عقود الخدمة

الترخيص المطلوب

crm.

عقد الخدمة (CRM Service Contract) اتفاقٌ مسعَّر محدود المدة بأن منتجات عميل بعينه المذكورة فيه مستحقة للدعم. تشتري مارينا بلازا اثني عشر شهراً من التغطية لثلاث من وحداتها في غرف النزلاء والمكاتب؛ والعقد يسجّل أي وحدات، ولأي مدة، وبأي سعر.

وقبل كل شيء، حقيقتان تحسمان هل يناسب هذا المستند نشاطك أصلاً.

العقد هو الفاتورة

هذا ليس عقداً يُنتج فواتير لاحقاً. فهو يحمل كتلة المال كاملة بنفسه — أسعار السطور وثمانية مستويات خصم وأربع ضرائب وصافي القيمة والمدفوع والمتبقي — وعند معالجته يقيّد سطر أستاذ واحداً لكل سطر عقد. فحفظ العقد هو حدث الفوترة. ولن يكون هناك حدث آخر أبداً.

لا جدول سداد ولا شيء يولّد فاتورة دورية

ليس في العقد جدول أقساط، ولا صفحة جدول سداد، ولا زرّ ولا قاعدة ولا مهمة مجدولة في خدمة العملاء كلها تحرّر فاتورة منه. واثنتا عشرة فاتورة شهرية تعني اثني عشر سند قبض تُحرَّر باليد، في المحاسبة، واحداً كل شهر، على يد من تذكّر.

ولا شيء يذكّر أحداً. ولا إجراء تجديد ولا تنبيه بقرب الانتهاء أيضاً — فالعقد يكفّ عن التغطية في تاريخ نهايته بصمت.

فإن كنت تبيع اشتراكاً، فخطّط للفوترة الدورية خارج هذا المستند قبل أن تلتزم به.

تحرير عقد

تصل إليه من خدمة العملاء ← الدعم ← عقد خدمة.

ابدأ بتوجيه المستند. فالتوجيه هو ما يقرر هل سيقيّد العقد شيئاً أصلاً، واختياره يملأ كذلك نوع العقد — عادي لعقد جديد، أو تجديد أو ملحق أو ترقية أو تحويل لعقد يحلّ محلّ عقد سابق. ويبقى الحقل قابلاً للتعديل بعدها.

الترويسة — العميل والموظف المسئول (معبّأ بموظف صاحب الجلسة) والوسيط وتصنيف العقد ونوع العقد والعقد المعدل وحالة العقد للقراءة فقط والعملة وسعر الصرف ووصف. وتحتها كتلة التفاصيل الصغيرة فيها يبدأ في وينتهى ومدة العقد في الترويسة.

وCSC-0044 محرَّر في 25 فبراير 2026 بتاريخ فعلي 1 مارس، للعميل C-01188، والوسيط MED-07، ونوع العقد عادي، ويمتد من 1 مارس 2026 إلى 1 مارس 2027.

السطور — جدول تفاصيل عقود الخدمة قلب المستند. سطر لكل منتج مغطى:

#	المنتج	الرقم المسلسل	يبدأ في	ينتهى	صافي القيمة
1	AC-SPL-24 وحدة سبليت 24000	SPL24-2025-11-0783	2026-03-01	2027-03-01	18,000.00
2	AC-SPL-18 وحدة سبليت 18000	SPL18-2025-11-0791	2026-03-01	2027-03-01	14,000.00
3	AC-FCU-08 وحدة فان كويل	FCU08-2025-12-0310	2026-03-01	2027-03-01	8,000.00

ويحمل كل سطر أيضاً سعر وحدة وثمانية مستويات خصم وأربع ضرائب صنف ومدةً وعمود إلى محسوباً نعود إليه في فقرة التجميد.

وإدراج سطر ينسخ إليه «يبدأ في» و«ينتهى» من الترويسة، وكتابة قيمة المدة أو وحدتها تحسب «ينتهى» في السطر من «يبدأ في» فيه. وأي تواريخ سطور ما زالت فارغة عند حفظ المستند تُملأ من الترويسة.

الإجماليات محسوبة من السطور. وعلى CSC-0044:

الإجمالي	40,000.00
ضريبة مبيعات 14٪	5,600.00
صافي القيمة	45,600.00

ماذا يحدث عند معالجة العقد

عند الحفظ يرفع العقد أثره المحاسبي بوصفه طلب أعمال يُعالَج في الخلفية — فيُحفظ المستند فوراً ويظهر قيد الأستاذ بعد لحظة. فإن أخفق ظهر في شاشة قائمة طلبات الأعمال، حيث تُرشِّح بحالة المعالجة وتحدّد السطور وتستعمل قائمة المزيد ← إعادة المعالجة / إعادة الحفظ. ولا يظهر شيء من ذلك على شاشة العقد نفسها.

والقيد الناتج عن CSC-0044 هو سطر أستاذ لكل سطر تفاصيل — 18,000.00 و14,000.00 و8,000.00 — يجعل حساب مدينية العميل مديناً بـ45,600.00 ويجعل إيراد عقود الخدمة دائناً بـ40,000.00 وضريبة المبيعات المستحقة دائنة بـ5,600.00. وتؤخذ الذمم من العميل والموظف المسئول ومنتج السطر وقسم الصنف.

التوجيه بجانب محاسبي واحد لا يقيّد شيئاً، وبصمت

لا يعمل الأثر المحاسبي إلا إذا حمل توجيه المستند جانباً مديناً وجانباً دائناً معاً. فاضبط أحدهما واترك الآخر فارغاً يُحفظ العقد بلا مشكلة، ولا يبلّغ عن خطأ، ولا يُنتج طلب أعمال، ولا يقيّد شيئاً البتة. ولا تحذير في أي موضع من الشاشة.

فإن كانت العقود تُحفظ ودفتر الأستاذ خالياً فهذا هو السبب في الغالب. افحص التوجيه أولاً.

وتعديل عقد محفوظ يعيد إنشاء قيده، وإلغاؤه يعكس القيد — وكلاهما يعيد فحص شرط الجانبين نفسه.

المخزون: لا شيء. فليس في العقد كمية ولا مخزن ولا مستند مخزني. وهو معترَف به مستندَ جهةٍ ضريبية، فإجراءات الفوترة الإلكترونية المعتادة متاحة عليه.

تحصيل المال

السداد على هذا المستند يجري في اتجاه واحد: وارد. فالعقد لا يدفع فاتورةً إلى الخارج أبداً؛ بل يستقبل سندات قبض تُحرَّر في مكان آخر.

حرّر سند قبض عادياً في المحاسبة مشيراً إلى العقد، فيظهر سطرٌ من تلقاء نفسه في صفحة الدفع في العقد — المستند وتاريخ الدفع وقيمة الدفع وعلامة «لا يؤثر على المتبقي» — وينخفض المتبقي في العقد. وذلك الجدول سجل يصونه النظام، لا جدولاً تملؤه أنت.

وعلى CSC-0044 تحصّل النخبة اثني عشر سند قبض بقيمة 3,800.00 (3,800.00 × 12 = 45,600.00)، واحداً كل شهر، كلٌّ منها محرَّر باليد. وإن كان التوجيه يحمل استعال سندات الدفع في أعمار الديون مؤشَّراً، غذّت سطور القبض هذه تحليل أعمار الديون أيضاً؛ وبغير ذلك لا تفعل.

ماذا يقدّم العقد للدعم

مستهلكه الوظيفي الوحيد هو طلب الدعم. فحين يحرّر الموظف طلباً على منتج يسأل الطلبُ: «هل هذا المنتج تحت عقد في هذا التاريخ؟» فيجيب العقد. وعلى TKT-0451 كان السطر الأول من CSC-0044 هو ما جعل الطلب يقرأ مغطي بعقد خدمة.

ماذا تطابق التغطية، وما الذي لا تفحصه

ما تطابقه التغطية: المنتج في الطلب، والرقم المسلسل فقط حين يحمله الطلب، وتاريخ الطلب واقعاً داخل نافذة يبدأ في ← ينتهى للسطر. وعقد الخدمة يغلب الضمان حين يطابق الاثنان.

ما لا تفحصه التغطية: العميل (فعقد أي عميل أو ضمانه قد يغطي طلب عميل آخر)، وحالة العقد (فالعقود الملغاة والمنتهية والمجدَّدة تغطّي كما هي)، وهل اعتُمد العقد أصلاً (فالمسودات تغطّي)، وامتداد التجميد (فالتغطية تستعمل «ينتهى» في السطر)، وكل المحددات — الشركة والفرع والقطاع.

ما تفعله التغطية: يخبر نوع التغطيه وسند التغطية الموظفَ هل المنتج مغطّى وبأي مستند. أما محاسبة العميل على العمل أو عدمها فقرار الموظف.

نصيحة عملية: املأ الرقم المسلسل دائماً في الأصناف المسلسلة، وإلا فسطر عقد واحد مسجَّل بلا رقم مسلسل سيغطي كل طلب يُفتح على ذلك المنتج، لأي عميل، وفي أي فرع.

عقد أم ضمان؟ الضمان هو التغطية المجانية التي شُحن بها المنتج — ملف أساسي بلا سعر وبلا محاسبة. وعقد الخدمة تغطيةٌ مدفوعة اشتراها العميل — مستندٌ بمال يُقيَّد. وكلاهما يغذّي البحث نفسه، والعقد يفوز.

ليس هو عقد الصيانة

لحزمة صيانة الآلات عقدها الخاص، وهو أغنى، فيه جداول زيارات وأقساط، وتحت ترخيص مختلف. ولا شيء يربط الاثنين: لا حقل مرجع ولا حالة مشتركة ولا مسار ترحيل بيانات، وعقد الصيانة لا يشارك في تغطية طلبات الدعم البتة. وأيّهما تستعمل يقرره الترخيص الذي تملكه لا الملاءمة. راجع عقود الصيانة.

حالة العقد

حقل حالة العقد للقراءة فقط على الشاشة وله ست قيم: تم ترقيته ومحول ومجدد وتم الحاقه وملغي ومنتهي. والحالة الفارغة هي الحالة الحيّة العادية — فليس ثمّة قيمة تعني «سارٍ».

ويكتبها شيئان. الأول: حفظ عقد جديد نوعه تجديد أو ملحق أو ترقية أو تحويل، والعقد المعدل فيه يشير إلى العقد القديم: فيُختم القديم بـمجدد أو تم الحاقه أو تم ترقيته أو محول بحسب النوع. (ويرفض المستند ذلك الربط إن كان النوع فارغاً أو عادياً، ويرفض عقداً ادّعاه عقدٌ آخر من قبل.) والثاني: مستند تغيير حالة عقد خدمة.

التغطية تتبع تواريخ السطور لا الحالة: فالعقد يغطي الطلبات الواقعة داخل نوافذ يبدأ في ← ينتهى في سطوره أياً كانت حالته، فإن أردت أن يكفّ عقدٌ عن التغطية فقصّر تواريخ سطوره. وحين يكون منتج السطر سيارةً في منظومة مراكز الخدمة، يعرض ملف السيارة أحدث عقد خدمة عليها وحالة ذلك العقد.

وتغيير حالة عقد خدمة مستند من حقلين — العقد، والحالة المراد تطبيقها — ويجب أن يكون تاريخه الفعلي بعد تاريخ العقد.

والحالة التي يكتبها ليست بالضرورة حالته هو. فعند الاعتماد يأخذ العقد حالة أحدث مستند تغيير حالة عقد خدمة في النظام — الأحدث بالتاريخ الفعلي ثم بوقت الإنشاء — أيّاً كان العقد الذي أُدخل له ذلك المستند. وإذا أُدخلت المستندات بترتيب تواريخها كان هذا الأحدث هو المستند الذي تعتمده، فيأخذ العقد الحالة التي اخترتها. أما إن كان لعقد آخر مستند تغيير حالة بتاريخ فعلي أحدث، فيأخذ العقد حالة ذلك المستند بدلاً منها؛ فأرّخ كل مستند تغيير حالة بتاريخ لا يسبق آخر مستند مُدخَل. وإلغاء المستند، أو تحويله إلى عقد آخر، يعيد العقد الذي تركه بالطريقة نفسها: إلى حالة أحدث مستند من هذا النوع في النظام.

ومستند تغيير الحالة نفسه بهذا الصغر:

تجميد عقد

تتولى صفحة تجميد عقد تعليق الخدمة: منتج، وتاريخ بداية تجميد، وتاريخ نهايته. وهي ترفض منتجاً ليس على العقد (You can not freeze product {0} because it does not exist in contract — ولا ترجمة عربية لها فتظهر بالإنجليزية)، وتجمع أيام التجميد لكل منتج وتدفع عمود إلى المحسوب في ذلك السطر بالعدد نفسه.

وعلى CSC-0044 يغلق الفندق جناحاً من 1 إلى 31 يوليو 2026، فينتقل عمود إلى في السطر الثاني من 1 مارس 2027 إلى 1 أبريل 2027.

وتغطية طلب الدعم تستعمل تاريخ ينتهى في السطر. فإن أردت أن تُحسب أيام التجميد تغطيةً أيضاً، فأخّر «ينتهى» بالعدد نفسه من الأيام.

صفحة التنفيذات

تعرض الصفحة الثالثة قائمتين للقراءة فقط: طلبات الدعم المطابَقة على هذا العقد، وسطور تنفيذها. وهي أقرب شيء في الوحدة إلى سؤال «كم كلّفتنا خدمة هذا العقد؟».

ولكل طلبات الدعم المفتوحة على منتجات العقد، رشِّح قائمة طلبات الدعم بالعميل والمنتج.

لا جدول زيارات هنا

بخلاف عقد حزمة الصيانة، هذا العقد لا يجدول زيارات ولا يولّدها. فلا جدول زيارات فيه، ولا شيء يبسط سلسلة زيارات مخططة، ولا شيء ينبّه إلى زيارة لم تحدث.

الإجراءات في هذه الشاشة

تحمل كتلة الإجراءات في الصفحة الرئيسية زرّين، يحتاج كلاهما أن يكون العقد محفوظاً أولاً، ويفتح كل منها سجلاً جديداً غير محفوظ في نافذة منبثقة بمرجع يعود إلى العقد — ولا يُحفظ شيء نيابة عنك.

• إنشاء اتصال (Create Calling) — مكالمة خدمة عملاء فارغة.
• إنشاء زيارة (Create Visit) — زيارة فارغة.

وزرّا المكالمة والزيارة اختصاران لتسجيل محادثة لا جدولٌ: لا تاريخ ولا تكرار، والنشاط المنشأ لا يُتابَع مقابل العقد بأي وجه.

ضبط توجيه المستند

كل الضبط ذي المعنى لهذا المستند يسكن في توجيه المستند لا في إعدادات خدمة العملاء. وهو ثلاث صفحات:

التأثير — نوع العقد الذي يُدفع إلى المستندات التي تستعمل هذا التوجيه؛ واستعال سندات الدفع في أعمار الديون؛ والجانبان المدين والدائن (وكلاهما لازم لأي تقييد)؛ وجانب خصم التقريب؛ وسياسة الضريبة وخاضع للضريبة ويمكن تعديل الضريبة والسماح بتعديل ضريبة الفاتورة في السطر؛ والسماح بدفع مبلغ أكبر من قيمة الفاتورة، الذي يحدّ سندات القبض بصافي العقد حين لا يكون مؤشَّراً؛ وربط الفاتورة فى جريد الفواتير فى سندات القبض والدفع، الذي يجعل العقد قابلاً للاختيار في جدول الفواتير في سندات القبض والدفع.

تأثيرات أخرى — الجانب النقدي وأربعة جوانب ضريبية، وجدول تأثير سندات الدفع الذي يتيح تقييداً مختلفاً بحسب سند القبض الذي سدّد العقد.

تأثير الخصومات — الجوانب المحاسبية لخصم السطر وتخفيض الفاتورة والخصومات من 2 إلى 8.

وملاحظتان على الصفحة الأخيرة: في قوائم البحث والتصدير وانتقاء الأعمدة، استعن بعناوين المجموعات للتمييز بين الجوانب المحاسبية للخصومات؛ وفي جانبَي الضريبة الثالث والرابع، اعتمد العنوان العربي.

أتعاب الخدمات غير متاحة على هذا المستند

مهما رأيت في توجيهات أخرى من نوع الفاتورة، فجوانب أتعاب الخدمات والجانبان المدين والدائن الثانيان غير موجودة لعقد الخدمة. فلا تبحث عنها.

التقارير

لا شيء. لا تقرير نظام ولا نموذج مطبوع ولا لوحة معلومات ولا أداة ذكاء أعمال تقرأ هذا المستند. وسؤالٌ عادي مثل «أي العقود تنتهي الشهر القادم؟» لا جواب جاهز له — فاستعمل معايير شاشة قائمة العقود، أو صدّر إلى إكسل، أو ابنِه في وحدة ذكاء الأعمال. والأمر نفسه في إيراد العقود بحسب الفترة.

الصورة كاملة من أولها إلى آخرها

1. اضبط توجيه مستند بنوع العقد الصحيح وكلا الجانبين المحاسبيين.
2. سجّل الضمانات للمنتجات التي تُشحن بتغطية مجانية، ليميّز المكتب التغطية المشتراة من المجانية.
3. حرّر العقد — العميل والتوجيه والمدة وسطر لكل منتج مغطى برقمه المسلسل وتواريخه وسعره. وراجع تواريخ السطور.
4. احفظ. فيُرفع قيد الأستاذ بوصفه طلب أعمال. وهذه هي الفاتورة الوحيدة التي سينتجها هذا العقد.
5. حصّل بسندات قبض تُحرَّر في المحاسبة، سنداً لكل قسط، باليد. وهي تكتب نفسها في صفحة الدفع.
6. يجري الدعم. فطلبات الدعم على المنتجات المغطاة داخل نافذة السطر تعرض مغطي بعقد خدمة، ويبقى القرار التجاري في المحاسبة على العمل عند موظفيك.
7. جمّد فترة التعليق إن احتجت — وتذكّر أن تحرّك «ينتهى» في السطر أيضاً إن كان المقصود أن تمتد التغطية حقاً.
8. جدّد بتحرير عقد جديد نوعه تجديد يشير إلى القديم. فلا زرّ تجديد ولا تنبيه بالانتهاء؛ ولا بدّ أن يعلم أحدٌ بذلك.