توجيه مستندات المقاولات الأخرى

بعد ضبط المستخلصات ومجاري الخامات ومستندات الدفعات يبقى ذيل طويل من التوجيهات، وأكثرها صغير جداً: مدين واحد ودائن واحد وحارس أو حارسان. وهذه الصفحة تأخذها بالترتيب الذي يلقاها به القارئ عادةً: التقاط التكلفة أولاً، ثم الشراء، ثم مستندا التقدير.

وهناك قاعدة تستحق أن تُحفظ: توجيه المقاولات يقصر إذا قصرت مهمة المستند. فحصر التكاليف يجمّع أرقاماً ويحتاج مفتاحاً واحداً. ومستند بيان المعدات يسجّل قيداً واحداً ويحتاج زوج حسابات واحداً. وكارت التحليل لا يسجّل شيئاً أصلاً، فتوجيهه عن كيفية بناء السطور لا عن أين تحطّ. ولا يتضخم التوجيه إلى شكل سلسلة الإمداد الكامل إلا حيث يكون المستند فاتورةً حقيقية — فاتورة شراء المستلزمات، وفاتورة صرف العمالة والمعدات، وأمر شراء المقاولات — وفي هذه الحالات الصحيح أن تقرأ مرجع سلسلة الإمداد لا هذه الصفحة.

والأمر الآخر الذي تحمله معك إلى هذه الصفحة تحذيرٌ من الافتراضيات: فتوجيهان من توجيهات الشراء يحكمان الفكرة نفسها — هل يكتب المستند أرقام تكاليف وكميات المقاولات أصلاً — لكن أحدهما مصوغ بالإيجاب والآخر بالنفي، فيتصرفان في الأصل في اتجاهين متعاكسين. وهذا مفصَّل أدناه، وهو أشهر مفاجأة في هذه المجموعة.

التقاط التكلفة

حصر تكاليف المقاولات

حصر التكاليف يجمع مستندات التكلفة المنشأة على العقد ويستنبط تكلفة وحدة فعلية لكل بند. وتوجيهه صفحة واحدة بخيار واحد.

الخيار	ماذا يفعل
تجميع مستندات التكلفة يدويا	تُجمَع مستندات التكلفة بإجراء صريح من المستخدم لا تلقائياً. استخدمه حيث يريد محلل الكميات أن يختار المستندات التي تنتمي إلى هذا الحصر بدلاً من قبول كل ما وقع تاريخه في الفترة

مستند السركى

مستند السركى سجل أجور قائم بذاته: يسجّل قيده الخاص، ويمكن أن يُنشئ غرامة مقاول باطن للاستقطاعات من مورّد العمالة. وتوجيهه يوفّر الأمرين.

الخيار	ماذا يفعل
مدين ودائن	جانبا القيد الخاص بمستند السركى — عادةً تكلفة المشروع مقابل أجور مستحقة أو مقابل مورّد العمالة
دفتر سند غرامة عقد مقاول باطن	دفتر غرامة مقاول الباطن التي يولّدها مستند السركى
توجيه سند غرامة عقد مقاول باطن	وتوجيه تلك الغرامة المولَّدة

سلسلة توليد يسهل تفويتها

فدفتر الغرامة التي ينشئها مستند السركى وتوجيهها يُضبطان هنا، على توجيه مستند السركى، لا على توجيه الغرامة. فإذا لم تظهر الاستقطاعات المسجَّلة على مستند سركى كغرامات، فخلوّ هذا الزوج أول ما يُفحَص.

مستند بيان المعدات

مستند بيان المعدات يسجّل قيداً ولا شيء غيره، وتوجيهه صغير بحسب ذلك: مدين ودائن، وهذا كل ما يحتاج القارئ إلى ضبطه.

توزيع تكاليف الموظفين والمعدات على المشاريع

هذا هو المستند الذي يحوّل تسكين شخص أو آلة على مشروع إلى تكلفة مشروع، موزَّعةً على البنود التي عمل عليها. وتوجيهه يقرر هل التوزيع يدوي.

الخيار	ماذا يفعل
توزيع التكلفة تلقائياً على البنود	تُوزَّع التكلفة المجمَّعة على بنود المشروع دون أن يُدخل المستخدم سطراً لكل بند
توزيع التكلفة على البنود بتناسب	الأساس التناسبي المستخدم في ذلك التوزيع التلقائي

واترك الخيار الأول مغلقاً فتُكتب سطور التكلفة بيدك، وهذا ما يريده مراقب المشروع حين تكون الآلة قد عملت فعلاً على بندين بنسبة لا يخمّنها حساب.

فاتورة صرف عمالة ومعدات

توجيه هذا المستند هو توجيه الفاتورة في سلسلة الإمداد، فاقرأه هناك. واضبط الجوانب المحاسبية الأساسية وجوانب الضريبة وجوانب الخصومات هناك كما تفعل في فاتورة شراء.

وحقيقة واحدة موضعها هنا لا هناك، لأن القراء يفترضون عكسها: هذه الفاتورة تسجّل مستحقاً ولا تضيف تكلفة فعلية للمشروع. فتكلفة المشروع من التسكين تأتي من مستند توزيع التكاليف أعلاه لا من الفاتورة. فمشروعٌ يظهر إيجار رافعته على الفاتورة ولا يظهر في تقارير التكلفة يتصرف تصرفاً صحيحاً، والخطوة الناقصة هي مستند التوزيع.

الشراء والإنفاق

أمر شراء المقاولات

أمر شراء المقاولات — وهو المستند الذي تسمّيه القائمة الإنجليزية Contractor Purchase Order مع أن حقل عقده لا يقبل إلا عقد مشروع — يستخدم توجيه الشراء في سلسلة الإمداد مضافاً إليه حزمة إضافات من المقاولات. وكل الجوانب المحاسبية وسلوك الضريبة ومجموعات الفاتورة هي التي في سلسلة الإمداد، فاقرأها هناك، ولاحظ أن الأمر لا يسجّل شيئاً إذا كانت الجوانب المحاسبية الأساسية فارغة.

إضافة المقاولات	ماذا تفعل	الافتراضي
عدم تطبيق تأثير تكاليف وكميات المقاولات	يلغي تأثير تكلفة المقاولات وكميتها كلياً، فلا يحجز الأمر تكلفةً على البند	مغلق — أي أن التأثيرات تُطبَّق
عدم تخطي الكمية	يمنع الأمر بكمية تتجاوز الكمية المرجعية	مغلق
عدم تخطي كمية الكارت التحليلي	يمنع الأمر بكمية تتجاوز كمية كارت تحليل البند	مغلق
التأثير في جداول التكلفة قبل طلب الموافقات	يكتب مدخلات تكلفة بنود المقاولات مع الحفظ، قبل انتهاء دورة الموافقات — فيظهر الإنفاق الملتزَم به على البند والأمر لا يزال في الاعتماد	مغلق

وسقفا كارت التحليل الموصوفان في صفحة توجيه الخامات موجودان على هذا التوجيه كذلك، وبالمدى نفسه: يعملان حين يكون هدف السطر سطر كارت تحليل.

طلب شراء المقاولات

توجيه طلب الشراء بالشكل نفسه من سلسلة الإمداد، ويحمل التوأم الموجب للخيار السابق:

الخيار	ماذا يفعل	الافتراضي
تطبيق تأثير تكاليف وكميات المقاولات	يشغّل تأثير تكلفة المقاولات وكميتها	مغلق — أي أن التأثيرات لا تُطبَّق
إضافة سطور كارت التحليل	يسحب سطور كارت التحليل إذا ذكر السطر كارتاً	مغلق
عدم نسخ بنود العقد عند اختياره	اختيار العقد لا ينسخ بنوده إلى السطور	مغلق

الطلب والأمر يتصرفان متعاكسين في الأصل

فعلى الأمر صياغة المفتاح عدم التطبيق، فتركه على حاله يعني أن تأثيرات تكاليف المقاولات وكمياتها تُطبَّق. وعلى الطلب صياغته التطبيق، فتركه على حاله يعني أنها لا تُطبَّق. مستندان متجاوران، وإعدادات المصنع، وسلوك متعاكس. فاحسم الأمر صراحةً في التوجيهين وأشّر بحسب ما تريد، ولا تفترض أن أحدهما يوافق الآخر.

طلب شراء خامات من الموازنة التنفيذية

هذا هو طلب الإنفاق على الخامات مقابل الموازنة التنفيذية، وتوجيهه يحمل السقوف الوحيدة في الوحدة المشتقة من الموازنة.

الخيار	ماذا يفعل
السماح بتخطي الكمية الموافق عليها من العميل	يتيح للطلب أن يتجاوز الكمية التي وافق عليها العميل
السماح بتخطي السعر المتفق عليه مع العميل	ويتيح له تجاوز السعر المتفق عليه

والاثنان إذنان، فالضبط هو ما يحدث حين يكونان مغلقين: يُرفض الطلب. وعلى هذا الضبط شرطٌ وهو الأهم: فالفحصان لا يُجريان إلا على السطور التي تحمل اعتماد عميل للصنف، والسطر الذي تُرك اعتماده فارغاً لا يُقارَن بشيء. فإن كان سقف الموازنة هو سبب استخدامك هذا المستند فاجعل الاعتماد عادةً على كل سطر؛ والصورة الكاملة في طلب شراء خامات من الموازنة التنفيذية.

طلب وأمر وفاتورة مستلزمات المقاولات

مستندات مستلزمات المقاولات الثلاثة تغطي الإنفاق غير المخزني — خدمة، وسورٌ مستأجر، ومنفعة موقع. وهي تتشارك مجموعة خيارات توجيه واحدة معروضة في أكثر من ترتيب شاشة، فقد يقع الخيار نفسه في موضع مختلف بحسب أي الثلاثة تضبط. أما الخيارات نفسها فهي هي.

الخيار	ماذا يفعل
مدين ودائن	جانبا قيد المستند
خيارات الضريبة — خاضع للضريبة وسياسة الضريبة وضريبة قابلة للتعديل وجوانب الضريبة	هل المستند خاضع للضريبة، وبأي سياسة، وأين تحطّ الضريبة
بيع لا شراء	يعامل المستند بيعاً لا شراءً، فينقلب اتجاه القيد كله
فاتورة مردودة (على الفاتورة وحدها)	يجعل التوجيه ينتج إشعارات دائنة
استخدام كود المشروع غير اجباري في مستندات التكاليف	يجعل كود بند المشروع على السطور اختيارياً
استخدام كود الموازنة التنفيذية اجباريا في مستندات التكاليف	يُلزم كود بند الموازنة التنفيذية
استخدام كود الموازنة التقديرية اجباريا في مستندات التكاليف	يُلزم كود بند الموازنة التقديرية
دفع الأقساط بالترتيب	تُسدَّد الأقساط من الأقدم إلى الأحدث
ربط الفاتورة فى جريد الفواتير فى سندات القبض والدفع	تحمل سندات القبض والصرف سطور المستند في جدول فواتيرها
جانبا خصم الفاتورة وخصم السطر	حيث تحطّ خصومات المستند

وكل ما بقي على هذه الشاشات هو مجموعة فاتورة سلسلة الإمداد القياسية — الأسعار والضرائب والخصومات والتأثيرات المحاسبية.

والحقيقة التي تُحفَظ: من الثلاثة، الفاتورة وحدها تضيف تكلفة للمشروع. فالطلب والأمر يحملان أكواد البنود والتحليل، لكن لا واحد منهما يضع تكلفة على بند مشروع، وليس هناك خيار يجعله يفعل. فرتّب المسار بحيث تصل الفاتورة دائماً — راجع مصروفات المقاولات المتنوعة.

مستندا التقدير

كارت تحليل البند

كارت التحليل لا يسجّل شيئاً، فتوجيهه ليس عن الحسابات بالمرة، بل عن كيفية بناء سطور الكارت وكيف تتجمع مكوناته في تكلفة الوحدة.

الخيار	ماذا يفعل
فرد سطور لإصدارات الصنف	ينتج إجراء الفرد سطراً لكل إصدار من الصنف
فرد سطور لمقاسات والوان الصنف	وسطراً لكل تجميعة لون ومقاس
Call Post Action Of Field After Spreading Revisions Or Sizes	يسمّي مُعالِجاً لاحقاً يُشغَّل على السطور الناتجة بعد تنفيذ الفرد. واتركه فارغاً فلا يُشغَّل شيء بعده. ولا معنى له إلا مع أحد الخيارين أعلاه، فهما اللذان يحكمان الفرد نفسه. ومسمّى هذا الحقل يظهر بالإنجليزية على الشاشة العربية
عدم نسخ التفاصيل من بناءا علي	بناء الكارت من مستند مصدر لا ينسخ سطور تفاصيل ذلك المستند
جدول إعدادات التأثير على سعر الوحدة	سطر لكل مكوّن تكلفة، يبيّن كيف يتجمع ذلك المكوّن في تكلفة الوحدة: الحقل الذي يقرأه، ونوع القيمة، وأساس النسبة، ومُعامِل الضرب

وهذا الجدول هو سبب قدرة كارت التحليل على التعبير عن "العمالة 40% من الخامات" أو "المصروفات غير المباشرة 8% من كل ما سبق" بدلاً من المبالغ المطلقة وحدها.

مقايسة المقاولات

المقايسة — كراسة الشروط المسعَّرة — تسجّل فعلاً، لكنها تستخدم مجموعة تأثيرات ضيقة عن قصد. وشاشة توجيهها صفحة واحدة، وما تسجّله المقايسة فعلاً هو:

المجموعة	ماذا تسجّل
مدين ودائن	القيمة الأساسية لسطور المقايسة
الضريبة 1	الضريبة الأولى
الضريبة 2	الضريبة الثانية
تأثير الخصومات	تسجيل خصم واحد فقط. فالمقايسة تعتمد على مدين الخصم الأول ودائن الخصم الثاني، فهما الجانبان اللذان تملؤهما — واضبطهما معاً وإلا وصل سطر الخصم بجانب واحد

أما الضريبة 3 والضريبة 4 وزوج التكلفة وزوج التكلفة الفعلية وزوج فرق التكلفة ومجموعات الفروق فليست من عمل المقايسة، فاستبعدها من خطة ضبط هذا المستند. وخيارات التسعير التراكمي مفاهيم مستخلصات ولا أثر لها على مقايسة كذلك.

مثال عملي — آخر ما ضُبط في برج A

احتاج برج A خمسة من توجيهات هذه الصفحة، ولم يستغرق واحد منها وقتاً:

التوجيه	المستند	ما ضُبط
CCE-STD	حصر تكاليف المقاولات	تجميع مستندات التكلفة يدويا مشتغل، لأن محلل الكميات يختار مستندات التكلفة التي تنتمي إلى حصر كل شهر
DLB-STD	مستند السركى	مدين تكلفة عمالة المشروع ودائن أجور مستحقة؛ ودفتر الغرامة CCF وتوجيهها CCF-STD حتى تصبح الاستقطاعات من مورّد العمالة غرامات مقاول باطن تلقائياً
CEC-STD	توزيع تكاليف الموظفين والمعدات	توزيع التكلفة تلقائياً على البنود مشتغل بالتناسب — فرافعة البرج تخدم كل بند ولا أحد يريد تقسيم عشرين يوماً بيده
CPO-STD	أمر شراء المقاولات	جوانب سلسلة الإمداد المحاسبية للشراء، وعدم تطبيق تأثير تكاليف وكميات المقاولات متروك مغلقاً فتُحجَز التكلفة على البند، وعدم تخطي كمية الكارت التحليلي مشتغل
MCI-STD	فاتورة شراء مستلزمات مقاولات	مدين مصروفات موقع ودائن مستحق لمورّد، وخاضعة للضريبة بالسياسة القياسية، وكود بند الموازنة التنفيذية إجباري

والاختلاف الوحيد المقصود: توجيه طلب الشراء CPR-STD تُرك وتطبيق تأثير تكاليف وكميات المقاولات فيه مغلق، لأن التكلفة في برج A تُحجَز عند الأمر لا عند الطلب. وهذا قرار لا افتراضٌ موروث من توجيه الأمر — والتصريح به هو مقصد هذه الصفحة.