ملفات الموارد البشرية الأساسية (HR Master Files)

ملف الموظف في معظمه مؤشرات: إلى أي إدارة ينتمي الشخص، وأي موقع يشغله، وأين يعمل، وما جنسيته. وكل مؤشر من هذه ملف رئيسي صغير قائم بذاته، ومعظمها يفعل أكثر من مجرد وصف الموظف — فالموقع الوظيفي يمكن أن يحدّ إذون الانصراف، والدرجة الوظيفية يمكن أن تنقل مسئولياتها لكل من يشغلها، وسياسة التأمينات الاجتماعية يمكن أن تحل محل نسب التأمين العامة للشركة. تسرد هذه الصفحة هذه الملفات، وما يحمله كل منها، وأين يقرؤه النظام، حتى يمكن تتبّع سؤال «لماذا حصل الموظف على هذا؟» إلى القائمة الصحيحة.

املأ هذه القوائم قبل إنشاء الموظفين. كلها ملفات رئيسية بسيطة من كود واسم مع المحددات المعتادة، والأقسام التالية تشرح فقط ما تضيفه فوق ذلك.

أين توجد

الشاشة	الاسم الإنجليزي	القائمة
إدارة موظف	Employee Department	الرواتب > الأساسيات > إدارة موظف
الموقع الوظيفي	Job Position	الرواتب > الأساسيات > الموقع الوظيفي
درجة وظيفية	Organizational Position	الرواتب > الأساسيات > درجة وظيفية
المهارة	Skill	الموارد البشرية > الأساسيات > المهارة
خبرة	Experience	الموارد البشرية > الأساسيات > خبرة
مكان عمل	Employee Work Place	الموارد البشرية > الأساسيات > مكان عمل
سياسة التأمينات الاجتماعية	Social Insurance Policy	الموارد البشرية > التأمين الصحي > سياسة التأمينات الاجتماعية
جنسية	Nationality	الأساسيات > الملفات > جنسية
مجموعة موظفين	Employee Group	الأساسيات > الملاحظات > مجموعة موظفين
كفيل	Sponsor	التعليم > الملفات > كفيل

إدارة موظف (Employee Department)

إدارة موظف هي إدارة الموارد البشرية التي ينتمي إليها الموظف — حقل إدارة موظف في ملف الموظف. وهي منفصلة عن محدد الإدارة: المحدد يقرر أين تقع تكاليف الموظف في الحسابات، أما إدارة الموظف فهي الوحدة التنظيمية التي تديرها شئون الموظفين. ومعظم نطاقات الموظفين والمعايير في الموارد البشرية (مفردات الراتب، وخطط الدوام، وقواعد إذون الانصراف، وأزرار تجميع الموظفين) يمكنها التصفية بأيٍّ منهما.

الحقل	ماذا يفعل
مدير الإدارة (Department Manager)	الموظف الذي يرأس الإدارة.
أقصى عدد إذون انصراف شهريا، أقصى عدد ساعات إذون انصراف شهريا، أقصى عدد ساعات للإذن الواحد	حدود إذون الانصراف لموظفي الإدارة — راجع «كيف تُختار حدود إذون الانصراف» أدناه.

الأقسام الوظيفية تتبع إدارة: اختيار القسم الوظيفي في ملف الموظف يملأ إدارة الموظف الخاصة به، وتُقصَر قائمة الأقسام على الإدارة المختارة بالفعل.

الموقع الوظيفي والدرجة الوظيفية (Job Position, Organizational Position)

كلاهما يصف دور الموظف، وكلاهما شجرة: يمكن لكل سجل أن يحدد المجموعة الأعلي، فتُجمَّع المواقع في عائلات.

• الموقع الوظيفي (Job Position) هو العمل الذي يؤديه الموظف — محاسب، سائق، مندوب مبيعات.
• درجة وظيفية (Organizational Position) هي الخانة في الهيكل التنظيمي — الدرجة أو المنصب الذي يشغله الموظف. ويستخدمها ملف الموظف أيضًا في الدرجة الوظيفيه الأعلي (Super Position)، وفي تثبيتات الخليج في المهنة بالأقامة.

ما يحمله كل منهما:

الحقل	الموقع الوظيفي	الدرجة الوظيفية	ماذا يفعل
المهام والواجبات	✓	✓	يُنسخ إلى المهام والواجبات الخاصة بالموظف عند اختيار الموقع إذا كان ذلك الحقل ما زال فارغًا.
أقصى عدد إذون انصراف شهريا / أقصى عدد ساعات إذون انصراف شهريا / أقصى عدد ساعات للإذن الواحد	✓	✓	حدود إذون الانصراف لمن يشغلون الموقع.
الإستثناء من البصمة (Finger Print Exception)	✓	✓	يكمل البصمات الناقصة لمن يشغلونه — انظر أدناه.
جدول المسئوليات		✓	يُنسخ إلى مسئوليات الموظف عند اختيار الدرجة، عدا الأسطر المؤشَّر عليها عدم نسخ المسئولية للموظف.
تبويب المهارات (المهارة، المستوى، الوصف)		✓	المهارات التي تتطلبها الدرجة.
أقل عدد من الأماكن الشاغرة / أقصي عدد من الأماكن الشاغرة		✓	الحد الأقصى يقيّد الشواغر: لا يمكن لشاغر وظيفي لهذه الدرجة أن يطلب أكثر من هذا العدد.
عدد سنين الخبر المطلوبة		✓	يُسجَّل على الدرجة للرجوع إليه.

الإستثناء من البصمة (Finger Print Exception)

بعض الموظفين لا يُتوقع منهم البصم في طرفي اليوم — سائق يتحرك من بيته، أو مدير معفى من بصمة الانصراف. يخبر الإستثناء من البصمة حساب الحضور بما يفترضه:

القيمة	أثرها على اليوم
الإستثناء من الحضور (Check In Exception)	البصمة التي ليس لها إلا انصراف تأخذ وقت بداية الدوام كوقت حضور.
الإستثناء من الانصراف (Check Out Exception)	البصمة التي ليس لها إلا حضور تأخذ وقت نهاية الدوام كوقت انصراف.
الإستثناء من الحضور والانصراف (Check In And Check Out Exception)	يوم العمل الذي لا بصمات فيه إطلاقًا يُحتسب يوم عمل بساعات الدوام.

لملف الموظف الحقل نفسه. يستخدم النظام قيمة الموظف أولًا، ثم قيمة الدرجة الوظيفية، ثم قيمة الموقع الوظيفي.

كيف تُختار حدود إذون الانصراف

الحدود الثلاثة موجودة في ملف الموظف، والموقع الوظيفي، والدرجة الوظيفية، وإدارة الموظف، وسبب الإذن، وإعدادات إذن الانصراف، وإعدادات الموارد البشرية. لكل حد، تفوز قاعدة مطابقة في إعدادات إذن الانصراف؛ وإلا يأخذ النظام أول قيمة غير صفرية بهذا الترتيب: سبب الإذن، ثم ملف الموظف، ثم الموقع الوظيفي، ثم الدرجة الوظيفية، ثم إدارة الموظف، ثم إعدادات الموارد البشرية. اترك أي مستوى فارغًا أو صفرًا ليقرر المستوى التالي.

مكان عمل (Employee Work Place)

مكان عمل هو الموقع الفعلي الذي يعمل فيه الموظف — مكتب فرع أو موقع مشروع أو مخزن. يعرضه ملف الموظف باسم مكان العمل الحالي، وتحديث مكان العمل ينقل الموظف إلى موقع آخر لفترة. يمكن إعلان العطلات لمكان عمل واحد، ويمكن لنطاقات الموظفين في مستندات الرواتب والحضور والتأمين التصفية به. وحقله الوحيد الخاص، يرتبط بـ، رابط حر إلى سجل آخر.

مجموعة موظفين (Employee Group)

مجموعة موظفين قائمة موظفين تُنتقى يدويًا — يحمل جدولها الموظف وملاحظات. وُجدت للمواضع التي يجب أن تستهدف فيها قاعدةٌ أشخاصًا لا تجمعهم إدارة ولا موقع: أسطر خطط الدوام، وإعدادات الحضور الإلكتروني ومستندات تحديد مناطق الحضور (راجع الحضور والانصراف)، وإعدادات أمان تطبيقات الجوال. القاعدة المقيدة بمجموعة لا تنطبق إلا على الموظفين المدرجين فيها.

الجنسية والكفيل (Nationality, Sponsor)

جنسية هي الجنسية في ملف الموظف. تقرؤها قواعد كثيرة في الموارد البشرية: يمكن قصر مفردات الراتب وأنواع الأجازات على نطاق من الجنسيات، ويمكن إعلان العطلات لجنسية واحدة، وتحملها مستندات التأمين الصحي والتأشيرات والإقامة في كل سطر. وتستخدم موديولات أخرى (نزلاء الفنادق، والطلاب، وملّاك العقارات) القائمة نفسها.

كفيل هو الكفيل الخاص بالموظف في تثبيتات الخليج — الشخص أو الشركة التي ترتبط بها الإقامة. وهو قائمة بسيطة؛ أما مستندات نقل الكفالة في التأمينات الاجتماعية والكفالة فتسجّل اسم الكفيل الجديد ورقمه كنص خاص بها.

المهارة والخبرة (Skill, Experience)

المهارة قائمة بسيطة تُستخدم حيثما تصف الموارد البشرية القدرات: تبويب المهارات في الدرجة الوظيفية، وأنواع الشواغر، وخطط التدريب ونتائج الدورات، وسجل مهارات الموظف نفسه.

خبرة ملف خبرة مسمّى بجدول من أسطر نصية حرة. يشير إليه ملف الموظف في نوع الخبرة، بجوار عددي السنوات عدد سنوات الخبرة قبل الاتحاق بالشركة وعدد سنوات الخبرة حاليا.

سياسة التأمينات الاجتماعية (Social Insurance Policy)

شرائح ونسب التأمينات الاجتماعية العامة للشركة موجودة في تبويب التأمينات الاجتماعية في إعدادات الموارد البشرية. وسياسة التأمينات الاجتماعية هي الجدول المؤرخ نفسه محفوظًا كسجل منفصل، للموظفين الذين يجب تأمينهم بشروط مختلفة — نظام آخر، أو جهة أخرى، أو عقد بنسب خاصة.

لكل سطر من تاريخ وإلى تاريخ وتقويم الرواتب، والحد الأدنى والأقصى للأساس الثابت والمتغير للتأمين، ونسبتا الشركة والموظف من الأساس الثابت والمتغير. اختر السياسة في حقل سياسة التأمينات الاجتماعية في ملف الموظف (ويمكن أن يضبطها أيضًا عرض وظيفي أو تحديث بيانات موظف). ومن حينها يقرأ حساب الراتب تأمين ذلك الموظف من السياسة، ولا يقرؤه أبدًا من إعدادات الموارد البشرية: يستخدم السطر الذي تحتوي تواريخه بداية فترة الموارد البشرية لمستند الراتب، والذي يكون تقويمه فارغًا أو مطابقًا لتقويم الموظف. وإن لم يطابق أي سطر، يخرج تأمين الموظف صفرًا.

صفحات ذات صلة

• معلومات شئون الموظف — طبقة الرواتب فوق ملف الموظف.
• الاستئذانات والمأموريات — حيث تُطبَّق حدود إذون الانصراف.
• نقل الموظف — تغيير إدارة الموظف أو موقعه أو مكان عمله بعد التعيين.