تشريح مستند سلسلة التوريد (The Anatomy of a Supply Chain Document)

كل مستند في سلسلة التوريد — فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات، أمر، توريد مخزني، صرف، تحويل — مبنيٌّ من نفس الأجزاء القليلة، وهذه الصفحة تمشي في تلك الأجزاء على فاتورة المبيعات ثم تشير إلى مواضع اختلاف فاتورة المشتريات. تعلَّم التشريح مرة واحدة، وستكفّ كل شاشة أخرى في الوحدة عن كونها جدارًا من الحقول لتصبح صيغة أخرى من شيء تعرفه بالفعل.

المسارات تخبرك أي مستند تحرّر وبأي ترتيب — مسار المبيعات ومسار المشتريات. وصفحات توجيهات المستندات تخبرك أي إعدادات تشكّل سلوك المستند. وهذه الصفحة عن الشيء الثالث: الشاشة نفسها، تلك التي يجلس أمامها المستخدم فعلًا حين يتصل بالدعم. أما الجرد الكامل لأزرار كل مستند فموجود في صفحتي المسار تحت الإجراءات على هذه الشاشة؛ وما يلي هنا هو التشريح الذي تجلس تلك الأزرار بداخله.

لماذا تتشابه كل الشاشات

لا يبني نظام نما كل نوع مستند من الصفر. فمستند سلسلة التوريد له دائمًا الشكل نفسه في العمق: رأس يقول من ومتى وبأي عملة وتحت أي قواعد؛ وجدول سطور يقول ماذا وكم؛ ومجموعة محددات تقول لأي جزء من المنشأة ينتمي هذا؛ وكتلة إجماليات تجمع كل ذلك. وما يتغير بين فاتورة مبيعات وتحويل مخزني هو أيٌّ من هذه الأجزاء مُفعَّل وماذا تُسمّى الحقول.

لهذا يستطيع مهندس الدعم الذي فهم شاشة مستند واحدة أن يقرأها كلها. ولهذا أيضًا تتكرر الأسئلة الثلاثة أو الأربعة نفسها — «لماذا تغيّر السعر حين اخترت العميل؟»، «لماذا حقل الموقع مُعطَّل؟»، «ما الفرق بين تجميع وتطبيق؟» — أيًّا كانت الشاشة التي يتصل منها المستخدم.

الرأس: من، ومتى، وتحت أي قواعد (The Header)

الرأس هو الكتلة العليا من تبويب الرئيسية. وهو صغير، ويكاد كل حقل فيه يغيّر شيئًا أسفل الشاشة.

الدفتر والكود

أول حقل زوجٌ: الدفتر والكود. والدفتر ليس زينة — لا يمكن حفظ أي مستند بدونه، وهو مربوط بنوع مستند واحد، فالدفتر المصنوع لفواتير المبيعات لا يمكن استخدامه على سند صرف. ووظيفته الأساسية أن يكون مسلسل الترقيم الذي يُسحب منه الكود: فاتورتان تُحرَّران في اليوم نفسه في دفترين مختلفين تأخذان رقميهما من مسلسلين مستقلين، وهو بالضبط ما تريده شركة لها عدة فروع. وقد اكتسب الدفتر مع السنين بضعة سلوكيات خاصة بمجراه من المستندات، ويمكن أن يحمل محددات خاصة به يلتقطها المستند حين تكون محدداته فارغة. والقصة كاملة في دفاتر المستندات.

أما الكود نفسه فيُملأ لك عادة عند حفظ المستند.

التوجيه (Document Term)

توجيه المستند هو أكثر حقول الرأس أثرًا، وأكثرها ورودًا في أسئلة الدعم. وهو يشير إلى توجيه مستند — سجل إعدادات مُسمّى يقرر كيف يتصرف هذا المستند بالذات: ماذا ينسخ من مستنده المصدر، وهل هو خاضع للضريبة وتحت أي خطة ضريبية، وكيف يتابع الكميات ويحجزها، وأي حسابات يمسّها، وأي مستندات لاحقة يولّدها.

ويمكن أن يكون لنوع المستند الواحد توجيهات كثيرة. فقد يكون لشركة توجيه فاتورة مبيعات للتجزئة المحلية، وآخر للتصدير، وثالث للتحويلات بين الشركات، كلٌّ منها يسجّل في حسابات مختلفة ويسعّر من قوائم مختلفة. ويُختار التوجيه في الرأس، ثم ينطبق كل ما يقوله على ذلك المستند وحده.

كيف تعرف أي توجيه يستخدمه المستند

افتح المستند واقرأ حقل توجيه المستند في الرأس — فهو يعرض كود التوجيه واسمه، ويتكرر في كتلة المعلومات الأساسية أعلى معظم التبويبات الأخرى، فلا تحتاج للعودة إلى الرئيسية لتتحقق.

ولترى ما يقوله ذلك التوجيه فعلًا، افتح الأساسيات ← الإعدادات ← توجيه مستند وابحث عنه بالكود. وحقل نوع المستند في التوجيه نفسه يخبرك لأي مستند كُتب، فالتوجيه المسجَّل على فاتورة مبيعات لن يظهر أبدًا في قائمة الاختيار على فاتورة مشتريات.

وإذا كان الحقل فارغًا وظل المستند يتصرف كأنه مضبوط، فهناك توجيه مُعلَّم بأنه نظامي يُستخدم كافتراضي لنوع المستند هذا.

وتغيير التوجيه على مستند له سطور بالفعل ليس فعلًا هادئًا. فبمجرد تغيّر التوجيه، يُعاد تسعير كل سطر تفصيلي وفق خطة الضريبة وقواعد التسعير في التوجيه الجديد. وهذا مقصود — فالتوجيه هو ما حُسب السعر تحته — لكنه يفاجئ من توقّع أن يبدّل التوجيه ويحتفظ بأسعاره المكتوبة يدويًا.

تاريخ التحرير والتاريخ الفعلي والفترة

يفصل نظام نما بين تاريخين يظنهما معظم الناس واحدًا.

• تاريخ التحرير هو اليوم الذي كُتبت فيه الورقة.
• التاريخ الفعلي هو اليوم الذي تُحتسب فيه العملية بالفعل — يوم حركة المخزون ويوم تأريخ القيد.

والفترة تتبع التاريخ الفعلي لا تاريخ التحرير. فإذا تركت الفترة فارغة، استنتجها النظام من التاريخ الفعلي مع الشركة وملأها لك. ولهذا فإن تأريخ مستند بأثر رجعي بتغيير تاريخ التحرير وحده لا يفعل شيئًا بالحسابات، ولهذا فإن تغيير التاريخ الفعلي إلى فترة مقفلة هو ما يُرفض فعلًا. أما التحكم في الفترات نفسه — من يجوز له الكتابة في فترة توشك على الإقفال ومن لا يجوز — ففي التحكم في الفترات المحاسبية.

فاتورة المبيعات تعرض تاريخًا واحدًا من الاثنين

في تخطيط فاتورة المبيعات كما يُشحن، يحمل الرأس التاريخ الفعلي بلا تاريخ تحرير وبلا حقل الفترة — والفترة تُستنتج دائمًا. أما فاتورة المشتريات فتعرض التاريخين جنبًا إلى جنب في الرئيسية، وتضع الفترة في تبويب الشحن و الدفع. وأيٌّ من الترتيبين قابل للتغيير لعميل بعينه عبر معدّل الشاشات؛ ولا شيء في التواريخ نفسها يختلف بين المستندين.

وبجوار التواريخ يجلس تاريخ الأستحقاق في فاتورة المبيعات، ويُسمّى تاريخ الاستحقاق في فاتورة المشتريات. ونادرًا ما تكتبه: اختيار العميل يملؤه من مدة سداد العميل محسوبة من التاريخ الفعلي.

الطرف

العميل في مستندات البيع، والمورد في مستندات الشراء. وهذا أكثر من اسم على مطبوعة — فاختياره يطلق سلسلة صغيرة:

• تُملأ عناوين الشحن والدفع من عنوان الطرف نفسه.
• يُحسب تاريخ الأستحقاق من مدة سداد الطرف.
• يُعاد تسعير كل سطر تفصيلي، لأن قائمة الأسعار واستحقاق الخصم والمعالجة الضريبية كلها تتوقف على من يشتري.

وبجوار الطرف يجلس الذمة. وهذا حقل مرجع عام — يمكن أن يشير إلى عميل أو مشروع أو موظف أو نوع آخر من الأطراف تمامًا — ويسمّي الطرف الذي تُحمَّل عليه القيمة في الأستاذ حين لا يكون ذلك ببساطة العميل الموجود في الرأس. اتركه فارغًا فيُستخدم الطرف الموجود في الرأس. وهو يهمّ أكثر مما يبدو: فبعض توجيهات المستندات تستخدم الذمة أيضًا كفلتر عند تجميع السندات المخزنية، وهو ما يتناوله قسم «تجميع وتطبيق» أدناه.

وتضيف فاتورة المبيعات مندوب المبيعات؛ وتضيف فاتورة المشتريات مندوب المشتريات وجهة إتصال.

العملة والمعدل

العملة والمعدل يسافران معًا كحقل مركّب واحد. اختر عملة فيُجلب المعدل لك — يبحث النظام عن سعر الصرف المنطبق على هذه الشركة، وهذه السنة المالية والفترة، في هذا التاريخ الفعلي. وإذا عاد معدل يعترض عليه مستخدم، فالجواب دائمًا تقريبًا أن سجل سعر الصرف لذلك التاريخ خاطئ أو مفقود، لا أن الفاتورة فعلت شيئًا غريبًا.

وفي فاتورة المبيعات يجلس مركّب العملة في مجموعة الإجماليات أسفل الرئيسية ومرة أخرى في تبويب الدفع. وفي فاتورة المشتريات يجلس في كتلة المعلومات الأساسية من الشحن و الدفع ويتكرر في مجموعات الإجماليات.

الشركة

الشركة تعيش مع بقية المحددات لا أعلى الرئيسية — في فاتورة المبيعات ضمن مجموعة المحددات في تبويب التوصيل، وفي فاتورة المشتريات ضمن مجموعة المحددات في الشحن و الدفع. ويكرّرها المستندان في تبويب البنود أيضًا.

وموضعها يقلّل من شأنها. فالشركة هي ما تُحلّ الفترة في مقابله وما يُبحث عن سعر الصرف له، ومن ثمّ فالمستند الذي حُدِّدت له شركة خاطئة سيهبط بهدوء في الفترة الخطأ بالمعدل الخطأ.

المخزن والموقع

المخزن والموقع يظهران في الرأس وفي كل سطر تفصيلي. والزوج الذي في الرأس هو الافتراضي: اختر مخزنًا هناك فيُملأ حقل الموقع بالموقع الافتراضي لذلك المخزن.

ويبقى حقل الموقع معطَّلًا حتى يُختار مخزن — في الرأس وفي كل سطر — وبمجرد اختيار مخزن لا تعرض قائمة اختيار المواقع إلا المواقع التابعة له. فالمتصل الذي يقول «حقل الموقع ميت» لم يملأ المخزن بعدُ ببساطة. والمخازن والمواقع وتصنيفات المواقع تتناولها صفحة المخازن والمواقع.

جدول السطور (The Details Grid)

جدول التفاصيل هو حيث يقول المستند عمّا يدور فعلًا. وهو عريض — أعرض من الشاشة — وتقع أعمدته في أربع مجموعات.

الصنف والكمية

كل سطر يبدأ بـالكود والصنف، شطرَي مرجع الصنف: اكتب كودًا تعرفه، أو ابحث بالاسم. ثم كتلة الكمية:

العمود	ما الذي يحمله
كمية الصنف | قيمة ووحدة	الكمية الأساسية والوحدة المعبَّر بها عنها
الوحدة الثانية | الكمية والوحدة	الكمية الثانية، للأصناف المتابَعة بوحدتين معًا
التشكيلة	سجل تشكيلة الأصناف الذي يسحب منه هذا السطر
الأبعاد | عدد وط وع ور	عدد، مع الطول والعرض والارتفاع، للأصناف التي تُباع بالأبعاد

وأنظمة الوحدة الأساسية والثانوية، ولماذا قد يحمل صنف كلتيهما، مشروحة في فهم أصناف المخزون ووحدات القياس.

وتضيف فاتورة المبيعات عمود الصيغة الحسابية بجوار الأبعاد. وهو يشير إلى سجل صيغة مُسمّى، وهو ما يحوّل عددًا مع طول وعرض وارتفاع إلى كمية قابلة للفوترة — الفرق بين بيع ثلاثة ألواح زجاج وبيع 4.2 متر مربع منه. ولا يسري إلا على الأصناف التي تقول بطاقتها إن لها صيغة حسابية؛ وفي كل صنف آخر يُتجاهل.

لماذا أعمدة الكمية عندك بترتيب مختلف

تحمل إعدادات سلسلة التوريد مفتاح الوحده قبل الكمية الذي يبدّل ترتيب عمودَي قيمة الكمية ووحدتها في كل جدول سطور في الوحدة. فإذا عرضت نسختان هذين العمودين بترتيب معكوس، فهذا الإعداد هو السبب — والحقول نفسها.

أعمدة محددات المتابعة

المجموعة التالية هي التي تجعل المخزون في نظام نما دقيقًا لا تقريبيًا. فكل عمود منها يسجّل أي وحدات من الصنف يدور حولها السطر:

الإصدار والمقاس واللون ورقم الشحنه وصندوق والنسبة الفعالة والنسبة الغير فعالة والرقم المسلسل والرقم المسلسل الثاني، وعمود الصنف الفرعي (راجع قسم «الأصناف الفرعية» أدناه). وبجوارها تجلس تواريخ الصلاحية | الإنتاج وتواريخ الصلاحية | الإنتهاء وتاريخ إعادة الاختبار.

أما هل يجب ملء عمود بعينه، أم يجوز، أم يجب تركه، فلا يُقرَّر على هذه الشاشة. بل يُقرَّر لكل صنف عبر ملف إعدادات صنف، الذي يضع السياسة في السحب والسياسة في الإستلام لكل من هذه المحددات، ويقرر أيضًا هل تُتابَع الأرصدة والتكاليف منفصلة لكل قيمة. وهذا تتناوله صفحة إنشاء الأصناف وصيانتها. أما شاشة المستند فتفرض ببساطة ما يقوله ملف تعريف الصنف، ولهذا يمكن أن يكون العمود نفسه إجباريًا في سطر ومرفوضًا في السطر التالي.

المخزن والموقع والمحددات على السطر

بعد أعمدة المتابعة يأتي المخزن والموقع مرة أخرى، هذه المرة لكل سطر، ثم المحددات التنظيمية — القطاع والفرع والإدارة والمجموعة التحليلية — بالإضافة، في فاتورة المبيعات، إلى الذمة على مستوى السطر ومندوب المبيعات على مستوى السطر وكود الضمان.

ومخزن السطر خاص به؛ فهو لا يُستعار بصمت من الرأس لحظة الكتابة. واختيار مخزن على السطر يملأ موقع ذلك السطر بالموقع الافتراضي للمخزن، تمامًا كما يفعل زوج الرأس.

السعر والقيمة

أعمدة التسعير تجري هكذا: سعر الوحدة، الأسعار | السعر الكلي، ثم خصم 1 حتى خصم 8 كلٌّ منها بـ**%** وقيمة وصافي، ثم ضريبة مبيعات | % وضريبة مبيعات | القيمة ومن خلفها ضريبة مبيعات 2 وضريبة 3 وضريبة 4، وأخيرًا الصافي. ويُعلِّم مربع صنف مجاني السطرَ بأنه ممنوح، ويسجّل نوع السطر هل السطر عادية أم صنف مجاني أم صنف له أصناف مجانية.

الأعمدة التي لا يمكنك رؤيتها

يستحق هذا أن يُعرف قبل أن تضيّع عشر دقائق في البحث: عدة أعمدة معرَّفة على الجدول لكنها تُشحن مخفية. ففي فاتورة المبيعات تشمل المخفية زوجَ الكمية الثانية، والرقم المسلسل والرقم المسلسل الثاني، والقطاع والفرع والمجموعة التحليلية، وتكلفة المجاني ونصيب السطر من مجاني الفاتورة، وملاحظات السطر، ونوع السطر، ومرفق السطر. وفي فاتورة المشتريات المجموعة المخفية مشابهة وتغطي أيضًا تكلفة الوحده واجمالى التكلفة وقيمة التكلفة الإضافية والمرتجع والمتبقي.

والمخفي مخفي — لا يوجد مفتاح لكل مستخدم يعيده. وإظهار عمود منها تغييرٌ في التخطيط، يُجرى بـمعدّل الشاشات، وينطبق على الجميع.

وشيء مشابه يصدق على أعمدة وحقول محددات السعر. فمحدد السعر 1 إلى 5 لا يظهر أصلًا إلا إذا فُعِّلت مفاتيح إستخدام محدد السعر المقابلة في إعدادات سلسلة التوريد. وفي نسخة لم تستخدمها قط، هي ليست مخفية — بل لم تُضَف إلى الشاشة قط.

المحددات: الرأس أم السطر (Dimensions)

القطاع والفرع والإدارة والمجموعة التحليلية هي المحددات التنظيمية التي تتيح لشجرة الحسابات نفسها أن تُقرَّر حسب القطاع والموقع ومركز التكلفة. ويضعها نظام نما في موضعين على كل مستند سلسلة توريد، والعلاقة بين الموضعين مصدر لبس دائم.

• الرأس يحمل مجموعة واحدة، في مجموعة المحددات، بجوار الشركة.
• وكل سطر تفصيلي يحمل مجموعته الخاصة كأعمدة في الجدول.

وقيم السطر هي ما تُختم به الحركة — لكن أي قيمة تنتهي على السطر يقرره مفتاح لن تجده على المستند إطلاقًا.

تحمل إعدادات سلسلة التوريد مفاتيح القطاع على مستوى السطر والفرع على مستوى السطر والإدارة على مستوى السطر والمجموعة التحليلية على مستوى السطر، واحدًا لكل محدد (راجع إعدادات المستندات والتفاصيل). والمفتاح هو ما يحسم الخلاف بين الرأس والسطر:

1. مغلق — الرأس يفوز تمامًا. فما يحمله الرأس يُكتب على كل سطر عند الحفظ، متجاوزًا أي شيء كُتب هناك. ويصير المحدد حقيقة على مستوى المستند وتصير أعمدة السطر زينة.
2. مفتوح — السطر يفوز. فالسطر الذي يحمل قيمته الخاصة يحتفظ بها. والسطر الفارغ يرتد، بالترتيب، إلى محدد بطاقة الصنف نفسه إذا كان نسخ القطاع من الصنف (وأخواته، في إعدادات المشتريات) مفتوحًا، ثم إلى الرأس.

فالسلوك اليومي — اضبطه مرة في الرأس فتتبعه كل السطور — هو ما تحصل عليه نسخة هذه المفاتيح مغلقة فيها، وهي الحالة الشائعة. أما فتح مفتاح فهو ما يتيح لفاتورة واحدة أن تحمّل ثلاثة سطور على ثلاث إدارات مختلفة.

والشركة هي الاستثناء. فحين يحمل الرأس شركة حقيقية، تُفرض على كل سطر بلا سؤال. فمستند سلسلة التوريد ينتمي إلى شركة واحدة، انتهى.

ويحدث هذا الحسم عند حفظ المستند، وهو ما يقرؤه التأثيران بعد ذلك. فحركة المخزون تُختم بمحددات السطر تمامًا كما خرجت من ذلك الحسم. والقيد المحاسبي ينظر إلى السطر أولًا ولا يرتد إلى الرأس إلا حيث لا يحمل السطر شيئًا — ولهذا قد يبدو المستند كأن محدداته جاءت من الرأس بينما هي في الحقيقة نُسخت أولًا إلى السطور.

التحويلات هي المستند الوحيد الذي يعمل بشكل مختلف

التحويل المخزني ليست له مجموعة محددات واحدة بل مجموعتان — مجموعة من ومجموعة إلى، كلٌّ مرتبطة بمخزنها — فهو خارج القاعدة أعلاه. وتتناوله صفحة نقل المخزون بين المخازن.

وفي فاتورة المبيعات يُشحن عمود الإدارة على مستوى السطر ظاهرًا، بينما القطاع والفرع والمجموعة التحليلية مخفية. وفي فاتورة المشتريات الأربعة كلها مخفية. فعلى شاشة افتراضية لا يلمس معظم المستخدمين المحددات إلا في الرأس — ولهذا تفاجئ محددات السطر الناسَ أول مرة يقابلون فيها مستندًا يستخدمها.

يمكن إجبار المحددات على مطابقة المخزن

يحمل توجيه المستند عائلة مفاتيح يجب أن يكون كالمخزن — واحدًا لكل من القطاع والفرع والإدارة والمجموعة التحليلية. وحين يكون أحدها مفتوحًا، يُجبَر محدد المستند على مساواة محدد المخزن نفسه، ويُرفض المستخدم الذي يكتب شيئًا آخر بدلًا من أن يُطاع. فإذا أصرّ متصل على أن النظام «يظل يغيّر فرعي»، فتحقق من هذا أولًا. والإعدادات موثقة في إعدادات التوليد والمحددات.

التوجيه والشاشة: من يقرر ماذا

ما إن تقبل أن التوجيه هو نصف الشاشة الثاني غير المرئي، حتى تُحسم معظم أسئلة «لماذا فعل ذلك؟» سريعًا. وتقسيم العمل تقريبًا هكذا:

المستخدم يقرر على الشاشة	التوجيه يقرر من خلفها
أي طرف، وأي أصناف، وكم	هل المستند خاضع للضريبة أصلًا، وتحت أي خطة ضريبية
التواريخ والعملة	هل يجوز للمستخدم تعديل الضريبة المحسوبة أم النظر إليها فقط
المخزن والموقع والمحددات	هل تُفرض الأسعار من قائمة أسعار أم يجوز كتابتها
أي خصومات تُطبَّق على كل سطر	أي حسابات تُدين وتُدائن القيمة
أي مستند مصدر يُبنى عليه	ماذا يُنسخ من ذلك المستند المصدر، وهل تُقفل السطور المنسوخة بعدها
أي سندات مخزنية تُجمَّع	هل يعتبر التجميع جهة الاتصال والذمة والمحددات
هل تضغط تطبيق	هل يعيد التطبيق تسعير السطور أم يترك الأسعار كما هي

ولكل إعداد من تلك الإعدادات صفحة خاصة به. ابدأ من فهرس توجيهات مستندات سلسلة التوريد: الإعدادات العامة لهوية التوجيه، وبناءً على لكل ما يخص بناء مستند من آخر، والتسعير والضرائب والخصومات، ومتابعة الكميات، والحجز والتوصيل، والتأثيرات المحاسبية، والصنف الفرعي، والتوليد والمحددات، والخيارات الخاصة بكل مستند.

التسعير والضرائب والخصومات على الشاشة

كيف يُتوصَّل إلى سعر السطر

حين يظهر سعر على سطر، فهو لم يأتِ من مكان واحد. فمحرك التسعير يُسلَّم حزمة كاملة من السياق ويعيد سعرًا. والحزمة هي: الصنف، والكمية ووحدتها، والعميل، والتاريخ الفعلي، وتصنيف الفاتورة، ومندوب المبيعات، والذمة، ومحددات السعر 1 إلى 5، وبناءا على إن وُجد، وخطة الضريبة التي يشير إليها التوجيه.

ومعظم هذه حقول رأس، وهذا هو بيت القصيد — فالسعر على فاتورة مبيعات قول عن هذا العميل يشتري هذه الكمية في هذا التاريخ تحت هذا التصنيف، لا خاصية من خصائص الصنف.

والنتيجة العملية هي التي يتعثر فيها الناس: تغيير أي من حقول الرأس تلك يعيد تسعير كل سطر في المستند. غيّر التوجيه أو التاريخ الفعلي أو العميل أو تصنيف الفاتورة أو الذمة، فيُعاد حساب الجدول. وهذا ليس خللًا ولا يمكن التراجع عنه بالضغط على الحقل مرة أخرى — فإذا كانت الأسعار المكتوبة يدويًا تهمّ، فاضبط الرأس أولًا والسطور ثانيًا.

أما قوائم الأسعار والعروض والقسائم وقواعد هامش الربح التي يستشيرها المحرك فموثقة على حدة، في التسعير والعروض والقسائم لجانب البيع وتسعير المشتريات لجانب الشراء.

كتلة الإجماليات

أسفل الجدول تجلس الأموال. وهي تُقرأ نزولًا كعملية حسابية لا كقائمة:

الإجمالي ← صافي بعد الخصم 1 … صافي بعد الخصم 8 ← التخفيض (نسبة وقيمة على مستوى الرأس) ← ضريبة 3 وضريبة الفاتورة 4 (كلٌّ منهما نسبة وإجمالي) ← بعد ضريبة الفاتورة ← الصافي ← المدفوع نقدا وإجمالي المدفوع والمتبقي.

وتحمل مجموعة الإجماليات المنفصلة أرقام الأعمدة مجموعةً — إجمالي الخصم حتى إجمالي خصم 8، وإجمالي ضريبة مبيعات 1 حتى إجمالي ضريبة 4 — فترى ماذا أسهمت به كل طبقة خصم وضريبة عبر المستند كله.

وشيئان في هذه الكتلة يوقعان الناس. التخفيض في كتلة الإجماليات خصم على مستوى الرأس يُطبَّق بعد خصومات السطور، لا ملخّص لها. والمتبقي هو ما تُستخدم كتلة الإجماليات لأجله يوميًا فعلًا: فهو الرقم الذي تعمل عليه أزرار السداد وتوليد سندات القبض.

تبويبا التوصيل والدفع

في فاتورة المبيعات هما تبويبان منفصلان. التوصيل يحمل مدة الأستلام وتاريخ التوصيل، وشركة الشحن، وجهة الإتصال، وحالة التوصيل وأولوية التجهيز، وعنوان الشحن كاملًا، وعرضًا للقراءة فقط للسطور مع كميات الحجز والتوصيل، ومجموعة المحددات. والدفع يحمل عنوان الدفع (مع مفتاح نفس عنوان الشحن)، وجدول الســداد للنقدية والبطاقات والقسائم، ونموذج الدفع وجدول الدفعات للأقساط، وجدول سندات الدفع للسندات المحرَّرة في مكان آخر، وملخّص إجمالياته الخاص.

وفي فاتورة المشتريات يُدمج الاثنان في تبويب واحد هو الشحن و الدفع يحمل العنوانين، ونموذج الدفع، وجدولَي الأقساط وسندات الدفع، والإجماليات والمحددات.

الأصناف الفرعية: العمود ذو الاسم المربك (Sub-Items)

الصنف الفرعي وحدة من الصنف مُسلسَلة ومتابَعة إفراديًا ولها سجل رئيسي خاص بها — تحمل مخزنها وموقعها وحالتها وروابط راجعة إلى كل مستند لمسها. والفكرة آتية من وحدة مراكز الصيانة، حيث تُستخدم للمركبات.

وهذا الأصل يظهر في المسمّى. فالترجمة المشحونة لعمود الصنف الفرعي هي السياره (Customer Car)، وهذا ما يظهر كعنوان عمود على سطر مستند سلسلة التوريد. فمهندس الدعم الباحث عن «صنف فرعي» في فاتورة مشتريات لن يجده تحت ذلك الاسم.

ولا يوجد جدول للأصناف الفرعية في فاتورة المبيعات ولا في فاتورة المشتريات. فالصنف الفرعي عمود واحد في جدول التفاصيل، يجلس مع بقية محددات المتابعة — وهو مشحون في فاتورة المشتريات وفي التوريد المخزني، لكنه ليس في جدول سطور فاتورة المبيعات الافتراضي.

أما ما يفعله المستند بالصنف الفرعي متى صار على سطر فيتحكم فيه التوجيه: هل يُقسَّم سطر كميته ثلاثة إلى ثلاثة سطور كميتها واحد ليأخذ كل وحدة سجلها، وهل يُنشأ سجل صنف فرعي آليًا من بيانات السطر، وهل يُكتب مخزن السطر وموقعه عليه، وأي مراجع مستندات تُختم فيه. وهذا كله في إعدادات الصنف الفرعي. أما الملف الرئيسي للصنف الفرعي نفسه فموثق باعتباره ملف السيارة.

تجميع وتطبيق: نصفا عمل واحد (Collect & Apply)

هذا أكثر زرَّين في الشاشة كلها صلةً بالدعم، وأشيع سوء فهم أنهما طريقتان لفعل الشيء نفسه. وليسا كذلك. بل هما خطوتان متتاليتان، والضغط على واحد منهما فقط يترك العمل نصفه.

وكلاهما يعيش في تبويب المستندات المرتبطة، بجوار جدول اسمه السندات المخزنية.

المشكلة التي يحلانها

موزّع يسلّم للعميل نفسه إحدى عشرة مرة في الشهر، وكل تسليم مسجَّل كسند صرف. وفي آخر الشهر يريد العميل فاتورة واحدة. وإعادة كتابة سطور إحدى عشرة عملية تسليم في فاتورة بطيءٌ وخاطئ معًا — إذ لن تعود الفاتورة مرتبطة بعمليات التسليم التي تفوترها.

ووُجد تجميع وتطبيق ليصير الشهر فاتورة واحدة بضغطتين.

ماذا يفعل تجميع (Collect)

اضغط تجميع فيسألك النظام عن تاريخ من وتاريخ إلى. ثم يبحث عن السندات المخزنية — سندات الصرف في فاتورة المبيعات، وسندات التوريد في فاتورة المشتريات — التي تحقق كل ما يلي:

• أنها غير مرتبطة بفاتورة بالفعل؛
• أنها حُفظت خارج المسودة مرة واحدة على الأقل (فسند تسليم مسودة غير مرئي للتجميع)؛
• أن تاريخها الفعلي يقع داخل المدى الذي أعطيته؛
• أن مخزنها يطابق مخزن رأس الفاتورة، إن كان محدَّدًا؛
• أن طرفها يطابق عميل الفاتورة أو موردها — وإذا لم يكن في رأس الفاتورة طرف، فلا تُعرض إلا السندات المخزنية التي ليس لها طرف هي الأخرى؛
• أنها غير مُعلَّمة بـعدم التجميع في الفواتير على السند المخزني نفسه.

وهناك ثلاثة فلاتر أخرى اختيارية، يفتحها التوجيه لا المستخدم: اعتبار جهة الاتصال عند تجميع السندات المخزنية في الفواتير، واعتبار الذمة عند تجميع السندات المخزنية في الفواتير، ومجموعة فلاتر محددات تضيّق البحث على القطاع أو الفرع أو الإدارة أو المجموعة التحليلية الحالية. فإذا لم يظهر سند تسليم توقعت ظهوره، فأحد هذه هو السبب عادة.

ويُضاف كل مستند مطابق كسطر إلى جدول السندات المخزنية، حاملًا مرجع المستند ورقم المستند اليدوي والتاريخ الفعلي. والسطور الموجودة في الجدول أصلًا لا تتكرر. وأخيرًا، إذا كان التوجيه يحمل وضع بناءا على في الاعتبار عند تجميع المستندات مفتوحًا، حُذف كل سطر مجمَّع لا يعود سنده المخزني — عبر سلسلة مستنداته المصدر — إلى المصدر نفسه الذي تعود إليه الفاتورة.

وهذا كل ما يفعله تجميع. لقد ملأ قائمة مستندات. ولم ينشئ سطر فاتورة واحدًا، ولم تتحرك الإجماليات.

التجميع بلا مدى زمني

تحمل فاتورة المبيعات زرًا ثانيًا في قائمة المزيد هو تجميع بدون تواريخ، يُجري البحث نفسه تمامًا بلا أي فلتر تواريخ. استخدمه حين تعرف أن للعميل عمليات تسليم غير مفوترة لكنك لا تعرف متى تمت.

ماذا يفعل تطبيق (Apply Receipts)

يقرأ تطبيق السطورَ الجالسة في جدول السندات المخزنية — سواء وضعها التجميع هناك أو اخترتها بيدك — ويحوّلها إلى سطور فاتورة. فلكل سند مخزني في الجدول يمشي في كل سطر تفصيلي ويبني منه سطر فاتورة مطابقًا، ثم:

• يأخذ السعر من المستند المصدر للسند المخزني نفسه حيث يوجد؛
• يُبقي سعرًا كتبته بالفعل على سطر مطابق في الجدول بدلًا من الكتابة فوقه، مطابقًا على محددات المتابعة التي يقول Price Update With Apply Button Policy في التوجيه باعتبارها؛
• يدمج السطور المتشابهة في واحد، إذا طلب ذلك إما إعداد سلسلة التوريد (تجميع سطور الصرف المتشابهة في المبيعات / تجميع سطور التوريد المتشابهة في المشتريات) أو التوجيه (تجميع سطور السندات المخزنية المتشابهة)؛
• يعيد تسعير المجموعة كلها عبر محرك التسعير المعتاد — نفسه الموصوف أعلاه، بعميل الفاتورة وتاريخها الفعلي وتصنيفها ومندوب مبيعاتها ومحددات سعرها وذمتها وخطة ضريبتها — إلا إذا كان التوجيه يحمل عدم تحديث الأسعار مع تطبيق السندات المخزنية مفتوحًا؛
• يعيد حساب كتلة الإجماليات.

والنتيجة تستبدل محتوى جدول السطور.

الفرق، في جدول واحد

	تجميع	تطبيق
يسألك عن	تاريخ من وتاريخ إلى	لا شيء
يقرأ من	قاعدة البيانات، مفلترة بالطرف والمخزن والتواريخ وخيارات التوجيه	جدول السندات المخزنية كما هو
يكتب في	جدول السندات المخزنية	جدول التفاصيل وكتلة الإجماليات
ينشئ سطور فاتورة	لا	نعم
يمسّ الأسعار	لا	نعم، إلا إذا منع التوجيه
آمن عند الضغط مرتين	نعم — السطور الموجودة لا تتكرر	يعيد بناء السطور من الجدول

والصيغة المختصرة: تجميع يختار عمليات التسليم؛ وتطبيق يحوّلها إلى فاتورة مسعّرة.

الزر في فاتورة المبيعات مكتوب عليه «تطبيق»

في فاتورة المبيعات يكون الإجراء تطبيقَ سندات صرف لا توريد — لكن المسمّى المشحون في جانبي البيع والشراء معًا هو تطبيق (Apply Receipts في الإنجليزية). فلا تدع الصياغة ترسلك للبحث عن زر آخر.

متى ينطلق التطبيق وحده

إذا كان التوجيه يحمل تطبيق المستند المخزني بمجرد اخنتياره مفتوحًا، فلن تضغط تطبيق إطلاقًا: اختيار مستند في جدول السندات المخزنية يُشغّله فورًا. وهذا ما تستخدمه معظم النسخ عالية الحجم، وهو أيضًا تفسير أن يبلّغ مستخدم بأن «السطور ظهرت من تلقائها» على شاشة يضطر زميله فيها لضغط زر.

إنشاء سند مخزني: الاتجاه الآخر (Create Inventory Doc.)

بجوار تجميع وتطبيق يجلس إنشاء سند مخزني، وهو يُجري الآلية كلها بالعكس. فحيث يبدأ تجميع وتطبيق من سندات مخزنية موجودة بالفعل ويبنيان منها فاتورة، يبدأ إنشاء سند مخزني من فاتورة كُتبت باليد ويولّد سند الصرف أو التوريد المقابل من سطورها.

وأي الاتجاهين تعمل به نسخة ما قرارُ عملٍ لا قرارُ نظام. فالمخازن التي تشحن أولًا وتفوتر لاحقًا تجمّع وتطبّق؛ والمكاتب التي تفوتر أولًا وتترك المخزن يلحق تستخدم إنشاء سند مخزني. وفعل الاثنين على المستند نفسه هو الطريق إلى صرف المخزون مرتين.

لماذا لا يظهر سند تسليم مفوتَر مرة أخرى

حفظ الفاتورة يختم مرجع الفاتورة على كل سند مخزني في الجدول، وأول فلتر في التجميع هو «غير مرتبط بفاتورة بالفعل». احذف السطر واحفظ مجددًا، فيُمحى الختم ويصير سند التسليم قابلًا للتجميع من جديد. وهذا أيضًا سبب أن يكون سند تسليم يقسم مستخدم أنه موجود غيرَ مرئي له: فهو جالس بالفعل على فاتورة شخص آخر.

أين تختلف فاتورة المشتريات (Purchase Invoice)

كل ما سبق يصدق على فاتورة المشتريات. وما يلي هو القائمة القصيرة لما ليس مثلها.

التبويبات. فاتورة المبيعات فيها الرئيسية والتوصيل والدفع والمستندات المرتبطة والبنود. وفاتورة المشتريات فيها الرئيسية والشحن و الدفع (الاثنان مدمجان) وبنود مصروفات والمستندات المرتبطة والبنود.

الرأس. تعرض فاتورة المشتريات تاريخ التحرير بجوار التاريخ الفعلي وتضع الفترة في الشحن و الدفع، حيث لا تعرض فاتورة المبيعات أيًّا منهما. وتستبدل العميل بـمورد، ومندوب المبيعات بـمندوب المشتريات، وتضيف ثلاثة حقول لا حاجة لجانب البيع بها:

الحقل	لماذا هو موجود
رقم المستند اليدوي (Manual Ref1)	رقم فاتورة المورد نفسه — الرقم الذي ستُسأل عنه حين يستفسر المورد عن حسابه
سند التكاليف الإضافية (Receipt Additional Cost)	يربط الفاتورة بالمستند الحامل للشحن والجمارك والمناولة
أولوية الاستلام (Receipt Priority)	يرتّب عمليات الاستلام المتنافسة

أعمدة التكلفة على السطور. يحمل جدول سطور فاتورة المشتريات تكلفة الوحده واجمالى التكلفة وقيمة التكلفة الإضافية والمرتجع والمتبقي — كلها مشحونة مخفية، وكلها عن التكلفة الفعلية للبضاعة عليك بعد إنزال الإضافات عليها. ولا شيء من ذلك في فاتورة المبيعات؛ فسطر البيع يسجّل ما حصّلته، وتكلفة ما خرج من المخزن يحسبها محرك التكلفة لا الكتابة اليدوية. راجع تكلفة المخزون.

تبويب بنود مصروفات. خاص بفاتورة المشتريات وحدها. يعرض مستندات تكاليف إستلام إضافية المرتبطة بهذه الفاتورة وبنود المصروفات (الإجماليات) — الشحن والتأمين والجمارك والمناولة التي تحوّل سعر المورد إلى تكلفة واصلة.

متابعة الكمية المخزنية في الإجماليات. تضيف كتلة إجماليات فاتورة المشتريات الكمية المنفذة مخزنيا والكمية المتبقية مخزنيا، فترى بنظرة كم وصل فعلًا مما فُوتر عليك. وهذا هو نصف المطابقة الثلاثية الظاهر على الشاشة، الموصوف في مسار المشتريات.

لا حجز، ولا توصيل، ولا سطور سداد. يحمل جدول سطور فاتورة المبيعات حالة الحجز والكمية المحجوزة وكمية الحجز المُلغاة والكمية العير محجوزة وتاريخ الحجز ومخزن الحجز وموقع الحجز، ويتابع تبويب التوصيل فيها كميات التوصيل وحالته. ولا وجود لشيء من ذلك في فاتورة المشتريات — فأنت لا تحجز مخزونًا تشتريه. والحجز يتناوله دليل نظام الحجز، والتوصيل التوصيل والتحميل.

كما تحمل فاتورة المبيعات جدول الســداد في الرئيسية والدفع — النقدية والبطاقات والقسائم وعمليات الـ terminal المأخوذة على الكاونتر — بالإضافة إلى Payment Terminal وقسيمة شراء وتصنيف سجل في الرأس. أما فاتورة المشتريات فتسجّل السداد عبر جدولَي الأقساط وسندات الدفع فقط.

تبويب المستندات المرتبطة. كلاهما يحمل جدول السندات المخزنية مع تجميع وتطبيق وإنشاء سند مخزني. وتضيف فاتورة المبيعات جدولين آخرين هناك: المستندات المنشأة، الذي يعرض ما ولّدته هذه الفاتورة، والسحب، وهو تفصيل التجهيز في المخزن. وتضيف فاتورة المشتريات مفتاح منع الظهور في بناءا على بالسندات المخزنية، الذي يُبقي هذه الفاتورة خارج قائمة اختيار المستند المصدر في السندات المخزنية.

تبويب ليس هو ما يوحي به اسمه

لكلا المستندين تبويب البنود، ولا علاقة له بحقل توجيه المستند في الرأس. فتبويب البنود يحمل البنود القياسية — بنود تعاقدية، لكلٍّ منها تاريخ نهاية عمل البند المخططة وتاريخ نهاية عمل البند بعد التمديد وتاريخ التحقق ومجموع غرامات التمديد. أما توجيه المستند في الرأس فسجل إعدادات المستند. شيئان مختلفان، وكلمتان مختلفتان في العربية، وكلمة إنجليزية واحدة مشتركة (Terms) تجمعهما.

بعد أن تضغط حفظ

حفظ مستند سلسلة التوريد خطوة واحدة ليس بعدها ما تتذكره. فالمستند يُكتب فورًا، وتُحرَّر تأثيراته — حركة المخزون والقيد المحاسبي — كـطلبات أعمال تُعالَج في الخلفية. وهذا ما يجعل الحفظ فوريًا حتى في فاتورة من مئة سطر، وهو ما يجعل التأثير الفاشل قابلًا لإعادة المعالجة لا قاتلًا.

وحين يقول متصل «الفاتورة حُفظت لكن المخزون لم يتحرك»، فالمكان الذي يُنظر فيه هو قائمة طلبات الأعمال: فلتر على حالة الفشل، اقرأ الرسالة، وأعد معالجة السطر. وهذا الإجراء موثق في طلبات الأعمال.