مستندات الإلغاء

تلغي معظم الأنظمة المستندَ بتبديل حالته. أما منطقة السيارات هنا فتفعل شيئاً آخر: لكل مستند قابل للإلغاء نوع مستند مستقل مهمته كلها أن يشير إلى الأصل ويختمه. فالتخصيص يُلغى بمستند «إلغاء تخصيص سيارة»، وأمر البيع بـ«إلغاء أمر بيع سيارة»، والتسليم النهائي بـ«إلغاء تسليم سيارة نهائي».

وفهم ما تفعله هذه العلامة، وأين يُعكس المخزون والمال بدلاً منها، يوفّر عليك ارتباكاً كبيراً لاحقاً.

الترخيص المطلوب

srvcenter-subitems.

الجملة التي ينبغي حفظها

مستند الإلغاء علامة دفترية وحركة حالة. ويُعكس المال والمخزون من المستند الأصلي.

وكل ما يلي شرحٌ لهذه الجملة.

كيف يعمل النمط

1. تفتح مستند الإلغاء المطابق للأصل — فلكل مستند قابل للإلغاء نوعٌ خاص به، وهي غير متبادلة.
2. تربطه بالأصل عبر حقل بناءا على (From Document) المعتاد. هذا هو الرابط الوحيد؛ فليس على المستند الأصلي زر «إلغاء».
3. تضع السيارة على سطر وتعتمد المستند.
4. عند الاعتماد يُختم المستند الأصلي بأنه ملغي، ويشير حقل ملغي من سند (Cancelled From Doc) فيه إلى مستند الإلغاء. والحقلان للقراءة فقط في الأصل ولا يكتبهما أحد.
5. ويكتب مستند الإلغاء سطر حالته الخاص على السيارة، كأي مستند سيارات آخر.

وإلغاء مستند الإلغاء أو حذفه يعيد الحقلين إلى حالتهما، وإعادة توجيه حقل بناءا على فيه إلى مستند آخر تُلغي إلغاء المستند السابق. أما اعتماد مستند إلغاء ثانٍ لمستند ملغي سلفاً فمرفوض، برسالة تسمّي المستند الذي ألغاه أولاً.

ومستندات الإلغاء الستة متطابقة الشكل تقريباً؛ وهذه شاشة إلغاء أمر بيع سيارة:

أين تجدها في القائمة

هي موزّعة على ثلاثة مجلدات، وهذه أول مشكلة عملية يواجهها القارئ:

مستند الإلغاء	مسار القائمة
إلغاء أمر بيع سيارة	سيارات > الغاء مبيعات سيارات > إلغاء أمر بيع سيارة
إلغاء تخصيص سيارة	سيارات > الغاء مبيعات سيارات > إلغاء تخصيص سيارة
إلغاء توريد سيارة	سيارات > مخازن السيارات > إلغاء توريد سيارة
إلغاء تسليم سيارة نهائي	سيارات > مخازن السيارات > إلغاء تسليم سيارة نهائي
إلغاء طلب خطاب مرور سيارة	سيارات > مبيعات السيارات > إلغاء طلب خطاب مرور سيارة
إلغاء خطاب مرور سيارة	سيارات > مبيعات السيارات > إلغاء خطاب مرور سيارة

ولاحظ أن إلغاءي خطاب المرور يقيمان مع مستندات المبيعات لا مع بقية الإلغاءات — وهذا ليس خطأً في هذه الصفحة.

ماذا يعكس كل منها فعلاً

مستند الإلغاء	يختم المصدر ملغياً	يعكس المحاسبة	يعكس المخزون	شيء آخر
إلغاء أمر بيع سيارة	نعم	لا — قيد الأمر، بما فيه دفعة الحجز، يبقى كما هو	لا	سطر حالته الخاص
إلغاء تخصيص سيارة	نعم	لا — فلا أحد من المستندين يُنشئ قيداً	لا	يمسح حقول التخصيص الخمسة في السيارة
إلغاء تسليم سيارة نهائي	نعم	لا	لا — إذن صرف التسليم يبقى مكانه	سطر حالته الخاص
إلغاء توريد سيارة	—	لا	لا — إذن إضافة التوريد يبقى مكانه	سطر حالته الخاص
إلغاء خطاب مرور / إلغاء طلب خطاب مرور	نعم	لا	لا	سطر حالته الخاص

أمران ينبغي معرفتهما قبل الإلغاء

١. الأستاذ والمخزن يبقيان كما كانا. أمر بيع ملغي يبقى له قيد دفعة الحجز. وتسليم نهائي ملغي يبقى له إذن صرفه، فتظل السيارة خارج المخزون. وتوريد ملغي يبقى له إذن إضافته، فتظل السيارة داخل المخزون. والقسم التالي يبيّن كيف تتراجع عن كل منها.

٢. املأ «بناءا على» دائماً. فلا شيء يشترط الرابط. ومستند الإلغاء المحفوظ والحقل فارغ يُعتمد مع ذلك: لا يُختم الأصل، ومع ذلك يكتب المستند سطر حالته، ويظل إلغاء التخصيص يمسح حقول التخصيص لأي سيارة على أسطره.

فكيف تتراجع فعلاً؟

للتراجع عن	افعل هذا
حركة مخزنية أنشأها توريد سيارة أو تسليم نهائي	ألغِ المستند الأصلي أو احذفه. هذا ما يزيل المستند المخزني المُنشأ عنه — ولن يفعله مستند الإلغاء.
فاتورة مبيعات معتمدة	أصدر مردود مبيعات سيارة. فليس للفاتورة مستند إلغاء، والمال الذي وصل الأستاذ ينبغي أن يعود بمردود.
تخصيص	إلغاء تخصيص سيارة، وهو يمسح فعلاً حقول التخصيص الخمسة.
قيد دفعة الحجز في أمر البيع	الطريق المحاسبي المعتاد. فالإلغاء لا يمسّه.
اعتماد بيع	احذفه. لا يستهدف اعتمادَ البيع أي مستند إلغاء.

العكس الحقيقي هو حركة الحالة

إن كان الإلغاء يعكس هذا القدر القليل، فلماذا نستعمله؟ لأن حالة السيارة في هذه الوحدة هي ما ينظر إليه الجميع، وحركة الحالة هي بالضبط الغرض من مستند الإلغاء.

والحركات من تصميمك أنت. وعادةً يضبط الموقع:

• مخصص ← تم تسليمه لإلغاء التخصيص، فتعود السيارة إلى السوق؛
• توصيل نهائي ← مفوتر كلياً لإلغاء التسليم النهائي؛
• مُصدر له خطاب مرور ← مخصص لإلغاء خطاب المرور.

وبدون أسطر الحركة هذه في إعدادات حالة السيارة، يُعتمد مستند الإلغاء وتبقى حالة السيارة كما هي — فإن شكا موقع من أن الإلغاء ترك حالة السيارة على حالها، فافحص أسطر الحركة هذه أولاً.

ولا يُنشئ أي من مستندات الإلغاء قيداً محاسبياً.

أمر أخير تفعله علامة الإلغاء

هناك سلوك واحد مرتبط بالعلامة نفسها، ويسهل أن يفوتك: المستند البيعي الملغي يتوقف عن تحديث أختام المراجع والمحددات في السيارة. فما إن يُختم أمر أو تسليم بأنه ملغي، حتى يتوقف إعادةُ حفظه عن تحديث المراجع التي كان قد ختمها في تبويب الإحصائيات في بطاقة السيارة، وعن نسخ الفرع والقطاع والقسم والضرائب. أما الأختام المكتوبة سلفاً فتبقى مكتوبة؛ لكنها تتوقف عن التحديث فحسب.

الإجراءات في هذه الشاشات

تحمل كل من شاشات إلغاء أمر بيع سيارة، وإلغاء تخصيص سيارة، وإلغاء تسليم سيارة نهائي، وإلغاء توريد سيارة، وإلغاء خطاب مرور سيارة إجراءً واحداً، في قائمة المزيد:

• إنشاء صنف فرعي من السطر (Create Sub Item From Line Information) — لكل سطر صنفه له أصناف فرعية ينشئ ملف السيارة (أو يحدّث الملف الموجود على السطر) من بيانات السطر ويكتبه على السطر. ويُحفظ ملف السيارة فوراً، حتى قبل أن تحفظ المستند. ويعمل فقط حين يكون خيار إنشاء صنف فرعي من السطر مفعّلاً في التوجيه.