سند توريد مخزني للجزء غير المنفّذ من أمر الشراء (Stock Receipts for the Unsatisfied Part of a Purchase Order)

طلب تطوير: SRDRQ06178

المشكلة

تخيّل قسم مشتريات يعمل على أوامر شراء مفتوحة. يخرج أمرٌ بكمية 1,000 وحدة، يورّد المورد منها 600، وتبقى 400 في الطريق. ويستمر المشتري في تسجيل الفواتير والاستلام على ذلك الأمر على مدى أيام أو أسابيع، وفي كل لحظة يريد أن يعرف — وأن يكون لديه في المخزون — ما هو المتبقي غير المنفّذ على كل أمر بالضبط.

والقيام بهذا يدويًا أمرٌ مُرهق وعرضة للخطأ. على أحدهم أن ينظر إلى كل أمر، ويحسب كم استُلم أو فُوتر بالفعل، ويطرحه مما طُلب، ثم يُدخل سند توريد مخزني للفارق. ثم يكرّر هذا الحساب في كل مرة تصل فيها فاتورة جديدة، حذفًا وإعادة إدخالٍ لسندات التوريد كي يعكس المخزن دائمًا الكمية المتبقية الحقيقية.

يؤتمِت هذا الطلب تلك الدورة كاملةً، ويهذّب على الطريق بضعة جوانب متصلة في مسار أمر الشراء ← التوريد ← الفاتورة. وهو في حقيقته أسرةٌ صغيرة من الخيارات تعمل معًا:

• يستطيع أمر الشراء أن يُبقي سند توريد مخزني لكميته غير المنفّذة متزامنًا تلقائيًا؛
• وعند بناء مستند بناءً على أمر، يمكن لقائمة اختيار الأوامر أن تُخفي الأوامر المنفّذة بالكامل؛
• ويمكن لفاتورة الشراء التي تولّد سندات توريد أن تؤرّخ كل سند بتاريخ الأمر الذي أتى منه، و
• أن تُنتج سند توريد منفصلًا لكل أمر مصدر بدلًا من جمع الكل في سند واحد.

إبقاء سند التوريد مواكبًا للكمية المتبقية في الأمر

يقع جوهر الميزة على توجيه أمر الشراء. فعِّل خيار إنشاء توريد مخزني للكميات الغير منفذه فقط ليأخذ الأمر على عاتقه سند توريد مخزني يمثّل دائمًا ما لم يُستلم منه بعد.

وإليك كيف يتصرّف. في اللحظة التي يُرحَّل فيها الأمر، ينظر النظام إلى الكمية غير المنفّذة في كل سطر — أي الجزء من الكمية المطلوبة الذي لم تُنفّذه بعدُ سندات التوريد أو الفواتير اللاحقة — ويبني سند توريد مخزني واحدًا يغطي تلك الكميات المتبقية تحديدًا. ويُنسخ كل سطر في سند التوريد من سطر الأمر المقابل، ويُسعَّر بسعر وحدة الأمر نفسه، فتتطابق قيمة سند التوريد مع الأمر.

ومن تلك اللحظة يُعامَل سند التوريد كمستند حيّ لا كإجراء لمرة واحدة:

• في كل مرة يتغيّر فيها الأمر (يُعاد ترحيله أو يُحدَّث)، يُعاد بناء سند التوريد من الكميات غير المنفّذة الحالية.
• في كل مرة تُرحَّل فيها فاتورة شراء على الأمر أو تُحذف، يُطلب من الأمر تحديث سند توريده — فمع قضم الفواتير للكمية المتبقية، يتقلّص سند التوريد المُنشأ ليطابقها.
• عندما لا يبقى شيء غير منفّذ، يُحذف سند التوريد المُنشأ تلقائيًا؛ فلا يبقى سند فارغ معلّقًا.
• وعند إلغاء الأمر، يُحذف سند التوريد المُنشأ منه.

بعبارة أخرى، تضبطه مرة واحدة فيعتني سند التوريد بنفسه: يظهر حين تكون هناك كمية متبقية، ويتتبّع تلك الكمية نزولًا مع تنفيذ الأمر، ويختفي حين ينتهي الأمر.

عليك أن تخبره بأي دفتر وتوجيه يستخدم

كل مستند مُنشأ يحتاج إلى موطن. وإلى جوار المفتاح ستجد حقلين مرافقين — دفتر سند توريد مخزني وتوجيه سند توريد مخزني — يحدّدان دفتر وتوجيه سند التوريد الذي يُنشئه الأمر.

الدفتر والتوجيه إلزاميان

إذا كان خيار إنشاء توريد مخزني للكميات الغير منفذة فقط مفعّلًا بينما دفتر سند توريد مخزني أو توجيه سند توريد مخزني غير مضبوط، فلن يستطيع الأمر إنشاء سند التوريد وستفشل العملية برسالة واضحة تطلب منك ضبطهما. اضبط كليهما قبل تفعيل الميزة على دفتر أوامر عامل (حيّ).

وتعيش هذه الحقول الثلاثة معًا في تبويب التوليد (Generation) من توجيه مستند أمر الشراء.

إخفاء الأوامر المنفّذة بالكامل

يساعد الجزء الثاني عند إدخال البيانات لا عند التوليد. فعند إنشاء مستند لاحق والوصول إلى أمرٍ في حقل بناءً على (from document) أو حقل المستند المصدر للسطر، يعرض البحث الافتراضي كل أمر مطابق — بما في ذلك أوامر استُلمت بالكامل ولم يبقَ فيها ما تعطيه.

فعِّل خيار عرض اوامر الشراء التي بها كميات غير منفذه فقط في بناءا علي على توجيه المستند فيضيق ذلك البحث: لا تُعرض إلا الأوامر التي لا تزال تحمل كمية غير منفّذة. والأفضل أنّك حين تشغّل البحث من سطر بعينه، يضيّق النظام النتائج أيضًا إلى الأوامر التي لها كمية متبقية للصنف الموجود على ذلك السطر، فلا يرى المشتري إلا الأوامر القادرة فعلًا على تنفيذ ما يُدخله.

وهذا تحكّمٌ عام في حقل "بناءً على" — غير مقيّد بأوامر الشراء وحدها — لكنه يتألق في مسار المشتريات، حيث كان تاريخٌ طويل من الأوامر المنفّذة جزئيًا سيُزحم القائمة لولاه.

تأريخ وتقسيم سندات التوريد التي تولّدها فاتورة الشراء

يهذّب الخياران الأخيران سندات التوريد المخزني التي تولّدها فاتورة الشراء من سطورها، وكلاهما يقع في تبويب التوليد (Generation) من توجيه الفاتورة.

التاريخ الفعلي للتوريد المنشأ هو التاريخ الفعلي لمستند بناءا علي (Use From Document Value Date For Receipt) يغيّر التاريخ الذي يحمله سند التوريد المُنشأ. فعادةً يرث سند التوريد المُنشأ التاريخ الفعلي للفاتورة نفسها. ومع تفعيل هذا الخيار، يأخذ سند التوريد بدلًا من ذلك التاريخ الفعلي للأمر الذي بُنيت عليه الفاتورة — وهو مفيد حين تكون البضاعة قد استُلمت فعليًا في تاريخ الأمر وتريد أن تقع الحركة المخزنية في ذلك اليوم لا في تاريخ الفاتورة.

إنشاء سند توريد مخزني لكل سند بالحقل (تم النسخ من سند) (Generate Receipt Document For Each Lines Origin Document) يغيّر عدد سندات التوريد التي تحصل عليها. فافتراضيًا، حين تولّد الفاتورة سندات توريد تُجمَّع سطورها حسب المخزن — سند توريد واحد لكل مخزن. وبتفعيل هذا الخيار، يراعي التجميع أيضًا المستند المصدر لكل سطر (الأمر الذي نُسخ منه السطر)، فينتهي كل أمر مصدر بسند توريد مُنشأ خاصّ به. والنتيجة أثرٌ نظيف بسند-توريد-واحد-لكل-أمر: يربط كل سند توريد مُنشأ بأمر شراء واحد بالضبط، ما يجعل المطابقة والتتبّع أسهل بكثير حين تستند فاتورة واحدة إلى عدة أوامر.

لماذا هي آمنة لبقية العملاء

كشأن كل سلوك مدفوع بالتوجيه، لا يَنشَط أيٌّ من هذا حتى تفعّله. فكل خيار من هذه الخيارات معطّل افتراضيًا، فتتصرّف أوامر الشراء والفواتير القائمة تمامًا كما كانت دائمًا. لا يدبّ سند التوريد التلقائي إلى الحياة إلا على الأوامر التي يفعّله توجيهها (وفقط بعد ضبط دفتر وتوجيه)؛ ولا يضيّق فلتر "بناءً على" عمليات البحث إلا حيث يكون مفتاحه مفعّلًا؛ ولا يسري خيارا التاريخ وسند-التوريد-لكل-أمر إلا على توجيهات الفواتير التي تطلبهما. اتركها وشأنها فلا يتغيّر شيء.

باختصار

الخيار	الموضع	ماذا يفعل
إنشاء توريد مخزني للكميات الغير منفذة فقط	توجيه أمر الشراء ← التوليد	يُبقي سند توريد مخزني متزامنًا مع الكمية المتبقية في الأمر؛ يعيد بناءه مع تنفيذ الفواتير للأمر ويحذفه حين لا يبقى شيء
دفتر / توجيه سند التوريد المخزني	توجيه أمر الشراء ← التوليد	الدفتر والتوجيه المستخدمان لذلك السند المُنشأ — كلاهما إلزامي عند تفعيل المفتاح
عرض اوامر الشراء التي بها كميات غير منفذه فقط في بناءا علي	أي توجيه مستند ← بناءً على	يقصر بحث "بناءً على" / المستند المصدر على الأوامر التي لا تزال بها كمية غير منفّذة (ويطابق صنف السطر الحالي)
التاريخ الفعلي للتوريد المنشأ هو التاريخ الفعلي لمستند بناءا علي	توجيه فاتورة الشراء ← التوليد	يؤرّخ سند التوريد المُنشأ بتاريخ الأمر المصدر بدلًا من الفاتورة
إنشاء سند توريد مخزني لكل سند بالحقل (تم النسخ من سند)	توجيه فاتورة الشراء ← التوليد	يولّد سند توريد منفصلًا لكل أمر مصدر بدلًا من سند واحد لكل مخزن

تحوّل هذه الخيارات معًا الواقعَ الفوضوي لأوامر الشراء المنفّذة جزئيًا إلى شيء يُبقيه النظام مرتّبًا بنفسه: الكمية المتبقية مرئية دائمًا وموجودة في المخزون دائمًا، وتظل قائمة اختيار الأوامر مركّزة على ما لا يزال مفتوحًا، ويرجع كل سند توريد مُنشأ بوضوح إلى الأمر — واليوم — الذي ينتمي إليه.