مستندات الرواتب (Salary Documents)
كل ما في صفحات مفردات الراتب و**المعادلات** و**الهياكل** هو إعداد — الآلية التي تقرر كم يجب أن يتقاضى كل موظف. وهذه الصفحة هي حيث تعمل تلك الآلية أخيراً. مستندان يقومان بالمهمة: سجل الرواتب (Salary Sheet)، وهو التشغيل المجمّع لفترة رواتب كاملة، وسند الراتب (Salary Document)، وهو كشف المرتب الفردي الذي يُنتَج لكل موظف — ومصدر القيد المحاسبي.
مستندان، مهمة واحدة
| سجل الرواتب (Salary Sheet) | سند الراتب (Salary Document) | |
|---|---|---|
| النطاق | فترة + صرفية واحدة لكثير من الموظفين | موظف واحد لفترة واحدة |
| الدور | التشغيل المجمّع: تجميع الموظفين، توليد كشوفهم | كشف المرتب الفردي، ومصدر المحاسبة |
| هل يرحّل إلى دفتر الأستاذ؟ | لا — يدير فقط | نعم — القيد يسكن هنا |
السجل هو الزر الذي تضغطه مرة كل شهر؛ والسندات هي ما يخرج منه، واحد لكل موظف. تراجع وتضبط على السجل، لكن المال يُحدَّد، سطراً سطراً، على كل سند.
أين تجدها
- سجل الرواتب — الرواتب > الرواتب > سجل الرواتب (Payroll > Payroll > Salary Sheet).
- سند الراتب — الرواتب > الرواتب > سند الراتب (Payroll > Payroll > Salary Document).
- مجال اصدار الرواتب — الرواتب > إعدادات الراتب > مجال اصدار الرواتب (Payroll > Salary Configurations > Salary Generation Range).
سجل الرواتب — التشغيل المجمّع
يُبنى السجل لـفترة رواتب واحدة وصرفية راتب واحدة في المرة — وهذا بالضبط ما يتيح للشهر نفسه أن يحمل أكثر من تشغيل متوازٍ (انظر سنوات وفترات الرواتب والصرفية). يضبط رأسه الفترةَ والشيئين اللذين يقرران من يُجمَع:
| الحقل (عربي ← إنجليزي) | الغرض |
|---|---|
| تقويم الرواتب / فترة الرواتب / سنة الرواتب (HR Calendar / HR Period / HR Year) | الإطار الزمني الذي ينتمي إليه هذا التشغيل. |
| توجيه المستند (Term) | التوجيه الذي يحكم ترقيم السجل. |
| معايير تجميع الموظفين (Employee Criteria Definition) | فلتر معايير حر لأي الموظفين يُجمَعون. |
| مجال اصدار الرواتب (Salary Generation Range) | قالب اختيار موظفين محفوظ وقابل لإعادة الاستخدام (انظر أدناه) يُستعمل بدل كتابة المعايير في كل مرة. |
| نطاق الموظفين (من موظف / إلى موظف … From/To Employee، إدارة، فرع، قطاع، وظيفة، جنسية، وغيرها) | كتلة نطاق من / إلى صريحة تضيّق الفئة المُجمَّعة. |
| عدم دفع السلف في السند (Do Not Pay Loans) | منع استقطاعات الأقساط التلقائية لهذا التشغيل. |
| عدم حذف سندات الرواتب الموجودة بالسطور المحذوفة (Do Not Delete Salary Documents Of Removed Sheet Lines) | الإبقاء على الكشوف المتولّدة حتى لو حُذف سطرها من السجل. |
| الحفظ نهائياً (Save Finally) | حفظ التشغيل نهائياً بدل مسودة. |
| إجمالي الإضافات / إجمالي الإستقطاعات / إجمالي الأخرى / المرتب النهائي (Total Additions / Total Deduction / Total Other / Net Salary) | إجماليات تجميعية عبر كل السطور، يحسبها التشغيل. |
بعد التجميع، يظهر كل موظف كسطر في جدول سجلات الرواتب (Salary Sheet Lines)، حاملاً صافي راتب ذلك الموظف، وأيام العمل، وإجماليات الإضافات/الاستقطاعات/الأخرى، ومربع اختيار (Selected) لضمّه أو استبعاده من التوليد، و — بعد التوليد — رابطاً إلى سند الراتب المُنتَج له، ووقت آخر توليد.
مجال اصدار الرواتب — اختيار قابل لإعادة الاستخدام
كتابة معايير اختيار الموظفين نفسها كل شهر جهد مهدور، لذا تتيح Nama حفظها مرة واحدة كـمجال اصدار رواتب — سجل رئيسي مسمّى يحمل نفس كتلة معايير من / إلى التي يستعملها السجل، إضافةً إلى قائمة قصر الإصدار على الموظفين التاليين (Limit To Employees) اختيارية لتثبيت التشغيل على قائمة محددة. يشير السجل حينئذٍ إلى المجال بدل إعادة إدخال الفلاتر. إنه إعداد اختيار محض؛ لا يحسب شيئاً ولا يرحّل شيئاً.
سند الراتب — كشف المرتب
يصبح كل سطر يولّده السجل سند راتب كاملاً: موظف واحد، فترة واحدة، والتفصيل الكامل لأجره. يحمل رأسه الفترة والإجماليات المحسوبة؛ ويحمل جدول تفاصيله سطور المفردات الفردية.
| الحقل (عربي ← إنجليزي) | الغرض |
|---|---|
| الموظف (Employee) | صاحب كشف المرتب هذا. |
| من تاريخ / إلى تاريخ (From Date / To Date) | المدة التي يغطيها الراتب — الفترة عادةً، أو أقصر لشهر جزئي. |
| أيام العمل / أيام عدم العمل (Working Days / None Working Days) | عدّ الأيام الذي يُنسّب الأجر تناسبياً. |
| أيام أجازات مدفوعة الأجر / أيام أجازات بدون مرتب (Paid Vacation Days / Vacation Days Without Salary) | أيام الأجازة مقسومة بحسب كونها مدفوعة أو لا. |
| أيام إيقاف عن العمل بدون مرتب (Suspension Days Without Salary) | أيام الإيقاف غير المدفوعة التي تخفض الأجر. |
| إجمالي الإضافات / إجمالي الإستقطاعات / إجمالي الآخري (Total Additions / Total Deductions / Others Total) | إجماليات أنواع التأثير الثلاثة. |
| جزاءات الشهر الحالي / الجزاءات المرحلة من الشهر السابق / المرحلة للشهر التالي (Current Month Penalties / Postponed From Previous Month / To Next Month) | كيف تُرحَّل جزاءات هذه الفترة داخلاً وخارجاً. |
| إجمالي الأقساط المدفوعة (Total Paid Installments) | أقساط السلف المستردة في هذا التشغيل. |
| إجمالي وعاء التأمينات الثابتة / المتغيرة / إجمالي وعاء الضريبة (Fixed / Variable Insurance Basis Total / Tax Basis Total) | أوعية التأمين والضريبة التي بنتها المعادلات. |
| المرتب النهائي (Net Salary) | السطر الأخير: الإضافات − الاستقطاعات. |
| ما تم صرفة / المتبقي (Issued Value / Remaining Value) | كم صُرف مقابل هذا السند، وكم لا يزال مستحقاً. |
| فترة غير مكتملة (جزئية) (Partial Period) | يشير إلى تشغيل يغطي جزءاً من الفترة فقط. |
جدول مفردات السند (Salary Document Lines) هو قلب كشف المرتب. يسمّي كل سطر مكوناً (Component)، ونوع تأثيره (Component Effect Type — إضافة / استقطاع / أخرى)، ومبلغي الإضافة والاستقطاع، والقيمتين الأصلية والأساسية، وقيمة مؤشر حين غذّى الرقمَ مؤشرُ أداء، وتفصيلاً كاملاً لعدّ الأيام (أيام العمل / الأجازة / عدم العمل، كل منها مقسوم بين إجازة أسبوعية ويوم راحة). وجدولان آخران يلتقطان المكافآت / الجزاءات المطبّقة في هذا التشغيل، والأقساط المدفوعة، وكل سطر قسط يرتبط رجوعاً بـ**سند سلفته**.
سير العمل
- افتح الفترة. تأكد أن فترة الرواتب المستهدفة مفتوحة — الفترة المغلقة تمنع التوليد.
- أنشئ سجل رواتب لتلك الفترة و**الصرفية** المعنية.
- جمّع الموظفين بـتجميع الموظفين (Collect Employees) — يسحب السجل كل من يطابق معاييره / نطاقه / مجال إصداره، متجاوزاً من دُفع له بالفعل عن تلك الفترة. استخدم اختيار الكل / ازالة الاختيار من الكل (Select All / Deselect All) لضبط الفئة.
- ولّد السندات بـإصدار سندات الرواتب (Generate Salary Documents)، أو إصدار سندات الرواتب بدون حفظ (Generate Salary Documents Without Save) لمعاينة الأرقام قبل الاعتماد. يُنتَج سند راتب واحد لكل سطر مختار.
- راجع كل كشف — سطور المفردات، وتفصيل الأساسي/الإضافة/الاستقطاع/الأخرى، والمرتب النهائي الناتج. فإن بدا رقم خاطئاً، تشرح أعمدة عدّ الأيام والمؤشر كيف تم التوصل إليه؛ وتسرد صفحة محرك الرواتب الأسباب المعتادة لخروج مفرد بصفر.
- أعد التوليد عند الحاجة. أعد الإصدار (Re Generate) يعيد حساب السند؛ والمفردات المؤشَّرة عدم التجاوز بعد إعادة الإصدار تحتفظ بأي تعديلات يدوية.
عدّل عبر السجل، لا حوله
سندات الرواتب تنتمي إلى السجل الذي أنشأها. فضبط الفئة، وإعادة التجميع، وإعادة التوليد من السجل تُبقي كل شيء متسقاً — أما حذف سند فردي أو تعديله يدوياً خارج هذا المسار فيخاطر بجعله غير متسق مع التشغيل الذي جاء منه.
كيف يُعالَج / وماذا يرحّل
سند الراتب هو مصدر المحاسبة — السجل نفسه لا يرحّل شيئاً؛ إنما يدير فقط. وبمجرد اعتماد سند راتب، يُبنى أثره المحاسبي كـطلب أعمال في الخلفية بـحالة معالجة، قابل لإعادة المحاولة من شاشة طلبات الأعمال إن فشل.
لا يحمل السند منطقاً محاسبياً خاصاً به. بل يرحّل سطراً سطراً عبر سطور حسابات المفردات التي تكوّنه: فلكل مفرد راتب على السند، تنتج سطور الحسابات المدينة وسطور الحسابات الدائنة الخاصة به القيدَ — مفرد بتأثير إضافة يجعل حساب مصروف الرواتب مديناً وحساب استحقاق دائناً، واستقطاع يجعل الالتزام المعني دائناً، وهكذا. وسطور المكافآت/الجزاءات ترحّل عبر سطور حساباتها بالطريقة نفسها. وهذا بالضبط سبب ضبط المحاسبة على المفردات لا هنا: فسند الراتب ببساطة يجمّع سطوره ويسوق كل واحد عبر حسابات مفرده.
اختياري: توزيع تكلفة المقاولات
إلى جانب الترحيلات على مستوى المفردات، يمكن لتوجيه سند الراتب أن يوزّع تكلفة العمالة إضافةً كـتكلفة مقاولات — زوج مدين تكلفة المقاولات / دائن تكلفة المقاولات (Contracting Cost Debit / Contracting Cost Credit) المضبوط على توجيه المستند — للمؤسسات التي تحمّل وقت الموظفين على تكلفة المشاريع/العقود. هذا إضافة إلى الترحيل الأساسي القائم على المفردات، لا بديل عنه، ولا ينطبق إلا حين تكون وحدة المقاولات قيد الاستخدام.
صفحات ذات صلة
- كيفية حساب الراتب — خط الأنابيب الكامل من خمس خطوات المؤدّي إلى هذا السند.
- مفردات الراتب — حيث تُضبط سطور حسابات كل مفرد (وبالتالي الأثر المحاسبي).
- سنوات وفترات الرواتب والصرفية — الفترة والصرفية اللتان يعمل السجل عليهما.
- حجب الرواتب — حجز راتب موظف، وصرف جزء منه.
- الزيادات السنوية — كيف تصل قيم المفردات المرفوعة إلى تشغيل الرواتب التالي.