مستندات الأجازات

تغطي هذه الصفحة الشاشات التي تضع الموظف فعلياً في أجازة: زوج طلب أجازة (Vacation Request) وسند أجازة (Vacation Document)، ومستند خطة أجازة (Vacation Plan Document) المستخدم لتخطيط الأجازة مسبقاً، وشاشتي التجميع اللتين تُجمّعان الأجازات عبر عدة موظفين أو عدة مقاطع — سند أجازة مجمع لأكثر من موظف (Multi Employee Vacation) وسند أجازه مجمع (Aggregated Vacation Document). كل هذه الشاشات تقرأ قواعدها من نوع الأجازة الذي تنتمي إليه الأجازة.

مسار الطلب إلى السند

يتبع طلب الأجازة وسند الأجازة نمط الطلب/السند العام المستخدم في كل أنحاء الموارد البشرية — انظر مسارات الطلبات والمستندات والمستندات المجمعة في الموارد البشرية للشرح الكامل لهذا النمط. باختصار:

1. تُدخل الموارد البشرية (أو الموظف عبر الخدمة الذاتية) طلب أجازة، باختيار الموظف ونوع الأجازة والتواريخ. يبدأ الطلب بحالة مبدئي (Initial).
2. يضغط المراجع على قبول (Accept) أو رفض (Reject).
3. عند القبول، يؤدي الضغط على إنشاء سند أجازة (Generate Vacation Doc) في الطلب إلى إنشاء سند الأجازة المطابق، وهو ما يستهلك الرصيد فعلياً. تتحول حالة الطلب إلى تمت معالجته (Processed).

مكان الشاشتين: الرواتب > الأجازات > طلب أجازة / سند أجازة.

أهم حقول سند الأجازة

الحقل (بالعربية)	English	ملاحظات
نوع الأجازة	Vacation Type	نوع الأجازة الذي تُؤخذ هذه الأجازة على أساسه — يحدد كل قواعد الرصيد والراتب التالية.
سبب الأجازة	Vacation Reason	عنصر من كتالوج أسباب الأجازة (Leave Reason)؛ بعض أنواع الأجازات تفرض إدخاله (عدم الحفظ إذا كان سبب الأجازة فارغاً).
تاريخ مباشرة العمل	Starting Date	التاريخ الذي يتوقف فيه العمل فعلياً بسبب هذه الأجازة.
تاريخ العودة	Return Date	التاريخ المتوقع لعودة الموظف.
مدة الأجازة	Vacation Period	طول الأجازة المحسوب، بالأيام.
قيمة الاجازة اقل من يوم	Value less Than Day	لأجازة جزء من اليوم: عادي (Normal)، نصف يوم (Half Day)، أو ربع يوم (Quarter Day).
من وقت / إلى وقت	From Time / To Time	تُستخدم مع إعداد نصف/ربع اليوم لأجازة جزء من اليوم.
الرصيد المستهلك من نوع الإجازة الرئيسي خلال العام قبل بدء الإجازة	Main Vacation Type consumed Days	كم يوماً من الرصيد الرئيسي استُهلك هذا العام قبل هذه الأجازة.
الرصيد المتبقي بعد الإجازة من نوع الإجازة الرئيسي	Main Vacation Type Balance Remainder	ما يتبقى من الرصيد بعد خصم هذه الأجازة.
الرصيد حتى نهاية العام	Balance Till End Of Year	توقع للرصيد حتى نهاية العام، مفيد لتخطيط أجازات لاحقة.
الموظف البديل	Alternative Employee	من يغطي عمل الموظف أثناء غيابه.
التفويض	Delegation	تفويض رسمي اختياري لصلاحيات الموظف/مهامه طوال مدة الأجازة.
بناءا على	From Document	يشير إلى طلب الأجازة الذي أُنشئ منه السند، عند وجوده.

يحتوي السند أيضاً على قسم صغير لـ"بيانات الاتصال أثناء الأجازة" (العنوان، الجوال، البريد الإلكتروني) حتى تستطيع الموارد البشرية التواصل مع الموظف إن استدعى الأمر ذلك حقاً أثناء غيابه.

كيف تتم معالجته

لا ينشئ سند الأجازة قيداً في دفتر الأستاذ — فالتأثير المحاسبي لراتب الموظف يُحسب لاحقاً على سند الراتب الخاص بالفترة. ما يفعله سند الأجازة فعلاً هو تسجيل الغياب مقابل سجل حضور الموظف خلال هذه التواريخ، ومقابل رصيده. عندما يُحسب محرك الرواتب لاحقاً تلك الفترة، فإنه يقرأ الأجازة المسجلة ليقرر ما إذا كانت هذه الأيام تُصرف بالكامل، أو جزئياً، أو بدون مرتب — تماماً كما هو مُعرَّف في نوع الأجازة (بدون مرتب... / استقطاع نسبة من المفردات). بعبارة أخرى: أثر سند الأجازة يظهر في الحضور ثم في الراتب، وليس في دفتر الأستاذ مباشرة.

تخطيط الأجازة مسبقاً: مستند خطة أجازة

قبل أن يتقدم الموظف بطلب أجازة فعلي، تحتاج الموارد البشرية أحياناً إلى تخطيطها مسبقاً — خصوصاً ذلك النوع من "أجازة الوطن" السنوية الشائعة في عقود العمل الخليجية، حيث قد تكون تذكرة السفر جزءاً من الاستحقاق. مستند خطة أجازة (Vacation Plan Document) موجود لخطوة التخطيط هذه، منفصلاً عن زوج الطلب/السند أعلاه؛ حفظ الخطة لا يستهلك أي رصيد.

مكان الشاشة: الرواتب > الأجازات > مستند خطة أجازة.

الحقل	English	ملاحظات
الموظف	Employee	الموظف الذي يُخطط لأجازته.
نوع الأجازة	Vacation Type	نوع الأجازة المخطط لها.
تاريخ البداية / تاريخ العودة	Start Date / Return Date	التواريخ المخطط لها.
مدة الاجازة المطلوبة	Requested Vacation Period	عدد الأيام المخطط لها.
مدة الاجازة طبقاً للتعاقد	Vacation Balance From Contract	الاستحقاق الذي يعِد به عقد الموظف، للمقارنة مع ما هو مخطط/متاح فعلياً.
نوع التذكرة	Ticket Type	نقدي (Cash)، تتحملها الشركة (Insured By Company)، أو بدون تذكرة (Without Ticket) — هل تذكرة السفر جزء من هذه الأجازة المخطط لها، ومن يتحمل تكلفتها.
نوع الربط	Relation Type	عندما تغطي التذكرة أيضاً أحد أفراد الأسرة، تحدد صلة قرابته (زوج/زوجة، ابن، والد، إلخ).

محوَرا التجميع

يوفر نما شاشتي تجميع مختلفتين للأجازات، وتُجمّعان على محورين مختلفين تماماً — يجب عدم الخلط بينهما. هذا التمييز موضح بشكل عام في مسارات الطلبات والمستندات والمستندات المجمعة في الموارد البشرية؛ وفيما يلي ما يعنيه هذا التمييز تحديداً للأجازات.

سند أجازة مجمع لأكثر من موظف — عدة موظفين، إجراء واحد

سند أجازة مجمع لأكثر من موظف (Multi Employee Vacation) يرسل عدة موظفين مختلفين في أجازة ضمن دفعة واحدة — نفس نوع الإجراء، مطبق على مجموعة. عبّئ حقول الرأس السريعة (الموظف، نوع الأجازة، التواريخ، السبب) ويُضيف كل إدخال سطراً في الجدول أسفله؛ ويمكنك أيضاً إضافة/تعديل الأسطر مباشرة. كل سطر ينشئ سند أجازة عادياً خاصاً به عند حفظ الدفعة، ويتتبع كل سطر حقول رصيده الخاصة (الرصيد، الرصيد المتبقي بعد الاجازة) بشكل مستقل، لأن كل موظف له رصيد مختلف.

مكان الشاشة: الرواتب > الأجازات > سند أجازة مجمع لأكثر من موظف.

سند أجازه مجمع — موظف واحد، عدة مقاطع

سند أجازه مجمع (Aggregated Vacation Document) هو الفكرة المعاكسة: أجازة طويلة لموظف واحد، مقسّمة إلى عدة مقاطع — مثلاً جزء من غياب طويل يُخصم من الرصيد السنوي، والباقي يُسجل كأجازة بدون مرتب. كل سطر في الجدول هو مقطع له نوع أجازته وتواريخه ومدته الخاصة (مدة الأجازة الفعلية يمكن أن تختلف عن المدة المطلوبة)، و— تماماً كما في شاشة تعدد الموظفين — كل سطر ينشئ أيضاً سند أجازة مفرداً خاصاً به.

مكان الشاشة: الرواتب > الأجازات > سند أجازه مجمع.

عدّل الدفعة، لا السندات المُنشأة

في كلتا الشاشتين، سندات الأجازة المفردة مُنشأة وتُدار بواسطة النظام. إضافة أو حذف سطر في الدفعة يُنشئ أو يحذف سنده المفرد تلقائياً. إذا احتجت لتغيير شيء في أجازة موظف واحد (سند أجازة مجمع لأكثر من موظف) أو في مقطع واحد (سند أجازه مجمع)، عدّل ذلك السطر في الدفعة — تعديل السند المفرد المُنشأ مباشرة يجعله غير متطابق مع الدفعة الأم.

المحور	ماذا يعني سطر واحد في الجدول	الشاشة	English
عدة موظفين	نفس الأجازة، لموظف مختلف في كل سطر	سند أجازة مجمع لأكثر من موظف	Multi Employee Vacation
موظف واحد، عدة مقاطع	جزء من أجازة طويلة واحدة، مقسّمة حسب الرصيد/النوع	سند أجازه مجمع	Aggregated Vacation Document

أين يقع هذا ضمن السياق العام

• أنواع وأرصدة الأجازات — القواعد التي تستهلكها كل مستندات هذه الصفحة.
• مسارات الطلبات والمستندات والمستندات المجمعة في الموارد البشرية — النمط العام للطلب ← السند ← التجميع الذي تطبقه هذه الصفحة.
• تعويض ونقل الأجازات — تعويض أو نقل أو تعديل الأرصدة التي تستهلكها هذه المستندات.