المشروع الإداري

كل شيء في وحدة ادارة المشاريع (ECPA) يدور حول سجل واحد: المشروع الإداري. هو الارتباط التعاقدي نفسه — سجل واحد لكل عمل ارتبطت به الشركة لصالح عميل واحد. يحمل من يدير العمل، وقيمة التعاقد وعملته، ومتى يبدأ ومتى ينتهي، وكيف يتوزع العمل. والمهام وأوراق تنفيذها والمصاريف والفواتير كلها تشير إليه، والأرقام التي تنتجها تظهر هنا.

تجده في ادارة المشاريع > مشاريع > مشروع إداري، ويحتاج ترخيص ecpa.

وسنتابع في هذه الصفحة عملاً واحداً: مكتب نما للعمارة ارتبط بمشروع تشطيب عيادة الرياض للعميل C-0042 — عمل تشطيبات داخلية مدته ستة أشهر بقيمة 900,000، يديره أحمد س.، موزّع على ثلاث مراحل وتخصصين.

ملف رئيسي، وليس مستنداً

هذه أول فكرة ينبغي استيعابها، لأنها تفسّر كثيراً من سلوك الشاشة. المشروع الإداري ملف رئيسي تماماً كالعميل أو الصنف: له كود ومجموعة واسمان، وليس له دفتر ولا توجيه مستند ولا تاريخ فعلي، ولا شيء فيه يُعالَج. تفتحه وتعدّله وتحفظه — لا خطوة اعتماد ولا قيد يخرج منه.

ويترتب على ذلك أمران يستحقان التصريح:

• المشروع نفسه لا يُثبت شيئاً في الحسابات. هو يظهر في المحاسبة بوصفه شيئاً تشير إليه مستندات أخرى: محدداً على الفاتورة، ومالكاً لحساب ذمة (انظر مجموعة «الحسابات» أدناه). أما التكلفة والإيراد فيصلان المشروع عبر المهام وسندات المصروف والفواتير، لا عبر هذه الشاشة. وصفحة مصادر تكلفة وإيراد المشروع ترسم ذلك بالكامل.
• حالة المشروع ليست دورة عمل. تتحرك بزر تغيير حالة المشروع الموضّح لاحقاً، وقائمة الحالات قائمة فحسب — لا ترتيب يفرضه النظام.

الصفحة الأولى — الرئيسية

المعلومات الأساسية

بيانات الهوية: الكود والمجموعة والاسم العربي (name1) والاسم الإنجليزي (name2)، ثم العميل وسطر الوصف، إضافة إلى حقلي مرجع يختلفان عن بقية الشاشة:

• عرض السعر حقل مقفل لا تملؤه بنفسك، بل يختمه عرض أسعار المشروع حين يُنشئ المشروع بزر إنشاء المشروع و المهام — وهذا هو الطريق الحقيقي لإنشاء المشاريع في المكاتب التي تُسعّر قبل أن تبدأ.
• نسخ من عكسه: تختار فيه مشروعاً آخر فيُملأ هذا المشروع منه. وسيأتي شرحه ضمن أزرار العمليات، لأنه ينقل أكثر مما يُتوقع.

ومثالنا يبدأ بالكود PRJ-0007 والاسم العربي تشطيب عيادة الرياض والعميل C-0042.

تفاصيل المشروع

هذه المجموعة هي العقد مترجَماً إلى حقول، وهي مشتركة مع عرض الأسعار ومع قالب المشروع، فستبدو مألوفة إن كنت رأيتهما.

الحقل	ما يفيده
تصنيف المشروع	تصنيف للفرز والتقارير
نوع المشروع / نوع المشروع الفرعى	مفردات العمل — قائمة النوع الفرعي تضيق حسب النوع الذي اخترته، انظر أنواع وتصنيفات وتخصصات المشاريع
المدير / نائب المدير	الموظفان المسؤولان عن العمل. وأثرهما يتجاوز التقارير: هما من يحدد أوراق التنفيذ التي يستطيع المدير تجميعها للموافقة، وهما دائماً ضمن فريق عمل المشروع
البداية المخططة / النهاية المخططة	نافذة التنفيذ المخططة
الوقت الإجمالي للمشروع	رقم ووحدة، افتراضها الشهر، وهو حقل إلزامي
البداية الفعلية / النهاية الفعلية	النافذة الفعلية، ويكتبها النظام ولا تُدخل يدوياً
الموظف المسئول والمسئول والوسيط	صاحب المتابعة اليومية، والجهة المسؤولة من خارج الشركة، والوسيط الذي جلب العمل
القيمة الإجمالية للتعاقد والعملة والمعدل	قيمة التعاقد بعملة الصفقة وسعر تحويلها
قيمة التعاقد بالعملة المحلية	تُحتسب في كل حفظ = القيمة الإجمالية × المعدل، فتعامل معها كنتيجة لا كمدخل
التكلفة التقديرية	تقديرك لتكلفة تنفيذ العمل، وهو رقم إخباري لا يقارنه النظام بشيء

ونافذة التخطيط ذاتية التوازن، وهذا يوفّر حساباً كثيراً: اكتب البداية المخططة والوقت الإجمالي للمشروع فتُملأ النهاية المخططة وحدها؛ أو اكتب النهاية فتُحسب البداية بالعكس؛ وإذا غيّرت المدة أو وحدتها تحرّك تاريخ النهاية معها.

في عيادة الرياض: النوع تشطيبات داخلية، المدير أحمد س.، البداية المخططة 01-03-2026، والوقت الإجمالي 6 شهور — فتصل النهاية المخططة وحدها إلى 01-09-2026. والقيمة الإجمالية 900,000 بعملة SAR ومعدل 1، فتُحفظ قيمة التعاقد بالعملة المحلية 900,000 كذلك.

زوجا التواريخ

التواريخ المخططة والتواريخ الفعلية متجاورتان على الشاشة، والوسيلة المأمونة للتفريق بينهما أن الزوج الفعلي مقفل ورمادي — يكتبه النظام من مهام المشروع: أبكر بداية مهمة، ثم — متى بلغت نسبة التنفيذ 100 % — آخر نهاية مهمة.

الفوترة الدورية

ليست كل الارتباطات تُفوتر على العمل المنجز. فالعقد الشهري وعقد الصيانة والأتعاب الثابتة كلها مطالبة واحدة تتكرر، ومجموعة الفاتورة الدورية هي التي يصف فيها المشروع هذا الترتيب مرة واحدة.

يحدد مدة الفاتورة الدورية الإيقاع — رقم ووحدة، ويصل شهر واحد على المشروع الجديد، ولا يقل عن يوم.

أما جدول الفاتورة الدورية أسفل التصنيفات فهو موضع المطالبة نفسها، سطر لكل بند متكرر:

العمود	ماذا يحمل
القيمة	المبلغ المطالَب به كل دورة
ملاحظات	النص الذي سيظهر على سطر الفاتورة
القطاع والفرع والإدارة ومجموعة التحليل	المحددات التي يحملها سطر الفاتورة

واستعمل عدة أسطر حين تُفوتر الأتعاب على أكثر من بند — أتعاب ومصروفات مستردة مثلاً — فتُبنى الفاتورة بالتوزيع نفسه.

أما حقل قيمة الفاتورة الدورية في الترويسة فلا تكتبه بنفسك، بل يصونه النظام: يضع فيه عند كل حفظ إجمالي الجدول. فإن ملأت الجدول أعاد لك الإجمالي للمراجعة، وإن تركته فارغاً قرأ صفراً، وهذه طريقة النظام في القول إن هذا المشروع لا مطالبة دورية له.

والفواتير نفسها لا تصدر من هنا. ففي شاشة فاتورة المشروع يقرأ زر إنشاء الفواتير الدورية هذه الأسطر وينسخ كل واحد منها إلى سطر فاتورة بقيمته — فالمشروع يحفظ التعليمات الدائمة، وشاشة الفاتورة تنفّذها متى حلّت الدورة.

وفي عيادة الرياض يطالب المكتب بأتعاب تصميم شهرية: المدة شهر واحد، وسطر واحد في الجدول قيمته 150,000. وعند الحفظ يقرأ حقل قيمة الفاتورة الدورية في الترويسة 150,000، وتُصدر فاتورة كل شهر من هذا السطر الواحد.

تصنيفات المشروع

تصنيف المشروع 2 حتى تصنيف المشروع 8 سبعة حقول تصنيف إضافية، وُضعت ليقسّم المكتب محفظة مشاريعه كما يشاء — بمصدر التمويل أو المنطقة أو الشريك — واستعمالها للفرز والتقارير فقط.

جدول التفاصيل

أسفل التصنيفات يقع جدول التفاصيل: مصفوفة المرحلة × التخصص، حيث تُوزَّع الساعات والتكاليف التقديرية لكل تخصص في كل مرحلة. وهي أصعب فكرة في الوحدة ولها صفحتها الخاصة التي تمشي على مصفوفة كاملة 4 × 3. وما تحتاجه وأنت أمام هذه الشاشة:

• لا تُدخل في السطر إلا ثلاثة أشياء: المرحلة والتخصص ونسبة توزيع التخصص على المرحلة؛
• أما أعمدة التكلفة كلها فتُعاد حسابتها عند الحفظ من صفحة التخصصات ومن تلك النسبة، فأي رقم تكتبه فيها يُستبدل؛
• ولا بد أن يكون المرجعان موجودين أصلاً في صفحتَي المراحل والتخصصات وإلا رُفض الحفظ.

وفوق الجدول ثلاثة أزرار: نسخ المراحل الي التفاصيل ونسخ التخصصات الي التفاصيل وإنشاء مصفوفة من المراحل و التخصصات.

هذه الأزرار الثلاثة تستبدل الجدول

كل واحد منها يمسح جدول التفاصيل ويعيد بناءه ولا يضيف إليه، فتضيع أي نسب توزيع كتبتها. رتّب صفحتَي المراحل والتخصصات أولاً، ثم اضغط الزر مرة واحدة، ثم ابدأ الإدخال.

حالة المشروع

خمسة أرقام مقفلة، ولها قاعدة يقع فيها الجميع. وشرحها في فقرة «من أين تأتي الأرقام» أدناه.

الحسابات

الحساب الرئيسي وخمسة حسابات مرقّمة. وهذه هي التي تجعل المشروع صالحاً لأن يكون ذمة: أنشئ حسابات من نوع ذمة نوعها المشروع، وضعها هنا، فتستقر كل مستندات التكلفة والفوترة على حسابات المشروع نفسه. وإذا أُنشئ المشروع من عرض أسعار لا يحمل حسابات خاصة به، أُخذت حافظة الحسابات من القالب.

المحددات

الشركة والقطاع والفرع والإدارة ومجموعة التحليل — محددات نما المعتادة، وتحملها كل المستندات التي تمر بالمشروع.

الصفحة الثانية — المراحل

المراحل هي الأطوار التي يخطط المكتب عليها ويطالب بقيمتها: التصميم المبدئي، والتصميم التنفيذي، والإشراف الموقعي. وهذه الصفحة هي التي تُسرد فيها مراحل المشروع، وهي أكثر من مجرد قائمة — إنها مولّد.

كل سطر يحمل إسم المرحلة و**% من المشروع** وتاريخي البداية والنهاية والتسليمات والموظف المسؤول ونسبة ما تم تنفيذه، إضافة إلى أعمدة التكاليف التقديرية. وعند حفظ المشروع، كل سطر لا يشير بعد إلى مرحلة قائمة يُنشئ سجل مرحلة (Project Milestone) حقيقياً تحت مجموعة التكويد التي اخترتها في مجموعة تكويد المراحل، بكود مكوّن من كود المشروع وترتيب السطر إذا لم تحمل المجموعة معادلة تكويد. واحذف السطر يُحذف السجل المولَّد معه.

في عيادة الرياض: المجموعة MG-MILES وثلاثة أسطر:

إسم المرحلة	% من المشروع	البداية	النهاية
التصميم المبدئي	20	01-03-2026	01-04-2026
التصميم التنفيذي	50	01-04-2026	01-07-2026
إشراف موقعي	30	01-07-2026	01-09-2026

فتظهر عند الحفظ ثلاثة سجلات مراحل بالأكواد PRJ-00070 وPRJ-00071 وPRJ-00072. وهذه السجلات هي ما تلتقطه بقية الوحدة: المهمة تُسنَد إلى مرحلة، وسطر الفاتورة يطالب بمرحلة، ومستند «مرحلة مشروع» — انظر مستندات مرحلة المشروع — يضع هذه المراحل في جدول زمني.

وأمران في هذا الجدول يستحقان الانتباه قبل الكتابة فيه:

• أعمدة التكاليف التقديرية نتائج لا مدخلات. فأي مرحلة تظهر في جدول التفاصيل تُعاد كتابة أعمدتها عند الحفظ من أسطر المصفوفة التابعة لها. ومكان إدخال التقدير هو صفحة التخصصات.
• نسبة «ما تم تنفيذه» عليك أنت. لا يحسبها شيء، وتبقى كما تركها آخر من كتبها، وهي الرقم الذي يقرأه أي تقرير تقدّم بالمراحل.

وللنسب قاعدة واحدة يفرضها النظام فعلاً: لكل مرحلة، لا يجوز أن يتجاوز مجموع أسطر المصفوفة التابعة لها نسبة % من المشروع الخاصة بتلك المرحلة. وهذه أكثر رسالة تحقق يُسأل عنها الدعم، وهي مشروحة بالأرقام في صفحة المراحل والمصفوفة.

الصفحة الثالثة — التخصصات

التخصصات التي يحتاجها العمل — عمارة، إنشاءات، كهروميكانيكا — سطر لكل تخصص، مع وزنه % المشروع وتكلفته التقديرية على مستوى المشروع كله: ساعات عمل مباشرة ومتوسط تكلفة الساعة وتكاليف غير مباشرة. وعند الحفظ يضرب النظام الأولين ليخرج التكلفة المباشرة، ثم يضيف غير المباشرة ليصل إلى الإجمالي.

وهذه الصفحة هي المدخل الحقيقي للتقدير، وما تفعله المصفوفة في الصفحة الرئيسية هو توزيع هذه الأرقام على المراحل لا أكثر.

في مثالنا:

التخصص	% المشروع	ساعات مباشرة	متوسط تكلفة الساعة	غير مباشرة
عمارة	60	1,200	90	20,000
كهروميكانيكا	40	800	110	12,000

فيُحفظ للعمارة 108,000 + 20,000 = 128,000، وللكهروميكانيكا 88,000 + 12,000 = 100,000.

ولا شيء من ذلك مُلزِم في أي مكان: لا توجد في هذه الوحدة رقابة موازنة، وهذه الأرقام تُعلم من يقرأ الشاشة، ولا تمنع مشروعاً من إنفاق أضعافها.

الصفحة الرابعة — المهام

قائمة مقفلة بكل مهمة تشير إلى هذا المشروع. لا تُنشئ منها مهمة — فهي نافذة لا جدول — لكنها أسرع طريقة لرؤية توزيع العمل كله وفتح أي جزء منه.

الصفحة الخامسة — فريق العمل

سجل من يُسمح له بالعمل على هذا المشروع.

أضف سطراً لكل موظف مع ملاحظة اختيارية. وعند الحفظ يحتفظ المشروع بقائمة صامتة بكل من يحق له تسجيل وقت عليه: المدير ونائب المدير وكل موظف في هذا الجدول. وهذه القائمة هي ما تطابقه شاشة تنفيذ المهام — فالموظف غير المدرَج فيها لن يجد المشروع ولا مهامه في القائمة. وفعّل خيار للجميع حين يكون العمل مفتوحاً لكل الشركة ولا تريد صيانة السجل.

وفي عيادة الرياض نضيف سارة م. وخالد ر.، فيصبحون مع أحمد س. الأشخاص الذين يقبل المشروع أوقات تنفيذهم.

قائمة الحالات

يحمل المشروع إحدى هذه الحالات:

الحالة	معناها عملياً
مبدئي	مشروع مسجَّل ولم يُعتمد بعد بوصفه عملاً
لم تبدأ	ما يأخذه المشروع الجديد تلقائياً
قيد التنفيذ	العمل بدأ
اعتماد العميل	في انتظار العميل
معلقة	متوقف مؤقتاً
منتهي	سُلّم
ملغي	أُلغي

وتظهر الحالة مقفلة في مجموعة «حالة المشروع»، وتتغير بزر تغيير حالة المشروع أعلى الصفحة الرئيسية. يسألك الزر عن الحالة المطلوبة — لم تبدأ أو قيد التنفيذ أو منتهي أو معلقة أو اعتماد العميل — وتسري الإجابة عند الحفظ. والزر نفسه موجود في شاشة القائمة، فيستطيع المدير تحريك دفعة من المشاريع دفعة واحدة.

وثلاثة أمور تحرّك الحالة دون أن يضغط أحد الزر:

• إنشاء المشروع من عرض أسعار معتمد يضعه في قيد التنفيذ؛
• أول ورقة تنفيذ مهام تُسجَّل على مشروع ما زال لم تبدأ تنقله إلى قيد التنفيذ؛
• وسطر فاتورة المشروع قد يحمل قيمة تغيير حالة المشروع إلى، فتُطبَّق على المشروع عند معالجة الفاتورة.

قائمة لا دورة عمل

لا شيء يتحقق من ترتيب الانتقالات. يستطيع المشروع أن يعود من منتهي إلى لم تبدأ، أو يقفز من لم تبدأ إلى منتهي، ولا قاعدة ولا صلاحية ولا تنبيه يعترض. فتعامل مع الحالة على أنها وصف تلتزم مؤسستك بصيانته، لا أداة ضبط.

من أين تأتي الأرقام

تحمل مجموعة حالة المشروع خمسة أرقام لا يكتبها أحد:

الحقل	ما هو
التكلفة الحالية	مجموع التكلفة الفعلية لمهام المشروع
إجمالي الوقت المخطط بالساعة	مجموع ساعاتها المخططة
إجمالي الوقت الفعلي	مجموع ساعاتها الفعلية المعتمدة
نسبة التنفيذ الحالية	الوقت الفعلي ÷ الوقت المخطط × 100، بمنزلتين عشريتين
حالة المشروع	الحالة الموضّحة أعلاه

وحقيقتان عن هذه الأرقام تحكمان قراءتك للشاشة.

تتحدث عند حفظ مهمة، لا عند حفظ المشروع. افتح مشروعاً وعدّل فيه واحفظه فلن تتحرك هذه الأرقام — لأن الذي يعيد حسابها هو المهمة أثناء حفظها. فإن كانت أرقام مشروع أمامك تبدو قديمة، فالعلاج أن تفتح إحدى مهامه وتحفظها، فيُعاد بناء الإجماليات من كل مهام ذلك المشروع. وتجري الحسبة نفسها عند اعتماد الموافقة على أوقات التنفيذ، وهكذا تصل الساعات المعتمدة إلى هنا في التشغيل الطبيعي.

والتكلفة الحالية عمالة فقط. هي ساعات منفذي المهام مقوَّمة بمعدلاتهم، لا غير — فالمصاريف والمشتريات والمخزون والأصول الثابتة لا تصل إليها مهما سُجّلت على المشروع. وإن أردت التكلفة مقابل الإيراد فاقرأ مصادر تكلفة وإيراد المشروع، فهي صريحة في بيان ما تعرضه كل شاشة.

النسبة الوحيدة التي يحسبها النظام

نسبة التنفيذ الحالية هي رقم التقدّم الوحيد المحسوب في الوحدة، وهي تقيس الساعات لا التسليم. فالعمل الذي استهلك كل ساعاته المخططة يقرأ 100 % سواء سُلّم منه شيء أو لم يُسلَّم. وكل نسبة أخرى على المشروع — نسبة «ما تم تنفيذه» على المراحل، ونسبة التنفيذ على التخصصات، ونسبة الإتمام على أسطر المصفوفة — تُكتب باليد وتبقى كما كُتبت.

وحين تُنفَّذ مهمتان على عيادة الرياض وتُعتمد ساعاتهما — 400 ساعة مخططة و260 فعلية بتكلفة فعلية 31,000 — يكتب حفظ المهمة الثانية التكلفة الحالية 31,000 وإجمالي الوقت المخطط 400 وإجمالي الوقت الفعلي 260 ونسبة التنفيذ الحالية 65.00 %، ويختم البداية الفعلية من أبكر مهمة. أما أعمدة «ما تم تنفيذه» على المراحل فما زالت أصفاراً لأن أحداً لم يكتب فيها.

أزرار العمليات

إلى جانب أزرار المصفوفة الثلاثة، تحمل الشاشة عائلة صغيرة من العمليات لإعادة استخدام العمل.

تكرار المشروع ينسخ المشروع لارتباط جديد. يسألك عن مدى العملاء (من عميل / إلى عميل بالكود) وتاريخ البداية، وهل تُنسخ المهام ومنفذوها، وكم من قائمة المراحل يُنقل؛ ونسخة الزر داخل الشاشة تتيح أيضاً تسمية النسخة. وكل نسخة يُعاد تأريخها: تبدأ النافذة المخططة في التاريخ الذي أجبت به وتحتفظ بطول الأصل، وتتحرك أسطر المراحل معها فتبقى المراحل متناسبة.

املأ مدى العملاء دائماً

ينسخ الزر المشروع المختار مرة لكل عميل داخل مدى «من / إلى». فإن تركت المدى فارغاً أنتج نسخة لكل عميل في قاعدة البيانات. اكتب العميل الواحد في الحقلين معاً حين تريد نسخة واحدة.

تكرار مراحل المشروع لا يُنشئ مشروعاً. هو يضيف نسخاً من أسطر المراحل إلى المشروع الذي أنت فيه، ويستطيع نقل مهام المرحلة الأخيرة إلى المرحلة الجديدة — وهو أداة العمل الذي يكرر الطور نفسه، كعقد صيانة يعيد دورة حصر كل ربع سنة.

نسخ من، في مجموعة المعلومات الأساسية، يملأ مشروعاً جديداً من مشروع قائم: الترويسة وتفاصيل المشروع والحسابات والعملة والمعدل ومجموعة المراحل والتخصصات، والجداول الأربعة كلها — التخصصات والمراحل وجدول التفاصيل. وتصل أسطر المراحل المنسوخة غير مرتبطة، فيولّد حفظ المشروع الجديد سجلات مراحل خاصة به بدل مشاركة سجلات الأصل.

المشروع المنسوخ يرث تقدّم الأصل

ينقل نسخ من كذلك التكلفة الحالية ونسبة التنفيذ الحالية والوقت المخطط والفعلي وحالة المشروع الأصل. فقد يُفتح مشروع جديد تماماً وهو يعرض أرقام عمل آخر. وتصحّح هذه الأرقام نفسها أول ما تُحفظ مهمة من مهام المشروع الجديد؛ وحتى ذلك الحين لا تقرأها.

إنشاء الفاتورة، في قائمة المزيد، يفتح فاتورة مشروع جديدة تحمل عميل المشروع وتشير إلى هذا المشروع في الطرفين، فتعرف أزرار التجميع على الفاتورة ما الذي تجمعه. ويشترط أن يكون المشروع محفوظاً.

بناء التوزيع كله في خطوة واحدة

تحمل الصفحة الرئيسية حقل مجموعة المراحل و التخصصات، وهو أسرع طريق لبدء مشروع يتبع معياراً ثابتاً للمكتب. فاختيار مجموعة يمسح جداول المراحل والتخصصات والتفاصيل ويعيد بناءها من أسطر تلك المجموعة — فاخترها قبل أن تكتب شيئاً لا بعده. وتُبنى هذه المجموعات مرة واحدة للشركة ثم يُعاد استخدامها، وتشرح صفحة المراحل والمصفوفة كيف تُصمَّم.

ما الذي يشير إلى المشروع

متى وُجد المشروع صارت معظم الوحدة تشير إليه:

• المهام تُنشأ عليه وتدفع تكلفتها وساعاتها إليه؛
• أوراق تنفيذ المهام تسجّل الساعات على تلك المهام؛
• طلبات وسندات المصروف تسجّل ما يُنفق عليه؛
• فواتير المشروع تطالب بقيمته؛
• والاجراءات تسجّل المتابعات المتفق عليها فيه.