نظرة عامة على مواعيد الفنيين

الترخيص المطلوب

crm-technician-appointments.

بعض المنشآت تبيع منتجاً ثم يلزمها أن تذهب إلى عنوان العميل لتجعله يعمل. فتاجر التكييف يبيع وحدة سبليت يوم الأحد وعليه أن يرسل فنيَّي تركيب صباح الخميس؛ والمعمل يبيع باقة عيّنات منزلية وعليه أن يرسل ممرضاً؛ ومحل الأثاث يبيع دولاباً وعليه أن يرسل فريق تركيب. وفي هذا كله تسجيل البيع سهل، والصعب هو الزيارة: أيّ اثنين، وفي أيّ صباح، وهل هما موعودان لعميل آخر أصلاً؟

ومواعيد الفنيين هو الجزء من خدمة العملاء الذي يجيب عن هذا السؤال. وهو نظام حجز صغير قائم بذاته: تصف العمل الذي تؤديه، وتجمع فنيّي الميدان في فرق، وتخبر النظام متى تعمل هذه الفرق، ثم تحجز فترات على تقويم أسبوعي يريك بالألوان من هو موعود بالفعل لغيرك.

الشاشات التسع، وترتيب التعرف عليها

يقع هذا كله تحت مجموعة قوائم واحدة اسمها مواعيد الفنيين داخل وحدة خدمة العملاء. وتسرد القائمة الشاشات في الترتيب الذي ستبنيها به تقريباً. وهي تعرض للمستندات والملفات أسماء شاشات القوائم، أي صيغ الجمع (مثل فرق الفنيين):

الشاشة	ما هي	اقرأ
إجراء فني (Technician Procedure)	العمل الذي تُحجز من أجله — «تركيب مكيف»	الخدمات والإجراءات
خدمة فنية (Technician Service)	مهمة واحدة داخل ذلك العمل — «تركيب الوحدة الداخلية»	الخدمات والإجراءات
فريق فنيين (Technician Crew)	الفريق الذي يخرج للميدان ومَن يشرف عليه	فرق الفنيين
إعدادات حجز المواعيد (Appointment Booking Settings)	ساعات العمل ومدة الفترة والدفاتر التي تُرقَّم بها المواعيد	إعدادات الحجز
موعد فني (Technician Appointment)	الحجز نفسه، بمواده وسجل تغييراته	الموعد الفني
إنشاء موعد فني (Technician Appointment Creator)	التقويم الأسبوعي الذي تحجز عليه الزيارات وتعيد ترتيبها	تقويم الحجز
مواعيدي (My Appointments)	جدول الميدان: فرق الفني، أو فرق أقسام المشرف، أو كل الفرق لمدير النظام. للقراءة فقط، مع تصفية	مواعيدي
سند توزيع الخدمات (Technician Service Distribution)	ما نُفِّذ فعلاً، ومَن نفّذه، وفي كم من الوقت	توزيع الخدمات
سند نقل فني (Technician Transfer)	نقل فني من فريق إلى فريق	سندات النقل

كيف تترابط القطع

تُقرأ السلسلة في جملة واحدة: الإجراء حزمة من الخدمات؛ والفريق مجموعة فنيين مؤهلة لإجراءات بعينها؛ والموعد يحجز فريقاً واحداً لإجراء واحد في أوقات محددة؛ وسند توزيع الخدمات يقول بعد ذلك أيّ فني أدّى أيّ خدمة.

ورابطتان من هذه الروابط يتحقق منهما النظام عند الحفظ، وهما سبب أهمية ترتيب الإعداد أعلاه:

• سند توزيع الخدمات لا يقبل إلا الخدمات التابعة لإجراء الموعد، ولا يقبل إلا الفنيين الأعضاء في فريق الموعد. فإذا أحكمت قائمة خدمات الإجراء صار السند قائمة اختيار قصيرة لا نموذجاً حراً.
• الفني ينتمي إلى فريق واحد لا غير. شاشة الفريق تتحقق من ذلك، وسند النقل هو الطريق لنقل شخص دون كسر هذه القاعدة.

ويجري القسم الوظيفي في هذا كله مجرى المحور المنظِّم. فالفرق تتبع قسماً، والإجراءات يمكن قصرها على أقسام، والأهم أن تقويم الحجز وقواعد الترقيم كليهما يُستدلّ عليهما من القسم. فإن كنت تدير التركيب في الجيزة والقاهرة من قسمين مختلفين حصل كل فريق على تقويمه وساعات عمله وترقيم مستنداته دون أي إعداد إضافي.

تجهيز قسم وظيفي للحجز

هناك خطوة تمهيدية واحدة خارج مجموعة القوائم هذه، وإغفالها يجعل الميزة كلها تبدو معطلة: يجب تعليم القسم الوظيفي بأنه قابل للحجز.

افتح القسم من الرواتب ← الأساسيات ← الأقسام الوظيفية واضبط:

• يظهر في شاشة المواعيد — علّم عليه. فالأقسام المعلَّمة وحدها هي التي تُعرض في منتقي القسم الوظيفي في الموعد وفي تقويم الحجز. والقسم غير المعلَّم لا وجود له بالنسبة لهذه الميزة.
• إعدادات حجز المواعيد — أشِر به إلى سجل الإعدادات الذي يصف متى يعمل هذا القسم. فبهذا يعرف التقويم ساعات العمل ومدة الفترة والمدى الزمني المتاح للحجز، وبهذا يجد الموعد المحفوظ دفتره.
• المشرفون — الموظفون الذين يشرفون على فرق هذا القسم. فيرون في مواعيدي جدول كل فرق القسم.

افعل هذا لكل قسم يستقبل حجوزات، ثم امضِ في صفحات الجدول أعلاه بالترتيب. ولكي يرى الفنيون والمشرفون جدولهم في مواعيدي يجب كذلك أن يكون مستخدم كل منهم مرتبطاً بملف الموظف الخاص به.

ما تسجله هذه الميزة وما لا تسجله

يحسن توضيحه مبكراً لأنه يحدد أين يقع باقي إجراءاتك:

الموعد مستند جدولة. يحجز أشخاصاً ووقتاً. ويحمل إطار المستند المعتاد — دفتر وتوجيه وتاريخ فعلي وفترة ومحددات ودورة موافقات — لكنه لا يسعّر العمل، ولا يحرّك مخزوناً، ولا يسجل قيوداً. وكذلك سند توزيع الخدمات: هو سجل جهد لا فاتورة.

المواد تُسرد ولا تُحرَّك. فجدول الأصناف والخدمات في الموعد يسجّل المواد التي تستهلكها الزيارة والخدمة التي تتبعها كل مادة. وتُنسخ المواد من المستند الذي حُجزت منه الزيارة حين تختاره في شاشة الموعد، ويسجّل الجدول أيضاً الكميات الفعلية والمتبقية. وهو قائمة للفريق وللتحليل؛ أما صرف المخزون وفوترته فيبقيان في مستندات المخازن والمبيعات. والرابط معها هو حقل بناءا على: فالموعد يُحرَّر عادةً من فاتورة المبيعات أو أمر البيع أو العقد الذي وُعد فيه بالزيارة، فيستطيع من ينظر إلى الحجز أن ينتقل مباشرة إلى ما بيع.

والحالة تلقائية في معظمها. فالموعد الجديد محجوز. ونقل إحدى فتراته أو حذفها يجعله معاد جدولته؛ وترحيل سند توزيع خدمات عليه يجعله تم التنفيذ، وإلغاء السند يعيده إلى محجوز. أما ملغي ولم يحضر فتضبطهما أنت مع مجريات اليوم، من قائمة الزر الأيمن في تقويم الحجز أو في الموعد نفسه. ويمكن كذلك ضبط تم التنفيذ يدوياً من المكانين نفسيهما. وبعد ترحيل الموعد تبقى كل فترة تُنقل أو تُضاف أو تُحذف في سجل التغييرات الخاص به، مع مَن فعل ذلك والسبب المكتوب في تقويم الحجز.