من كل بند هذه الفترة — ثم تُنشئ المستخلص بناءً عليه فيحمّل لك كميات المطالبة؛ وإما أن تترك حقل "بناءً على" فارغاً وتضغط تجميع البنود، فتُسحَب بنود العقد وتُدخِل أنت ما تطالب به. والطريقان متعارضان: فأزرار تجميع البنود ترفض العمل إذا كان المستند المصدر مملوءاً. سجّل حصر الكميات حين يقوم بالحصر الميداني والمطالبة التجارية أشخاص مختلفون في أوقات مختلفة، واستغنِ عنه حين يطالب حاصر الكميات بما يحصره في خطوة واحدة. والطريقان مشروحان في حصر كميات المشروع.

لماذا تختلف قيمة مستخلصي عن حصر الكميات؟

في الغالب لأن المستندين يعدّان شيئين مختلفين، وكلاهما يعدّ بالإضافة لا بالتراكم. فعلى حصر الكميات تُدخِل كمية هذه الفترة، وعلى المستخلص تُدخِل كمية المطالبة لهذه الفترة، وليس لازماً أن تتفقا — فقد تحصر 300 م³ وتعتمد 250 لأن 50 متنازع عليها. والمستندان يعرضان عموداً سابقاً وحالياً وإجمالياً، لكن العمود الحالي وحده هو ما تُدخِله؛ والرقم التراكمي يقع على سطر بند العقد. ويُضاف إلى ذلك أن ثلاثة إعدادات قد تغيّر طريقة تسعير سطور المستخلص — التسعير من الكمية التراكمية، أو التسعير مقابل المستخلص السابق فقط، أو تطبيق نسبة المحاسبة — وأيٌّ منها يجعل قيمة المستخلص تفارق حساب الكمية × السعر الساذج. والمثال الكامل بمستخلصين — عقد بـ230,000 يعتمد أعمالاً بـ61,000 ثم بـ67,400، فتصير 52,550 ثم 59,270 صافي مستحق بعد الضريبة والضمان المحتجز واسترداد الدفعة المقدمة — في مستخلص المشروع، والإعدادات في إعدادات المقاولات.

هل توقف الموازنة الإنفاق الزائد؟

ليس من تلقاء نفسها، وهذه هي الإجابة الصريحة التي لا يتوقعها الناس عادة. فلا شيء على شاشة الموازنة التقديرية أو التنفيذية يمنع شيئاً: إنشاء موازنة بـ180,000 لا يمنع صدور أوامر شراء بـ200000. وفي الوحدة سقف حقيقي واحد فقط، وهو يقع على مستند الإنفاق لا على الموازنة — افتح توجيه ذلك المستند وفعّل خيار منع الحفظ إذا تعدت التكلفة الفعلية التكلفة المخططة. فمن تلك اللحظة يرفض المستند الحفظ كلما تجاوزت التكلفة الفعلية المتراكمة على كود بند الموازنة إجمالي التكلفة المخططة لذلك السطر. والخيار المقابل الخاص بالكمية لا يعمل على سطور الموازنة، وعلى أمر شراء المقاولات يمكنك زيادةً على ذلك تقييد الكمية المطلوبة بخيار عدم تجاوز الكمية. وأي المستندات يعرض الخيار، والضابط غير المباشر الوحيد على طلب شراء الخامات، في طلب شراء خامات من الموازنة التنفيذية.

لماذا تُخصَم الخامات المصروفة لمقاول الباطن من مستخلصه؟

لأن ذلك الصرف بيع لا حركة مخزنية. فحين تأخذ الأسمنت من مخزنك وتسلّمه لمقاول المباني تعتبره الوحدة بيعاً له بسعر: تُحاسِب أثر فاتورة كاملة وتُنشئ مديونية عليه. ولأنك على وشك أن تدفع له مقابل عمله أيضاً، فيُجرى التقابل بينهما — تظهر قيمة الخامات على مستخلصه التالي استقطاعاً في جدول الشروط، ويثبّت المستخلص نفسه على مستند صرف الخامات حتى ترى أي شهادة استوعبت أي تحميل. ومردود الخامات يفعل العكس: يصبح إضافة على المستخلص ويعيد له ماله. وقارن ذلك بصرف الخامات للمشروع، الذي لا يحمل مالاً على الإطلاق ويكتفي بتعليق تكلفة المخزون على أكواد بنود المشروع. والسلسلتان مقارنتان في صرف الخامات لمقاول الباطن.

أين أرى التكلفة الفعلية أمام قيمة العقد؟

في جدول البنود على عقد المشروع، حيث تقع ثلاثة أعمدة على السطر نفسه: إجمالي سعر البند (قيمة العقد)، وإجمالي تكلفته (الخطة)، وتكلفته الفعلية التي تُعاد جمعتها لحظة معالجة أي مستند تكلفة. هذا هو الموضع الأول، وهو بنداً بنداً لا على مستوى المشروع كله. وهناك شاشتان تضيفان زاويتين مختلفتين: حصر تكاليف المقاولات يقسّم التكلفة الفعلية بحسب مصدرها — خامات وفواتير ومقاولو باطن وعمالة وغرامات ورواتب وإهلاك — ويستنبط منها تكلفة وحدة، لكنه لا يعرض عموداً للإيراد؛ والمستخلص الختامي هو المستند الوحيد الذي تظهر فيه تكلفة المشروع وإيراده معاً، بما في ذلك الفرق بين التكلفة المعترف بها على المستخلصات والتكلفة المُحاسَبة بمستندات التكلفة. ولا يوجد تقرير جاهز لهذا؛ فالشاشات هي الإجابة. راجع كيف تتكوّن تكلفة المشروع وحصر تكاليف المقاولات.

حاسبتُ تكلفة على المشروع ولم تظهر. لماذا؟

في الغالب لأن سطر التكلفة لم يحمل كود بند مشروع. فالتكلفة تتعلّق ببند لا بمشروع: والسطر الذي كود بند مشروعه فارغ، أو الذي لا عقد له، يُتجاوَز بصمت عند كتابة قيود التكلفة — بلا خطأ وبلا تحذير، وبلا تكلفة. والسبب الثاني الأشهر هو مستند لا يُسهم في التكلفة أصلاً، وهناك مستندان جديران بالمعرفة: فاتورة صرف عمالة ومعدات تُحاسِب التزاماً ولا تُسهِم بشيء في تكلفة المشروع، ومستند بيان المعدات مستند محاسبي فقط. فافحص كود البند أولاً، ثم افحص هل المستند أحد هذين. والقائمة القاطعة بما يُسهِم وما لا يُسهِم في كيف تتكوّن تكلفة المشروع.

لماذا يؤثر تعديل شرط واحد في بقية الشروط؟

لأن تعديل عقد المشروع يستبدل شروط العقد جملةً بدلاً من تعديلها واحداً واحداً. فما يوجد في جدول الشروط على مستند التعديل هو المجموعة الجديدة الكاملة لشروط العقد، فإن أدرجتَ شرط الضمان المحتجز الذي أردت تغييره وحده حُذِف معه كل شرط آخر على العقد. وهناك طريقتان آمنتان للعمل: إما أن تُدرِج المجموعة الكاملة من الشروط التي تريد أن ينتهي إليها العقد، وإما أن تترك جدول الشروط فارغاً إذا كنت تغيّر البنود والتواريخ فقط. والأمر نفسه ينطبق على جدول البنود، فيحسن أيضاً إعادة اختيار العقد على مستند التعديل قبيل الترحيل لتحديث نسخته مما أُضيف بعد أن كتبتَ المستند.

جدول الشروط على مستند التعديل استبدال لا تعديل

جدول شروط مملوء جزئياً يحذف الشروط التي لم تُدرجها. فاملأه كاملاً أو اتركه فارغاً.

ومفاجأة قريبة من ذلك: الشروط التي قيمتها نسبة من مستحق البند أو من صافيه أو من إجمالي المستحق تفوز فيها دائماً نسبة الشرط القياسي نفسه — فتعديل النسبة على سطر الشرط في العقد لا أثر له. اضبط تلك النسب على ملف الشرط القياسي. راجع الشروط التعاقدية وتعديل عقد المشروع.

أين البنود التي نسختها؟ لا يوجد زر لنسخ البنود

لا يوجد فعلاً، وهذه خطوة التجهيز التي يفوتها الناس أكثر من غيرها. فالبنود تصل إلى العقد بطريقتين: أن تختار نموذج عقد على العقد فيَزرَع بنوده وشروطه، أو أن تبني العقد من مقايسة مقاولات، وهي جدول الكميات المُسعَّر. والإجراء المسمّى في الواجهة الإنجليزية Collect Terms على المقايسة يفعل شيئاً آخر غير ما يوحي به اسمه — فهو يدفع تكاليف كروت التحليل على بنود موجودة أصلاً. فإن فُتِح العقد فارغاً فتحقّق هل اخترتَ نموذجاً قبل أن تبدأ الإدخال. راجع نماذج العقود ومقايسة المقاولات.

هل يفتح اعتماد فحص الجودة شيئاً بعده؟

لا. فعائلة الجودة — خطط الفحص والاختبار وسجلاتها، وفحوص الخرسانة، وقوائم الفحص، واختبارات الضغط، وفحص الخامات عند التوريد — تسجّل ما فُحِص ومَن اعتمده. ولا يحجب أي من هذه السجلات مستخلصاً ولا صرف خامات ولا دفعة، ولا يُحاسِب أي منها شيئاً. فهي النسخة الإلكترونية من النماذج الورقية التي يحفظها الموقع، وقيمتها في ذلك تحديداً؛ لكن لا تبنِ إجراءً يتوقع أن يوقف فحصٌ غير معتمد العملَ في مرحلة تالية. ولاحِظ أيضاً أن معظم المجموعة يحتاج ترخيص contracting-qc المنفصل، بينما ثلاث شاشات في المجموعة نفسها لا تحتاج إلا contracting. راجع ضبط الجودة بالموقع.