حقائب الحسابات والخزائن والشركاء

ثلاثة ملفات صغيرة تقع تحت الحسابات ← الملفات بجوار الحسابات نفسها. لا يسجّل أيٌّ منها حركة؛ فإمّا أن يحدّد أيّ الحسابات يُقيَّد عليها الطرف، وإمّا أن يكون هو نفسه طرفًا تتحرّك إليه الأموال ومنه.

حقيبة الحسابات (AccountsBag) — مجموعة حسابات واحدة لأطراف كثيرة

كلّ طرف في «نما» — عميل أو مورد أو موظف أو خزينة أو حساب بنكي — يحمل كتلة حسابات: الحساب الرئيسي، وحسابات مرقّمة (حساب 01، حساب 02، …)، وعملة، وحقيبة حسابات. وكتابة الحسابات الخمسة نفسها على مئتي عميل عملٌ بطيء وعرضة للخطأ. لذلك تحفظ حقيبة حسابات (Accounting > Master Files > Accounts Bag) هذه المجموعة مرة واحدة، ويتشاركها كلّ طرف يختار الحقيبة.

في شاشة الحقيبة:

• نوع الذمة — نوع الطرف الذي صُمّمت له الحقيبة (عميل، مورد، موظف…). إذا مُلئ وجب أن يكون كلّ حساب في الحقيبة حساب ذمة يقبل هذا النوع من الأطراف (انظر الحسابات)؛ وإلا فلن تُحفظ الحقيبة.
• تجاهل حسابات الذمة واستعمال حسابات الحقيبة دائماً — عند تفعيله تأخذ المستندات الحسابات من الحقيبة دائمًا وتتجاهل ما هو مكتوب على الطرف نفسه. فإذا غيّرت الحقيبة تبعها كلّ طرف يستخدمها في مستنده التالي.
• عدم نسخ حسابات الحقيبة للذمة — افتراضيًا، اختيار حقيبة مفعَّل فيها الخيار السابق ينسخ حساباتها إلى كتلة الحسابات في الطرف نفسه لتظهر على شاشته. فعّل هذا الخيار لتبقى حقول الطرف فارغة.
• كتلة الحسابات — الحساب الرئيسي والحسابات من 01 إلى 05، تمامًا كما في الطرف.
• جدول التفاصيل — حسابات إضافية، لكلّ منها كود الحساب (رمز قصير تختاره) وملاحظات. والتوجيه أو الجانب المحاسبي الذي يكون مصدر حسابه من الحقيبة يذكر كود الحساب هذا، فيُستعمل الحساب الموجود في السطر المطابق.
• جدول الحسابات حسب العملة — حساب لكلّ نوع حافظة وعملة. وعند تفعيل خيار اختيار الحساب من الحقيبة حسب العملة ونوع الحساب في الجانب المحاسبي، يُختار الحساب من هذا الجدول بحسب عملة المستند، فيُقيَّد الطرف الذي يتعامل بعدّة عملات على حساب مستقل لكلّ عملة. ولا يجوز تكرار الحساب والنوع والعملة نفسها.

وحتى دون خيار «التجاهل» تظلّ الحقيبة مؤثّرة: فحساباتها وجدول تفاصيلها وجدول حساباتها حسب العملة تُعامَل كلّها كحسابات للطرف نفسه حين يذكر سطر القيد ذلك الطرف، فتُقبل حيث كان سيُرفض الحساب لأنه «ليس من حسابات هذه الذمة».

الخزينة (SafeDeposite) — خزينة نقدية

الخزينة (Accounting > Master Files > Safe Deposit) صندوق نقدية أو خزينة. وهي طرف قائم بذاته له كتلة حسابات خاصة، فالسند الذي يكون جانبه النقدي خزينةً يُقيَّد على حسابات تلك الخزينة. وفي شاشتها:

• مسئول العهدة — الموظف المسؤول عن الخزينة، والكود الإنجليزي.
• خزينة كاشير — فعّله للخزينة التي يعمل عليها الكاشير. ولا يمكن اختيار خزينة في سند فتح وردية إلا إذا كان هذا الخيار مفعّلًا فيها (انظر ورديات الكاشير).
• الخزينة الرئيسية — لا تُتاح إلا في خزينة الكاشير: الخزينة التي تُسلَّم إليها نقدية الوردية. وحين يختار سند غلق وردية الوردية المفتوحة تُنسخ الخزينة الرئيسية من هنا.
• كتلة الحسابات، وجدول معلومات إضافية (مرجع ووصف وملاحظات لكلّ سطر)، والمحددات.

وسندات القبض والصرف التي يكون مصدر الحساب في توجيهها خزينة تأخذ الخزينة من التوجيه أو من المستخدم؛ انظر توجيهات السندات.

الشريك (Partner) — مالك يُتابَع كطرف

الشريك (Accounting > Master Files > Partner) مالكٌ أو شريك في النشاط يُحفظ طرفًا مستقلًا، بعيدًا عن العملاء والموردين والموظفين. ولأنّ له كتلة حسابات يمكن أن يكون الطرف في سندات القبض والصرف وفي تخصيص أعمار الديون، والذمة في سطر القيد، فيبقى رأس مال كلّ شريك وحسابه الجاري قابلًا للتتبّع. ويحمل أيضًا:

• حقل النسبة والكود الإنجليزي،
• معلومات الاتصال (العنوان والهواتف والبريد الإلكتروني)،
• حتى أربع مجموعات بيانات البنك (اسم البنك، الفرع، اسم الحساب، الدولة، رمز SWIFT، رقم IBAN، البنك الوسيط)، مع مرفقات.

حقل النسبة للعلم فقط: لا يقرؤه توزيع الأرباح. فنصيب كلّ شريك من الربح يأتي من سجل أسهم الشركاء، حيث يمكن أن يكون سطر الشريك سجلّ شريك أو موظفًا أو طرفًا ثالثًا. انظر أسهم الشركاء وتوزيع الأرباح.

على أرض الواقع

• الخزائن موجودة في كل مكان تقريبًا: نحو 6 من كل 7 منشآت تحتفظ بها. تبدأ المنشأة الجديدة بخزينة واحدة، ونحو 4 من كل 5 منشآت تضيف غيرها؛ والمنشأة المعتادة تحتفظ بنحو ست خزائن، والعُشر الأكبر بأكثر من 25.
• معظم الخزائن صناديق نقدية عادية. أما ورديات الكاشير، ومعها خيارا خزينة كاشير والخزينة الرئيسية، فلا تستعملها إلا منشآت قليلة.
• نحو 2 من كل 3 منشآت تحتفظ بسجلات شركاء، أربعة تقريبًا في المعتاد. وتوزيع الأرباح عبر أسهم الشركاء تستعمله نحو منشأة من كل 20، فمعظمها يستعمل الشريك ببساطة لمتابعة رأس مال كل مالك وحسابه الجاري.
• نحو نصف المنشآت تستعمل حقائب الحسابات، ولا تحتاج منها إلا عددًا قليلًا: نحو خمس في المعتاد، ونادرًا أكثر من عشر، لأن الحقيبة الواحدة تخدم مجموعة كاملة من الأطراف.