فوترة خدمات الصيانة

تتناول هذه الصفحة فاتورة خدمة الصيانة ومردودها: ما تحاسبان عليه، وما يفعله حفظهما، والأزرار على الشاشتين.

الرخصة المطلوبة

فاتورة خدمة الصيانة ومردود فاتورة خدمة الصيانة يحتاجان كود الرخصة crm-maintenance-services.

فرع الخدمات يحاسب على قطع الغيار

سطر الخدمة في هذا الفرع بلا صنف وبلا كمية وبلا سعر، ولذلك تحاسب فاتورة خدمة الصيانة على سطور قطع الغيار فيها.

فإن كان منتجك هو العمالة — نظافة أو حراسة أو صيانة شهرية بأجر مقطوع — فهذه المجموعة لا تستطيع فوترته بوضعها الحالي. والطريق الوحيد الذي يدعمه المنتج هو تسجيل أجر الخدمة كصنف مخزني أو خدمي ووضعه في جدول قطع الغيار ليُحاسَب عليه كقطعة. فإن لم يكن ذلك مقبولًا، فاستعمل فرع صيانة الآلات الذي فيه سطور خدمات مسعّرة؛ وصفحة خدمات أم آلات؟ تشرح المفاضلة.

إصدار الفاتورة

هناك زرّان ينتجانها، كلاهما بعنوان إنشاء فاتورة خدمة (Create Service Invoice)، وكلاهما يفتح في نافذة منبثقة فاتورة خدمة صيانة جديدة غير محفوظة، والمستندُ المصدر هو «مستند المصدر» فيها. فالزر الذي على أمر خدمة الصيانة ينسخ الأمر كاملًا — العميل والاتصال والخدمة والحالة ونوع الأمر ومندوب المبيعات والرقم المسلسل وحقول الضمان ومجموعات المال الأربع في الرأس، والخدمات والأعطال والعُدد وقطع الغيار والفنيون ومجموعات الصيانة وقطع الغيار المرتجعة في الجداول. أما الذي على تنفيذ أمر خدمة الصيانة فينسخ أقل: العميل، والخدمة (سطرَ خدمات واحدًا)، والملاحظات، ومجموعات المال، وقطع الغيار.

وتُصدر «النخبة» فاتورة الأمر SO-0058 يوم ١٦ مايو ٢٠٢٦ بالرقم SINV-0033:

قطعة الغيار SP-FLT-10 × ٨ بسعر ١٨٠٫٠٠	١٬٤٤٠٫٠٠
الإجمالي	١٬٤٤٠٫٠٠
ضريبة مبيعات ١٤٪	٢٠١٫٦٠
صافي القيمة	١٬٦٤١٫٦٠

ماذا يفعل حفظ الفاتورة

الحفظ فوري، وتُنشأ الآثار كطلبات أعمال تُعالَج في الخلفية، فراقب حالة المعالجة على المستند لا زرّ الحفظ. وإن فشل شيء أُعيدت معالجته من شاشة قائمة طلبات الأعمال — افلترها على الحالة الفاشلة، واختر السطور، ثم المزيد ← إعادة المعالجة.

القيد المحاسبي. تُنشئ الفاتورة قيدًا بيعيًا كاملًا من الطرفين المدين والدائن على توجيه مستندها، مع أطراف الضريبة والخصم والنقدية ورسوم الخدمة المضبوطة هناك. وفي SINV-0033 هو ١٬٦٤١٫٦٠ على ذمة العميل، و١٬٤٤٠٫٠٠ لإيراد قطع الغيار، و٢٠١٫٦٠ لضريبة المبيعات. ولا تحمل قيمةً إلى القيد إلا سطور قطع الغيار.

سند الصرف المخزني. إن كان توجيه مستند الفاتورة يسمّي دفتر صرف مخزني وتوجيهه وكان خيار إنشاء سند صرف مخزني بقطع الغيار مؤشَّرًا، أنشأ حفظُ الفاتورة سندَ صرف مخزني حقيقيًا وتذكّره في حقل صرف مخزني للقراءة فقط في الرأس. وتنتج SINV-0033 السند SI-1955 من المخزن WH-ALX بـ ٨ × SP-FLT-10. وهذا هو المستند الذي يُخرج القطع من المخزن فعلًا — لا الأمر ولا سند التنفيذ.

القطع تخرج دائمًا من مخزن الرأس

يأخذ سند الصرف المولَّد مخزنه من رأس الفاتورة، ويحمل صنف كل سطر من سطور قطع الغيار وكميته. فالزيارة التي تسحب قطعًا من مخزنين مختلفين تُسجَّل على فاتورتين، واحدة لكل مخزن. واملأ مخزن الرأس قبل الحفظ.

تصحيح الفاتورة

لعكس فاتورة خدمة صيانة محفوظة، حرّر عليها مردود فاتورة خدمة الصيانة: فالمردود ينشئ القيد العاكس وسند التوريد المخزني، كما هو موصوف أدناه. وصحّح فواتير الخدمة بمردود.

المردودات

مردود فاتورة خدمة الصيانة هو عكس الفاتورة. ينشئ قيدًا شرائيًا من توجيه مستنده الخاص، ويولّد سند توريد مخزني من دفتر التوريد وتوجيهه على التوجيه حين يكون خيار إنشاء سند توريد مخزني بقطع الغيار مؤشَّرًا. وإلغاء المردود يعكس قيده ويلغي سند التوريد.

كما أنه يشترط وجود مخزن قبل الحفظ.

الإجراءات في هذه الشاشات

على فاتورة خدمة الصيانة:

• نسخ كل السطور من أوامر الشغل (Copy All Lines From Service Orders)، في التبويب الرئيسي — املأ جدول الأوامر في الفاتورة بأمر خدمة أو أكثر أولًا، ثم اضغطه. فينسخ الخدمات والأعطال والعُدد وقطع الغيار والفنيين ومجموعات الصيانة وقطع الغيار المرتجعة من كل أمر مذكور إلى جداول الفاتورة، مستبدلًا ما كان فيها. وإن كان خيار اعتبار سطور مستند بناءً على (Consider Lines Of FromDoc) مؤشَّرًا في توجيه مستند الفاتورة، نُسخت سطور «مستند المصدر» أيضًا. ومع جدول أوامر فارغ لا يفعل شيئًا.
• طلب صرف عِدد (Tools Issue)، في تبويب العُدد والزيارات — يفتح طلبًا مخزنيًا غير محفوظ معبّأً بجدول العُدد والعميل.
• طلب صرف قطع غيار (Spare Parts Issue)، في تبويب قطع الغيار والخدمات — يفتح طلب صرف مخزني غير محفوظ بقطع الغيار والعميل ومخزن الصرف في الفاتورة. ولا حاجة إليه إن كان توجيه الفاتورة يولّد الصرف المخزني عند الحفظ كما سبق.
• طلب توريد قطع غيار المرتجعة (Spare Parts Receipt)، في التبويب نفسه — يفتح طلب توريد مخزني غير محفوظ بقطع الغيار المرتجعة.

وأزرار المخزن الثلاثة تحتاج أن تكون الفاتورة محفوظة أولًا، ولا يحفظ أيٌّ منها شيئًا بنفسه.

على مردود فاتورة خدمة الصيانة: يعمل نسخ كل السطور من أوامر الشغل (Copy All Lines From Service Orders) كما على الفاتورة تمامًا، قارئًا جدول الأوامر في المردود نفسه.

حين يرفض مستند الحفظ

تحتاج الفاتورة والمردود كلاهما إلى توجيه مُلئت صفحة إعداداته. فإن أبلغ مستخدم عن خطأ غير واضح عند الحفظ، فافحص توجيه المستند أولًا: فهو في الغالب توجيه أُنشئ ولم يُضبط قط.

وإعدادات التوجيه المهمة فعلًا هنا مشروحة في توجيهات مستندات الصيانة.

التقارير عن أي من هذا

لا توجد تقارير نظام ولا لوحات معلومات لخدمة العملاء إطلاقًا، ولا شيء منها لهذا الفرع بخاصة. والمتاح لك هو شاشة القائمة وأعمدتها وفلاترها، والتصدير إلى Excel، وما يبنيه موقعك من لوحات ذكاء أعمال. فإن طلب أحدهم «تقرير إيرادات الخدمات»، فتذكّر أن هذا الفرع يحاسب على سطور قطع الغيار: فأجر الخدمة المفوتَر كصنف يظهر في التقارير تحت ذلك الصنف.