توجيه مستندات الخامات والدفعات

توجيهات هذه الصفحة تغطي عائلتين تبدوان غير مرتبطتين ثم تتضح صلتهما الوثيقة: المستندات التي تنقل الخامات إلى الموقع، والمستندات التي تنقل المال قبل المستخلص. وهما معاً لأن الخامات المصروفة لمقاول الباطن في المقاولات تصبح استقطاعاً على مستخلصه التالي، تماماً كما تفعل الدفعة المقدمة. مستندان مختلفان وآلية واحدة.

وأهم ما تُرمّزه هذه التوجيهات هو الفرق بين مجرى الخامات ومجراها الآخر. الخامات المصروفة لمشروعك أنت لا تحمل مالاً — فهي حركة مخزنية تدفع تكلفة المخزون إلى أكواد بنود العقد، وتوجيهها لا يحمل مجموعات تأثير محاسبي أصلاً لأنه لا حسابات هناك ليختارها القارئ. أما الخامات المصروفة لمقاول الباطن فهي بيع — فاتورة كاملة بذمة مدينة وضرائب وخصومات، وتوجيهها يحمل مجموعات الفاتورة المحاسبية كلها. فإن انقلب المفهومان في ذهنك لم تعد شاشتا التوجيه تعنيان شيئاً.

ومستندات الخامات والشراء كلها تستعير شاشة توجيه سلسلة الإمداد كما هي، فأكثر ما ترى عليها موصوف في توجيهات مستندات سلسلة الإمداد ولا نعيده هنا. وما يلي هو الجزء الخاص بالمقاولات: الإضافات، والخيارات التي تغيّر سلوك المقاولات، وتوجيهات الدفعات وهي ملك الوحدة وحدها.

أي توجيه يخدم أي مستند

المستند	شاشة التوجيه	اقرأ الخيارات المشتركة في
صرف خامات مقاولات، وطلب صرف خامات مقاولات	توجيه مخزني من سلسلة الإمداد، بلا مجموعات محاسبية	سلسلة الإمداد
رد خامات مقاولات	توجيه مخزني من سلسلة الإمداد، بلا مجموعات محاسبية	سلسلة الإمداد
صرف خامات مقاول باطن، وطلب صرف خامات مقاول باطن، ومردود خامات مقاول باطن	توجيه فاتورة من سلسلة الإمداد، مع المجموعات المحاسبية	التأثيرات المحاسبية في سلسلة الإمداد
دفعة مشروع مقدمة، ودفعة مقاول باطن مقدمة، ودفعة مقاول باطن أخرى	شاشة توجيه مقاولات واحدة تخدم الثلاثة	هذه الصفحة
سند غرامة عقد مشروع، وسند غرامة عقد مقاول باطن	شاشة توجيه مقاولات لكل منهما، وهما شبه متطابقتين	هذه الصفحة

الخامات إلى مشروعك أنت

هذه التوجيهات لا حسابات فيها لتضبطها، وهذا ما يقلق المنفّذين عادةً، ولا ينبغي أن يقلقهم: فـصرف الخامات لا يسجّل مالاً، بل يولّد صرفاً مخزنياً، والقيمة التي تصل إلى المشروع تأتي من تكليف المخزون بعد تسعير الحركة المخزنية. والخيارات الخاصة بالمقاولات هنا عن التوليد وعن أي الأكواد إجباري.

الخيار	ماذا يفعل
دفتر المستند المولَّد وتوجيه المستند المولَّد	دفتر وتوجيه الصرف المخزني (أو الإضافة المخزنية في حالة الرد) الذي يولّده المستند. وكلاهما لازم لكي يُولَّد شيء؛ فإن غاب أحدهما اعتُمد المستند ولم يتحرك مخزون
استخدام كود المشروع غير اجباري في مستندات التكاليف	يجعل كود بند العقد على السطور اختيارياً بدلاً من إجباري
استخدام كود الموازنة التنفيذية اجباريا في مستندات التكاليف	يُلزم كل سطر بذكر كود بند الموازنة التنفيذية
استخدام كود الموازنة التقديرية اجباريا في مستندات التكاليف	مثله لكود بند الموازنة التقديرية
منع الحفظ إذا تعدت كمية الأصناف المصروفة كمية الأصناف الموجودة في أمر الشراء	يمنع صرف كمية من الصنف أكبر مما طلبه أمر الشراء الذي بُني عليه
إضافة سطور كارت التحليل	إذا ذكر السطر كارت تحليل سُحبت سطور خاماته تلقائياً
عدم نسخ بنود العقد عند اختياره	اختيار العقد على المستند لا ينسخ بنوده إلى السطور — لمن يختار البنود القليلة التي يحتاجها بيده

وخيارَان آخران، منع الحفظ اذا تعدت الكمية الفعلية الكمية المخططة ومنع الحفظ اذا تعدت التكلفة الفعلية التكلفة المخططة، يعملان سقفاً للإنفاق. وهما يعملان حين يكون هدف السطر سطرَ كارت تحليل: فاصرف خامات أكثر أو قيمةً أكثر مما خطّط له الكارت فيُرفض الحفظ. أما حين يكون هدف السطر سطر موازنة أو سطر بند عقد فلا ينطبق السقف — فلا تعتمد على هذين الخيارين ضبطاً للموازنة. والسقف الوحيد المشتق من الموازنة في الوحدة هو الذي على طلب شراء خامات من الموازنة التنفيذية.

إعداد التوليد ليس اختيارياً عملياً

فصرف خامات مقاولات بلا دفتر وتوجيه توليد مستندٌ يبدو تاماً، ويُعتمد بلا اعتراض، ولا يحرّك مخزوناً. ولأن تكلفة المشروع لا تصل إلا عبر الصرف المخزني المولَّد، ينتهي كود البند كذلك بلا تكلفة عليه. فاضبط الدفتر والتوجيه على كل توجيه خامات قبل استخدامه جدياً.

وعلى رد الخامات خيارَان إضافيان:

الخيار	ماذا يفعل
السماح بأن تكون الكمية المردودة أكبر من الكمية المصروفة للعقد	يسمح برد أكثر مما صُرف على العقد، وذلك للمواقع التي تستلم الخامات من أكثر من طريق
الأخذ في الاعتبار كود بند الموازنة التنفيذية عند عمل مردود لكمية الصنف	يضيّق فحص الكمية المصروفة فيقارن داخل كود بند موازنة تنفيذية واحد لا على العقد كله

وخيارات الأكواد الثلاثة أعلاه محترمة على الرد كذلك، وإن لم تعرضها شاشة الرد نفسها. فإذا رفض ردٌّ أن يُحفظ لأن سطراً بلا كود بند موازنة تنفيذية، فالإعداد المسؤول على توجيه عائلة المستندات لا على شاشة الرد، والجواب العملي أن تملأ الكود.

الخامات إلى مقاول الباطن

هذا بيع، وتوجيهه هو توجيه الفاتورة في سلسلة الإمداد. ومجموعة خياراته الكاملة موصوفة هناك؛ والذي يهم في جانب المقاولات هو أي أجزائها يجب أن تملأها فعلاً.

ما تضبطه	لماذا يهم هنا
الجوانب المحاسبية الأساسية	المدين ذمة مقاول الباطن، والدائن خروج المخزون. واتركهما فارغين فلا يسجّل البيع شيئاً بينما يتحرك المخزون
جوانب الضريبة	ضريبة الخامات المبيعة لمقاول الباطن
جانبا خصم الفاتورة وخصم السطر	حيث تحطّ الخصومات الممنوحة على البيع
دفتر المستند المولَّد وتوجيه المستند المولَّد	كما تقدّم؛ فبدونهما لا يُولَّد صرف ولا إضافة مخزنية
استخدام كود المشروع غير اجباري في مستندات التكاليف	يجعل كود بند السطر اختيارياً
افتراضيات الدفع — الشرط وطريقة الدفع ونسبة الدفعة والمبلغ	وهي التي تجعل الخصم من المستخلص تلقائياً. انظر أدناه

وكتلة بيانات الدفع هي الآلية التي يقوم عليها الخصم من المستخلص كله. فحين تضبط شرطاً افتراضياً على التوجيه — شرط "خصم خامات" على عقد الباطن — يأتي كل صرف خامات يُنشأ تحت ذلك التوجيه وهذا الشرط مملوء فيه سلفاً، فيجمّع مستخلص مقاول الباطن التالي القيمة القائمة استقطاعاً في جدول شروطه. ومردود الخامات يأتي بالطريقة نفسها فيحطّ إضافة. فاضبط الافتراضي جيداً ولن يحتاج أمين مخزن الموقع أن يعرف أن هناك استقطاعاً أصلاً.

وهذه الحقول الأربعة مقروءة على طلب صرف الخامات كذلك، لكن شاشة توجيهه لا تعرضها. فإن كنت تستخدم الطلبات فاضبط الافتراضيات على توجيه الصرف وليرث الطلب الشرط عند تحويله، لا أن تتوقع ضبط الطلب على حدة.

الدفعات المقدمة والدفعات الأخرى

شاشة توجيه واحدة تخدم مستندات الدفعات الثلاثة — الدفعة المقدمة من مالك المشروع، والدفعة المقدمة لمقاول الباطن، ودفعة مقاول الباطن الأخرى. وهي صفحة واحدة بتسعة خيارات وبلا مجموعات محاسبية غير مدين واحد ودائن واحد، وهذا يخبرك كم المستند بسيط: المال يتحرك مرة واحدة، وشرطٌ يحكم كيف يُسترد لاحقاً.

الخيار	ماذا يفعل
مدين	الجانب المدين لقيد الدفعة — ذمة الدفعة المقدمة في جانب مقاول الباطن، أو الصندوق/البنك في جانب المالك
دائن	الجانب الدائن للقيد نفسه
الشرط	الشرط الافتراضي الذي تُحمَّل عليه الدفعة. وهذا الحقل هو الذي يقرر كيف تعود الدفعة المقدمة، لأن الشرط هو ما يجمّعه المستخلص لاحقاً
طريقة الدفع	هل الاسترداد بالنسبة أم بقيمة ثابتة. ومسمّى هذا الحقل الإنجليزي غير مستخرَج على الشاشة، والمقصود هو طريقة الدفع
نسبة الدفعة	النسبة الافتراضية إذا كانت الطريقة نسبية
المبلغ	المبلغ الثابت الافتراضي إذا لم تكن كذلك
الضريبة - مدين والضريبة - دائن	جانبا ضريبة الدفعة نفسها
السماح لقيمة المتبقي سالبة	يسمح لرصيد الدفعة المتبقي بالنزول تحت الصفر، أي بأن يُسترد أكثر من قيمته

الشرط على التوجيه هو التصميم كله

فالدفعة المقدمة وحدها ليست إلا نقل مال، والذي يحوّلها إلى شيء يعود هو الشرط: فجدول شروط المستخلص يجمّع القيمة القائمة لكل مستند دفعة يشير إلى شرط على العقد. فاضبط شرطاً افتراضياً معقولاً لكل توجيه — "استرداد دفعة العميل"، "استرداد دفعة تجهيز الموقع" — فلا يحتاج المستخدمون أن يتذكروا ملأه.

الغرامات

مستندا الغرامة — غرامة على عقد المالك واستقطاع من مقاول الباطن — يشتركان في شكل توجيه مستندات الدفعات نفسه، ويضيفان ثلاثة خيارات خاصة بهما. وكلاهما صفحة واحدة.

والستة المشتركة هي مدين ودائن والشرط وطريقة الدفع ونسبة الدفعة والمبلغ، ومعانيها هي معانيها على مستند الدفعة تماماً: قيد الغرامة نفسه، والشرط الذي تصل به الغرامة إلى المستخلص التالي. والإضافات الثلاث:

الخيار	ماذا يفعل
حساب التأثير المحاسبى من الشرط	يُؤخذ المدين والدائن من سجل الشرط المرتبط بدلاً من التوجيه. استخدمه حيث يجب أن تصيب أسباب الغرامات المختلفة حسابات مختلفة — فالسبب يقود الشرط، والشرط يقود الحسابات
استخدام كود المشروع غير اجباري في مستندات التكاليف	ما يخفّفه هذا الخيار فعلاً — على خلاف ما يوحي مسمّاه — هو إجبارية كود البند على سطور الغرامة. أما كود بند المشروع فإجباري في الحالين
ربط الفاتورة فى جريد الفواتير فى سندات القبض والدفع	تحمل سندات القبض والصرف سطور الغرامة في جدول فواتيرها

ويضيف توجيه غرامة مقاول الباطن خياراً واحداً آخر، وهو اظهار العقود المنتهية، فيُظهر بحثُ العقد على الغرامة عقود الباطن المعلَّمة منتهيةً كذلك. وهو موجود على هذا التوجيه وحده؛ أما على المستخلصات والدفعات وغرامة المشروع فالعقود المنتهية لا تُعرَض.

وحافظة الغرامة هي المذكورة على رأس المستند، فاملأها هناك؛ فجوانب التوجيه تتولى الحسابات لا الطرف.

مثال عملي — شهر واحد على برج A

خامات إلى المشروع. التوجيه CMI-STD لصرف خامات المقاولات: دفتر التوليد SI-CNTR وتوجيه التوليد SI-CNTR-STD، وكود بند المشروع إجباري، وكود بند الموازنة التنفيذية إجباري. يصرف مهندس الموقع 200 بلوكة على البند 3.01، ولا يسجّل الصرف مالاً. ويُخرج الصرف المخزني المولَّد 200 بلوكة من مخزن الموقع، فيسعّرها تكليف المخزون بـ4.00 للواحدة، فيلتقط البند 3.01 من العقد 800 تكلفة خامات فعلية. وترتد خمس بلوكات على رد خامات بتوجيه CMR-STD فتنخفض تكلفة البند 20.

خامات إلى مقاول الباطن. التوجيه CTI-STD لصرف خامات مقاول الباطن: الجوانب الأساسية تسجّل ذمة مقاول الباطن مقابل خروج المخزون، وجوانب الضريبة تحمل الضريبة، ودفتر التوليد وتوجيهه مضبوطان، والشرط الافتراضي MATDED — "خامات تُخصم من المستخلص". فتُصرف 80 شيكارة أسمنت بـ2,400 لمقاول أعمال المباني. وهذا الصرف يسجّل فعلاً: ذمة على مقاول الباطن، وخروج مخزون، وضريبة. ولأن التوجيه حمل MATDED جمّع مستخلص مقاول الباطن التالي سطر شرط MATDED باستقطاع 2,400، فنزل صافيه المستحق بهذا المقدار بالضبط. ولم يكتب أحد الاستقطاع.

الدفعة المقدمة. التوجيه PAP-STD لدفعة المشروع المقدمة: مدين البنك، ودائن دفعات مقدمة من العملاء، والشرط الافتراضي ADV-REC، وطريقة الدفع نسبة مع كل مستخلص، ونسبة الدفعة 25. يدفع المالك 46,000، فيجمّع كل مستخلص تالٍ 25% منها — 11,500 في المرة — استقطاعاً، فتنزل الدفعة 46,000 ← 34,500 ← 23,000 دون أن يتابعها أحد بيده. وخيار توجيه المستخلص الذي يجمّع سندات الدفع مع الحفظ هو الذي يجعل سطور الشروط تلك تظهر من تلقاء نفسها.

الغرامة. التوجيه PCF-STD لسند غرامة عقد المشروع، مع تأشير حساب التأثير المحاسبى من الشرط حتى يسجّل كل سبب غرامة على حسابه الخاص عبر شرطه. فتُنشأ الغرامة PCF-001، وهي غرامة تأخير بـ5,000، فتسجّل قيدها الخاص فوراً، وتظهر كذلك استقطاعاً بـ5,000 في جدول شروط المستخلص التالي — الاثنان معاً، وهذا هو السلوك الذي يستحق أن يُعرَف قبل إقفال أول شهر.