الخدمة الذاتية للموظفين — الحضور والإجازات

من أكثر استخدامات تطبيق نما شيوعاً أن يصبح بوابة الخدمة الذاتية للموظف (ESS): يسجّل حضوره وانصرافه، ويتابع رصيد إجازاته، ويقدّم طلباته (إجازة، إذن، مأمورية، سلفة…) دون المرور بقسم الموارد البشرية. تجمع هذه الشاشات عادةً تحت مجموعة الرواتب في القائمة.

تسجيل الحضور والانصراف

أبسط طريقة لتسجيل الحضور هي زر «تسجيل حضور» على الشاشة الرئيسية؛ وعند الانصراف يتحوّل الزر نفسه إلى «تسجيل انصراف». يلتقط التطبيق وقت الحضور والانصراف، ويمكن أن يلتقط الموقع الجغرافي (GPS) ودقّته، إضافةً إلى بيانات الجهاز لمنع التلاعب.

ميزات الحضور المتقدمة

حسب إعدادات المؤسسة يمكن تفعيل:

• مناطق الحضور (Zones): منع حفظ الحضور إن كان الموظف خارج المنطقة المسموح بها، واشتراط أن يكون الانصراف من نفس منطقة الحضور.
• التحقق بالبصمة قبل حفظ الحضور.
• ربط الحضور بـعميل أو فرصة أو مشروع (مفيد لمندوبي الزيارات).
• حدّ زمني لعدد الساعات المسموح بها قبل منع تسجيل الانصراف.

سجل الحضور

هناك سجلّان لمراجعة الحضور:

• سجل الحضور الإلكتروني — قائمة بمستندات الحضور/الانصراف التي سجّلها الموظف عبر التطبيق، مع ترقيم الصفحات. تشير أيقونة السحابة إلى أن السند تمت مزامنته مع الخادم.

• سجل الحضور الشامل — عرض يومي متكامل يجمع كل يوم في بطاقة تبيّن حالته (حاضر، غائب، عطلة أسبوعية)، وأوقات الدخول والخروج، والساعات الواجبة والفعلية والوقت الإضافي والتأخير. ومن البطاقة نفسها يمكن للموظف بدء طلب إجازة أو مأمورية أو إذن لتبرير يوم بعينه.

عند تصفّح الأيام التي حضر فيها الموظف، تعرض البطاقة تفاصيل دقيقة لساعات العمل والحضور المبكر والانصراف المبكر:

طلب إجازة

شاشة إنشاء طلب إجازة تعرض في أعلاها رصيد الإجازات كرسم دائري (المستهلك خلال العام والمتبقي)، ثم يختار الموظف:

• نوع الإجازة وسبب الإنصراف/الإجازة.
• خيار إجازة أقل من يوم عند الحاجة.
• تاريخ البداية وتاريخ العودة، مع حقل ملاحظات.

طلب إذن إنصراف

يستخدم طلب إذن الإنصراف للأذونات داخل يوم العمل (انصراف مبكر، تأخير، خروج أثناء الدوام…). يحدد الموظف التاريخ ونطاق الوقت (من / إلى) ونوع الإذن والسبب، ويمكنه إرفاق ملف قبل الإرسال.

سند مأمورية

عند الانتقال في مهمة عمل خارجية يُنشئ الموظف سند مأمورية يحدد فيه تاريخ البداية والعودة، ونطاق الوقت، والسبب، وقيمة البدلات المستحقة، مع إمكانية إرفاق ملف.

سند سلفة

يقدّم الموظف طلب سلفة يحدد فيه نوع السلفة والعملة ومبلغ السلفة ومبلغ القسط وعدد الأقساط ونوع فترة القسط وتاريخ البداية.

مستندات الموارد البشرية الأخرى

يتيح التطبيق مجموعة من مستندات الموارد البشرية التي تتبع نفس النمط البسيط (حقول قليلة ثم زر إرسال):

• سند مباشرة عمل — لتوثيق بدء العمل، ويمكن إنشاؤه بناءً على سند إجازة سابق.

  

• سند إنهاء خدمة — تاريخ الإنهاء وسبب الإنهاء وملاحظات.

  

مستندات الخليج (الإقامة والتأشيرات)

للمؤسسات في دول الخليج توجد مستندات إضافية تُجمع عادةً تحت الموارد البشرية:

• طلب تأشيرة ذهاب وعودة — تاريخ انتهاء الإقامة، ومدة الإقامة بالأيام، وملاحظات.

  

• طلب تجديد إقامة — حقول مرجعية وملاحظات مع إمكانية إرفاق ملف.

  

ملاحظات للمسؤول

تُضبط الدفاتر المستخدمة لكل نوع (الحضور، الإجازات، الأذونات…) ومعايير عملها من شاشة إعدادات تطبيقات الجوال. كما يمكن قصر إنشاء مستندات الحضور والإجازات والأذونات على التطبيق فقط، أو السماح بتعديلها للمخوّلين فقط، وتخصيص بطاقات ملخص الحضور التي تظهر على الشاشة الرئيسية. وتظهر هذه الشاشات في القائمة فقط إذا كانت وحدة الخدمة الذاتية للموظفين مرخّصة لمؤسستك.