أساسيات توجيه المستندات

توجيه المستند سجل إعدادات صغير يخبر نوعاً واحداً من المستندات كيف يتصرف، وقبل كل شيء آخر في المقاولات: على أي حسابات يسجّل. فالحسابات ليست على المستند ولا على العقد، بل تسكن على التوجيه. فإذا رأيت مستخلص مشروع يجعل ذمة العميل مدينة وإيراد العقود دائناً، فذلك لأن أحداً ما ضبط هذين الحسابين مرة واحدة على توجيه المستخلص.

ونتيجة ذلك تستحق أن تُقال قبل أي شيء: المستند الذي لا حسابات في توجيهه لا يسجّل شيئاً. سيُحفظ، وسيُعتمد، وستظهر إجمالياته صحيحة على الشاشة، وتبقى الدفاتر ساكنة. وفي وحدة توقيع العقد فيها لا يسجّل شيئاً والمستخلص يسجّل كل شيء، يكون توجيه المستخلص الناقص أشهر سبب لمكالمة دعم تبدأ بعبارة: "العقد موقّع والمستخلص معتمد والمحاسب يقول إن شيئاً لم يصل".

والتوجيهات هي أيضاً حيث تحفظ المنشأة صور تعاملها المختلفة: توجيه لمستخلصات المشروع الدورية العادية، وآخر يجمّع الدفعات المقدمة والغرامات تلقائياً مع الحفظ، وثالث لمشروع مشترك يسجّل على حساب إيراد مختلف — نوع مستند واحد وثلاثة توجيهات، والمستخدم يختار واحداً منها في حقل توجيه المستند على المستند. وهذه الصفحة تشرح ما تشترك فيه توجيهات المقاولات كلها، ثم تأخذ الصفحات التالية التوجيهات عائلةً عائلةً بحسب المستندات.

أين تجده

القائمة	الأساسيات > الإعدادات > توجيه مستند
النوع	ملف رئيسي
يُفتح من	حقل توجيه المستند على أي مستند مقاولات، أو من شاشة قائمة توجيهات المستندات
الترخيص	التوجيه نفسه لا يحتاج ترخيصاً غير الذي يحتاجه المستند المستهدف

يُنشأ التوجيه مقابل نوع مستند واحد، فاختر نوع المستند أولاً: مجموعات خيارات المقاولات — مدين، ودائن، وتأثير التكلفة، وتأثيرات الضرائب وغيرها — لا تظهر إلا بعد أن يعرف التوجيه أنه يشير إلى أحد مستندات المقاولات. وعلى توجيه جديد فارغ ترى الهيكل العام وحده، وهذا هو المتوقع لا عطلٌ في الشاشة.

مدين ودائن — الزوج الموجود في كل توجيه مقاولات

كل توجيه مستند مقاولات يحمل جانباً مديناً وجانباً دائناً لقيده الأساسي، ويظهران على الشاشة باسم مدين 2 ودائن 2. وهما الزوج الأساسي؛ فليس هناك "مدين 1" تبحث عنه في مكان ما، والترقيم تاريخي فحسب. وفي هذه الصفحات نسمّيهما ببساطة: المدين والدائن.

والجانب أكبر من مجرد رقم حساب؛ فهو يتيح لك أن تقول من أين يأتي الحساب بدلاً من تسمية حساب واحد إلى الأبد:

ما تضبطه على الجانب	ماذا يفعل
الجانب المحاسبي / مصدر الحساب	هل يُكتب الحساب مباشرة، أم يُؤخذ من مرجع على المستند، أم يُسحب من حقيبة حسابات
نوع المرجع والحقل الذي يأتي منه	مثلاً: خُذ الحساب من المشروع، أو من مقاول الباطن، أو من العميل المذكور على المستند
نوع الحافظة وحقل الحساب	تحت أي نوع من الذمم يُدرَج القيد (عميل، مورّد، مشروع…)
قوالب البيان	الصيغة التي تظهر على سطر القيد
مصدر المجموعة التحليلية	من أين تأتي المحددات على سطر القيد

ولهذا فإن "اجعل مقاول الباطن دائناً" ليس حساباً بالمرة، بل هو جانب دائن نوع حافظته مورّد وحسابه مأخوذ من المقاول المذكور على المستند. فتسجّل مقاول باطن جديداً ولا يحتاج أي توجيه إلى تعديل.

البند القياسي يتجاوز حسابات التوجيه، سطراً سطراً

هذه هي الحقيقة التي تفاجئ المنفّذين أكثر من غيرها، وهي التي تجعل ضبط توجيهات المقاولات أقل مشقة بكثير مما يبدو.

فعلى المستخلص، وقبل أن يستخدم نما مدين التوجيه ودائنه لسطر تفاصيل، ينظر إلى البند القياسي الخاص بالسطر. فإن كان ذلك السجل في الكتالوج يحمل مديناً أو دائناً خاصاً به، فالبند القياسي هو الذي يفوز في ذلك السطر. وبهذا يمكن أن يُقاد الدليل المحاسبي بندَ عملٍ بندَ عمل — الحفر إلى حساب إيراد الأعمال الترابية، والخرسانة إلى حساب إيراد الخرسانة — من كتالوج البنود القياسية، ولا يوفّر توجيه المستند إلا الحساب الاحتياطي للبنود التي لا حساب لها.

اضبط الاحتياطي على التوجيه والاستثناءات على البنود القياسية

ضع الحسابات العامة على توجيه المستند حتى لا يمكن لشيء أن يسجّل على لا شيء، ثم تجاوزها في بنود العمل القليلة التي تحتاج فعلاً حساباً خاصاً. أما توجيهٌ مدينه فارغ وكتالوج بنود قياسية فارغ في بعض مواضعه فهو الطريق إلى سطور تغيب عن القيد.

الشروط تأتي بحساباتها الخاصة

المحتجزات واسترداد الدفعة المقدمة والغرامات تصل إلى المستخلص عبر جدول الشروط، وحساباتها لا تأتي من توجيه المستند، بل يأخذ كل سطر حساباته من سجل الشرط القياسي الذي يشير إليه — ومنها حسابات ضريبة الشرط نفسها. وإذا لم يحمل الشرط حسابات خاصة به رجع المستخلص إلى مدين التوجيه ودائنه الأساسيين وقلب الإشارة في الشروط من نوع الاستقطاع، فتهبط القيمة المحتجزة سالبةً على الزوج الأساسي بدلاً من حساب محتجزات مخصص.

والترتيبان صحيحان، والاختيار بينهما اختيار عرض: فحساب محتجزات دائنة مخصص على الشرط يمنحك رصيداً يمكن تعميره والإفراج عنه، والرجوع إلى الاحتياطي يبقي القيد قصيراً.

التأثيرات تُعالَج في الخلفية

لا شيء على التوجيه يسجّل مباشرةً. فمستند المقاولات عند اعتماده يُنشئ طلب أعمال يُعالَج في الخلفية، فيعود الحفظ فوراً سواء نجح استخراج الحسابات أو لم ينجح. وعليه فإن التوجيه الذي يحمل حساباً لا يمكن استخراجه ينتج طلب أعمال فاشلاً، لا حفظاً فاشلاً.

ويتابع كبار المستخدمين هذه الطلبات ويعيدون تشغيلها من شاشة طلبات الأعمال: فلترة بحالة المعالجة، ثم تحديد السطور الفاشلة، ثم المزيد → إعادة المعالجة أو إعادة الاعتماد. أصلح التوجيه أولاً ثم أعد المعالجة؛ فالطلب يُستخدم من جديد ولا يُنسخ، ولا ينتهي المستند مسجَّلاً مرتين.

أي المستندات له خيارات توجيه خاصة بالمقاولات

تنقسم مستندات المقاولات ثلاث مجموعات، ومعرفة مجموعة المستند توفّر بحثاً كثيراً.

المجموعة الأولى — مستندات لها شاشة توجيه مقاولات خاصة بها. المستخلصان، والمقايسة، وسندا الغرامة، ومستندات الدفعات المقدمة والدفعات الأخرى، وكارت تحليل البند، وحصر التكاليف، ومستند السركى، ومستند بيان المعدات، وتوزيع تكاليف الموظفين والمعدات، ومستندات مستلزمات المقاولات الثلاثة. وهذه موضوع الصفحات الثلاث التالية.

المجموعة الثانية — مستندات تستعير شاشة توجيه سلسلة الإمداد. توجيهات هذه المستندات هي شاشة توجيه المخازن/الشراء القياسية التي تعرفها من سلسلة الإمداد، مضافاً إليها مجموعة صغيرة من الإضافات الخاصة بالمقاولات:

المستند	هل توجيهه يحمل مجموعات التأثير المحاسبي؟
صرف خامات مقاولات	لا
طلب صرف خامات مقاولات	لا
رد خامات مقاولات	لا
صرف خامات مقاول باطن	نعم
طلب صرف خامات مقاول باطن	نعم
مردود خامات مقاول باطن	نعم
أمر شراء مقاولات	نعم
طلب شراء مقاولات	لا
طلب شراء خامات من الموازنة التنفيذية	لا
فاتورة صرف عمالة ومعدات	نعم

ولكل ما هو مشترك راجع مرجع توجيهات سلسلة الإمداد: إعدادات عامة، والنسخ من المستند، ومتابعة الكميات، والأسعار والضرائب والخصومات، والتأثيرات المحاسبية، والتوليد والمحددات. أما الإضافات الخاصة بالمقاولات فتجدها في توجيه مستندات الخامات والدفعات وتوجيه مستندات المقاولات الأخرى.

المجموعة الثالثة — مستندات لها توجيه ولكن بلا خيارات مقاولات أصلاً. التوجيه لا يزال إجبارياً، ولا يزال يحكم الترقيم والموافقات والمحددات كأي توجيه في نما، لكن لا شيء فيه خاص بالمقاولات:

• عقد المشروع، وتعديل عقد المشروع، وعقد مقاول الباطن، وعرض سعر مقاول الباطن، وعرض سعر المقاولات
• حصر كميات المشروع، وحصر كميات مقاول الباطن، وحصر كميات الموازنة
• الموازنة التقديرية، والموازنة التنفيذية
• كراسة الشروط، وأمر شغل المقاولات، واعتماد العميل للصنف، وطلب رفع المقاسات، ومستند الأعمال الهندسية اليومية، وخطاب تسليم المشروع
• كل مستندات عائلة الجودة

وهذه القائمة ليست سهواً: فلا واحد من تلك المستندات يصل إلى الدفاتر، فلا واحد منها يحتاج حسابات. وهي أيضاً سبب أن جواب سؤال "أي توجيه يجعل عقدي يسجّل؟" هو دائماً: توجيه المستخلص.

مثال عملي — توجيه واحد لمستخلصات برج A

برج A مشروع سكني تعاقدنا عليه مع الفنار للتطوير بمبلغ 230,000 على العقد PC-2026-001، موزّعاً على أربعة بنود عمل: الحفر 1.01 (1,000 م³ بسعر 50)، والخرسانة المسلحة 2.01 (60 م³ بسعر 900)، وأعمال المباني 3.01 (2,000 م² بسعر 46)، وأعمال البياض 3.02 (1,000 م² بسعر 34). ويحمل العقد شرط احتجاز ضمان 10%، وقد دفع العميل دفعة مقدمة 46,000.

وتوجيه واحد بكود EXT-STD موجّه إلى مستخلص المشروع يكفي لجعل كل مستخلص على ذلك العقد يسجّل:

على التوجيه	مضبوط على	لماذا
مدين	ذمم العملاء، والحافظة من العميل	فالمالك مدين لنا بالقيمة المعتمدة
دائن	إيراد العقود	فالإيراد يُكتسب باعتماد الأعمال
مدين/دائن الضريبة 1	إيراد العقود / ضريبة مخرجات دائنة	ضريبة الشهادة
مدين/دائن التكلفة	تكلفة أعمال العقود / أعمال تحت التنفيذ	التكلفة المخططة للعمل المعتمد
حسابات المحتجزات	ليست هنا	فهي على سجل شرط الاحتجاز

ويحمل البند القياسي للخرسانة 2.01 فوق ذلك حساب دائن خاصاً به — إيراد أعمال الخرسانة — فيُسجَّل سطر الخرسانة عليه بدلاً من حساب الإيراد العام، دون أن يعرف EXT-STD عنه شيئاً.

والمستخلص الأول يعتمد 400 م³ حفراً و20 م³ خرسانة و500 م² مبانيَ: 61,000 أعمالاً، و9,150 ضريبة، و70,150 إجمالاً، ناقصاً 6,100 احتجازاً و11,500 استرداداً للدفعة المقدمة، فالصافي المستحق 52,550. والقيد الذي يصل هو بالضبط شكل الجدول أعلاه، وكل ما فيه — المبالغ والجوانب والذمم — يمكن تتبّعه إلى EXT-STD وإلى سجلَّي شرطين. وهذا هو المثال المحمول في توجيه المستخلصات.

إلى أين بعد ذلك

• توجيه المستخلصات — شاشتا المستخلصين، والغرض من كل تسجيل، وأنماط التسعير
• توجيه مستندات الخامات والدفعات — صرف الخامات ومردودها في الجانبين، والدفعات المقدمة والغرامات
• توجيه مستندات المقاولات الأخرى — حصر التكاليف، والعمالة، والمعدات، والشراء، والمستلزمات المتنوعة، وكارت التحليل، والمقايسة