إنشاء الأصناف وصيانتها (Creating and Maintaining Items)

تتناول هذه الصفحة الشاشات التي تحيط ببطاقة الصنف — فتح الأصناف بالجملة، وتعديلها بعد إنشائها، وتحديد من يحق له شراؤها، وإخبار المخزن بالمكان الذي تنتمي إليه. أما بطاقة الصنف نفسها وماهية الصنف فتشرحها صفحة فهم أصناف المخزون.

وهناك سبب لوجود هذه الشاشات منفصلة عن الصنف نفسه. فبطاقة الصنف يحرّرها شخص واحد، صنفًا واحدًا في كل مرة. أما فتح مئتي صنف لموسم جديد، أو رفع حد المخزون الأدنى لكل صنف في مخزن، فهو عمل من نوع آخر — وفي معظم المنشآت يقوم به أشخاص آخرون، وفق قواعد اعتماد مختلفة.

طلب فتح صنف جديد (Item Opening Request)

في شركة صغيرة، ينشئ أي شخص يحتاج صنفًا جديدًا الصنفَ بنفسه. أما في شركة أكبر فسرعان ما يتحول ذلك إلى فوضى: ثلاثة أشخاص ينشئون ثلاثة أصناف شبه متطابقة، ولا أحد يتفق على أسلوب الترميز، ويكتشف فريق الحسابات الفوضى بعد شهر.

شاشة طلب فتح صنف (المخازن ← الملفات ← طلب فتح صنف) هي الحل. فالشخص الذي يريد الصنف — بائع طُلب منه منتج لا تحتفظ به، أو موظف مشتريات وجد موردًا جديدًا — يملأ طلبًا يصف فيه الصنف المطلوب. والشاشة تشبه بطاقة الصنف تمامًا تقريبًا، وهذا مقصود: نفس التبويبات للوحدات، والإصدارات والمقاسات، والأكواد المخصصة، والإعدادات، والكلمات المفتاحية، حتى يتمكن مقدّم الطلب من إدخال كل ما يعرفه من تفاصيل.

ثم يراجع فريق ملف الأصناف الطلبَ وينشئ الصنف الحقيقي منه.

الاتجاه قد يفاجئك

لا يوجد زر «اعتماد» أو «إنشاء صنف» على الطلب نفسه. بل تسير في الاتجاه المعاكس: تنشئ الصنف الجديد، وعلى بطاقة الصنف تختار الطلب في حقل طلب فتح الصنف. واختياره ينسخ الطلب بكامله في خطوة واحدة — البيانات الأساسية، والإصدارات، والكلمات المفتاحية، وسطور المخازن، والمقاسات والألوان، وأكواد العملاء والموردين، وتحويلات الوحدات، وجدولي الوحدات الأساسية والثانوية.

فالطلب إذن مسودة مُعبّأة يسحب منها فريق ملف الأصناف، وليس مستندًا يدفع بصنف إلى الوجود.

ولأن الطلب ملف رئيسي عادي، تنطبق عليه آلية الاعتمادات المعتادة. فإذا أردت أن تُعتمد الطلبات رسميًا قبل أن يتصرف أحد بناءً عليها، فذلك يُضبط بنفس طريقة أي شاشة أخرى، لا عبر شيء خاص بالأصناف.

فتح عدة أصناف دفعة واحدة (Multiple Item Creator)

بعض الأصناف لا تصل واحدًا تلو الآخر. فمستورد ملابس يفتح موسمًا جديدًا يحتاج القميص نفسه بأربعة تصنيفات من القماش وثلاثة من القَصّة. وموزّع يتسلّم كتالوج مورد يحتاج ستين صنفًا لا تختلف إلا في سمة واحدة.

شاشة أصناف متعددة (المخازن ← الملفات ← أصناف متعددة) مبنية لهذا الشكل من العمل بالضبط. تملأ شاشة واحدة تصف الصنف الذي تريده كقالب — وهي فعلًا تعريف الصنف كاملًا، موزّعًا على تبويبات الرئيسية، والوحدات، والإصدارات والمقاسات، والإعدادات. كل شيء موجود: مفاتيح المتابعة (له شحنات، له رقم مسلسل، له تاريخ صلاحية، له ألوان، له مقاسات، له إصدارات، يوضع بصناديق، له أبعاد)، ومفاتيح التداول (يمكن شراؤه، يمكن بيعه، يمكن تصنيعه، مرتجع، يمكن إستبداله)، وإمكانية السحب على المكشوف ومتابعة أعمار المخزون، وأرقام التخطيط تحت معلومات التخطيط (فترة الشراء، فترة التصنيع، Safety Stock، اقل كمية يمكن طلبها)، ونسب الربحية في معلومات تسعير المبيعات الآلي، وإعداد الوحدات الأساسية والثانوية معًا.

وأسفل القالب يوجد جدول التفاصيل، وهنا يحدث التضاعف. كل سطر يحمل تصنيف 1 حتى تصنيف 10 بالإضافة إلى معدلات تحويل الوحدات الأربعة. وعند الضغط على انشاء الأصناف تحصل على صنف واحد لكل سطر — كلٌّ منها مبني من القالب، ويختلف عن غيره بقيم التصنيف الموجودة في سطره.

التصنيفات هي ما تتضاعف به الأداة

جدول التوليد يعرض تصنيف 1–10 ولا شيء غيرها. أما فئات الصنف فموجودة على القالب كحقول مرجع عادية، لكنها لا تشارك في توليد أي شيء. فإذا كنت تقرر كيف تبني تصنيف أصنافك، فهذه الشاشة مؤشر جيد على الآلية التي بُني النظام حولها — راجع ملفات تصنيف الأصناف للصورة الكاملة.

تحديد طريقة متابعة الصنف (Item Configurations)

من بين كل الشاشات في هذه الصفحة، إعدادات صنف (المخازن ← الإعدادات ← إعدادات صنف) هي الأوسع أثرًا. فهي ملف تعريف مُسمّى وقابل لإعادة الاستخدام، يجيب عن سؤال كنت ستضطر للإجابة عنه لكل صنف على حدة: ما التفاصيل التي يجب تسجيلها عند حركة هذا المخزون، وما الذي يُتابَع مقابلها؟

عشرة محددات للمتابعة، لكل منها مجموعته الخاصة — الإصدار، والمقاس، واللون، والشحنة، والنسبة الفعالة، والنسبة غير الفعالة، والصنف الفرعي، والأبعاد، والسيريال، والتعبئة. وكل مجموعة تطرح الأسئلة الستة نفسها، وأولها اثنان هما الأهم في العمل اليومي:

الإعداد	ما الذي يحدده
السياسة في السحب (Issue Policy)	هل يجب إدخال القيمة عند خروج المخزون — إجبارى أو اختياري أو ممنوع
السياسة في الإستلام (Receipt Policy)	السؤال نفسه عند دخول المخزون
متابعة الكميات (Track Quantity)	هل تُحفظ الأرصدة منفصلة لكل قيمة من قيم هذا المحدد
متابعة التكاليف (Track Cost)	هل تُحفظ التكلفة منفصلة لكل قيمة من قيم هذا المحدد
Allow Empty Values Before Date	تاريخ فاصل تُقبل قبله القيمة الفارغة
Allow Admin To Receipt With Empty Value	يتيح للمسؤول استلام المخزون بدون القيمة

ويستحق خيار ممنوع الانتباه، لأن الناس يفترضون عادة أن الاختيار محصور بين إجبارى واختياري. فضبط محدد على ممنوع يعني أن النظام سيرفض إدخال قيمة فيه — وهو مفيد حين لا يكون للصنف ألوان فعلًا وتريد منع أي شخص من تسجيل لون.

تفعيل متابعة الشحنات لمخزون تملكه بالفعل

الإعدادان الأخيران موجودان لحالة محددة وشائعة جدًا: عميل يعمل منذ سنوات يقرر البدء في متابعة الشحنات أو تواريخ الصلاحية، فيكتشف أن النظام صار يطالب برقم شحنة لمخزون استُلم قبل أن يفكر أحد في الشحنات أصلًا. وتشرح صفحة السماح للأصناف ذات الشحنات وتواريخ الصلاحية بحمل كميات بدون بيانات كيف يحل التاريخ الفاصل هذه المشكلة.

وتوجد ثلاث مجموعات أخرى أسفل مجموعات المحددات:

الكمية والتكلفة حسب المحدد. تحدد متابعة الكمية على القطاع ومتابعة التكلفة على القطاع ونظائرها للفرع والإدارة والمجموعة التحليلية ما إذا كانت الأرصدة والتكاليف تُحفظ منفصلة لكل محدد تنظيمي، وليس فقط لكل مخزن.

محددات متابعة التوصيل. صفٌّ من مفاتيح اعتبار… — الإصدار، والمقاس، واللون، والشحنة، والنسبة الفعالة وغير الفعالة، والصنف الفرعي، والأبعاد، والصندوق، والمخزن، والموقع. وهذه تحدد أي التفاصيل يجب أن تتطابق حتى يُحتسب المخزون المسلَّم مقابل ما تم طلبه. فإذا كان اعتبار اللون مغلقًا، فتسليم الأزرق يُغلق سطرًا طلب الأحمر؛ وإذا كان مفتوحًا فلا.

معلومات تسعير المبيعات الآلي. أقل نسبة ربحية والافتراضية والقصوى للتسعير الآلي، تُعرَّف مرة واحدة على ملف التعريف بدلًا من تعريفها لكل صنف.

ويصل ملف التعريف إلى الأصناف بطريقتين. الأصناف الجديدة تأخذه من حقل الإعدادات على بطاقة الصنف، وللأصناف الموجودة بالفعل هناك نسخ إعدادات الصنف الي الصنف في قائمة المزيد، وهو يدفع إعدادات ملف التعريف إلى أصناف قيد الاستخدام فعلًا.

تعديل سياسة التخزين لاحقًا (Item Update)

توجد شاشة تحديث بيانات صنف (المخازن ← الملفات ← تحديث بيانات صنف) لأن حدود المخزون الدنيا والقصوى لا تُضبط مرة واحدة ثم تُنسى. فهي تتغير مع الموسم، ومع فترة توريد المورد، ومع إعادة تنظيم مخزن.

وخلافًا لمعظم شاشات هذه الصفحة، هذه الشاشة مستند وليست ملفًا رئيسيًا. فلها دفتر وكود، وتوجيه المستند، وتاريخ التحرير، والتاريخ الفعلي، والفترة — ما يعني أنها تتصرف كفاتورة أو تحويل: مُرقَّمة، ويمكن أن تحكمها توجيهات المستندات، وتترك سجلًا بمن غيّر سياسة التخزين ومتى. ولمراجعة تسأل «من رفع الحد الأدنى لهذا الصنف في مارس؟» فهذا السجل هو بيت القصيد.

تختار الصنف في الرأس، ثم تملأ جدول سياسات الأسعار بالسطور التي تريد تطبيقها. ورغم الاسم، فمعظم ما يحمله الجدول سياسة تخزين أكثر منه تسعيرًا:

• أقل كمية وأقصى كمية وحد الطلب — نطاق إعادة الطلب
• التكلفة القياسية وأقل سعر
• فترة الركود — كم يمضي من الوقت بلا حركة قبل أن يُعدّ الصنف راكدًا
• يعاد طلبه ومرغوب فيه ومقترح في التخفيضات والعروض
• كود الرف والموقع الإفتراضي

وكل سطر مقيَّد بالتركيبة التي ينطبق عليها، فيمكن أن تختلف السياسة حسب المخزن والموقع ورقم الشحنه والإصدار والمقاس واللون والرقم المسلسل والمحددات التنظيمية. وبذلك يمكن لمستند واحد أن يضع حدًا أدنى للمخزن الرئيسي وحدًا مختلفًا لفرع.

وهناك حقلان في الرأس يسهل إغفالهما وهما يغيران سلوك المستند. من تاريخ وإلى تاريخ يحددان الفترة التي ينطبق عليها التحديث، والأولوية تحسم أي التحديثات يفوز حين يغطي أكثر من واحد الصنف والفترة نفسها. فيمكن تحرير زيادة موسمية مسبقًا، وإعطاؤها نطاقًا زمنيًا وأولوية أعلى، وتركها تسري وحدها.

ويكتب إجراء نسخ إلى الصنف سطورَ المستند على الصنف نفسه.

التحكم في من يشتري الصنف أو يورّده

ليس كل صنف لكل عميل. فقد يحتفظ موزّع بتشكيلة لا يطلبها إلا وكلاؤه المعتمدون؛ وقد يشتري مُصنّع مكوّنًا من مورد واحد معتمد بالضبط.

وتسجّل ذلك شاشتان: ربط صنف بعميل (المخازن ← الملفات ← ربط صنف بعميل) وربط صنف بمورد (المخازن ← الملفات ← ربط صنف بمورد). وكلتاهما بسيطة — جدول التفاصيل يحوي أزواجًا، الصنف في جهة والعميل أو المورد في الأخرى. ويمكنك الاحتفاظ بسجل ربط لكل عميل، أو بسجل واحد لتشكيلة منتجات يغطي عملاء كثيرين؛ فالنظام يقرؤها كلها معًا.

الروابط لا تفعل شيئًا حتى تُفعَّل الإعدادات

تسجيل الروابط وحده لا أثر له. فالسلوك يتحكم فيه إعداد سلسلة التوريد، وإذا كان الخيار المقابل مغلقًا تُتجاهل الروابط ببساطة:

• ربط الأصناف بعدة عملاء / ربط الأصناف بعدة موردين يفعّلان الفلترة.
• ويحدد خيارا «دون فراغات» كيف يُعامَل صنف لا روابط له: اتركهما مغلقين فيكون الصنف غير المرتبط متاحًا للجميع، وافتحهما فلا يكون متاحًا لأحد.
• والتأكد من ربط الأصناف بالعملاء و الموردين عند الحفظ يحوّل الفلترة إلى قاعدة صارمة — فلا يمكن حفظ مستند يحوي صنفًا غير مرتبط أصلًا، بدلًا من مجرد إخفاء الصنف من قائمة الاختيار.

وهذه موثقة في إعدادات الأصناف والبيانات الرئيسية.

وأنفع ما ينبغي معرفته عن هاتين الشاشتين هو ما الذي يُعدّ تطابقًا، لأنه أوسع مما يبدو للوهلة الأولى. فحين يقرر النظام ما إذا كان يجوز عرض صنف على عميل، فإنه يقبل الربط بالعميل أو بمجموعة ذلك العميل، أو بتصنيف العميل، أو بأي من تصنيفات العميل من 1 إلى 5. وروابط الموردين تتصرف بالطريقة نفسها عبر تصنيف المورد.

وهذا يغيّر طريقة إعدادها. فربط صنف بتصنيف من العملاء سطر واحد؛ وربطه بكل عميل في ذلك التصنيف مائة سطر، وتتقادم لحظة انضمام عميل جديد. ففضّل التصنيف.

توجد آلية أقدم وأبسط بجانب هذه

تحمل بطاقة الصنف أيضًا حقلي مرجع مفردين هما قصر البيع على العميل وقصر الشراء على المورد، يفعّلهما ربط الأصناف بالعملاء في مستندات البيع وربط الأصناف بالموردين في مستندات الشراء. وهذان يقصران الصنف على طرف واحد لا عدة أطراف، والصنف الذي يُترك الحقل فيه فارغًا يمر دائمًا. وهما يطابقان على المجموعة والتصنيف بالطريقة نفسها. استخدم شاشتي الربط حين ينتمي الصنف إلى عدة أطراف، وهذين الحقلين حين ينتمي إلى طرف واحد بالضبط.

ربط الأصناف ببعضها (Item Relations)

تسجّل شاشة علاقات أصناف (المخازن ← الإعدادات ← علاقات أصناف) أن لصنفٍ ما علاقةً بصنف آخر — البديل الذي يُعرض عند نفاد الأول، أو الإكسسوار الذي يصاحبه، أو الموديل الأحدث الذي حلّ محله.

وتُشحن ستة أنواع من العلاقات:

العلاقة	المعنى
بديل (Substitute)	بديل يؤدي الغرض نفسه
صنف مقترح (Cross Sell)	صنف يُقترح عرضه بجانبه
تغير إلى (Supercede)	الصنف الذي حلّ محل هذا الصنف
خدمة إضافية (Added Service)	خدمة تصاحب الصنف
إكسسوارات صنف (Item Accessories)	إكسسوار يتبع الصنف
صنف مجاني (FreeItem)	صنف يُمنح مجانًا مع هذا الصنف

وكل سطر في جدول علاقات الأصناف يسمّي الصنف الذي ينطبق عليه والصنف الثانى الذي يشير إليه، مع العلاقة وكمية. وما يجعل الشاشة قابلة للتوسع أن الطرف الأول لا يلزم أن يكون صنفًا واحدًا: يمكن مطابقة السطر بـتصنيف 1–10، أو بـفئة الصنف 1–5، أو بـالماركة، أو بالإدارة، فيقول سطر واحد «كل صنف من هذه الماركة يأتي معه هذا الإكسسوار» بدلًا من التكرار لكل صنف.

وتحمل السطور من تاريخ وإلى تاريخ خاصين بها، وللسجل ككل نطاق زمني أيضًا، إضافة إلى الأولوية التي تحسم أي علاقة تنطبق حين يتطابق أكثر من واحدة. ويمنع مفتاح إيقاف التخفيضات الأخرى تراكم تخفيضات أخرى فوق العلاقة.

إخبار المخزن بمكان الصنف (Item Storage Allocation)

تجيب الشاشة الأخيرة عن سؤال لا يطرحه أحد حتى يكبر المخزن: حين يصل هذا الصنف، أين ينبغي وضعه؟

تحتفظ شاشة تحديد تخزين أصناف (المخازن ← الملفات ← تحديد تخزين أصناف) بقواعد تقرن مجموعة من الأصناف بمكان لحفظها. وكل سطر في جدول التفاصيل يختار الأصناف بـالصنف أو قسم الصنف أو تصنيف 1–10 أو فئة الصنف 1–5، ويوجّهها إلى تصنيف الموقع المخزني والموقع.

ويمكن تقييد السطور أيضًا بالحجم المادي لما يُخزَّن — اقل طول واقصي طول، وأقل وأقصى عرض وارتفاع، وأقل وزن، والسعة. وهذا يتيح لقاعدة واحدة أن ترسل الصناديق الصغيرة من منتج إلى مواقع التجميع والبالتات من المنتج نفسه إلى التخزين السائب، دون إنشاء صنفين.

أما تصنيفات المواقع نفسها والمواقع التي تشير إليها القواعد فمشروحة في المخازن والمواقع.